日常商务礼仪常识之接打电话礼仪

时间：2023-11-06 15:01:22 春鹏礼仪英语我要投稿

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日常商务礼仪常识之接打电话礼仪

　　商务礼仪包括仪表礼仪，言谈举止，书信来往，电话沟通等技巧，体现了相互尊重的原则，以下是小编为大家精心搜集和整理的日常商务礼仪常识之接打电话礼仪。以下，YJBYS小编为大家整理了日常商务礼仪常识之接打电话礼仪，欢迎阅读。

日常商务礼仪常识之接打电话礼仪

　　一、打电话礼仪：

　　(1)、做好打电话前的准备：做好思想准备、精神饱满;要考虑好通话的大致内容，如怕打电话时遗漏，那么记下主要内容以备忘;在电话机旁要有记录的笔和纸。

　　(2)、电话拨通后，应先说“您好”，问对方：是某单位和个人。得到明确答复后，再自报家门，报单位和你个人的名字。

　　(3)、如对方帮你去找人听电话，此时，打电话的人应拿住话筒，不能放下话筒干别的事。

　　(4)、告知“某不在”时，你不可“喀嚓”就挂断，而应说“谢谢，我过会儿再打”或“如方便，麻烦您转告”或“请告诉他回来后给我回个电话，我的电话号码是 ……”

　　(5)、电话拨错了，应向对方表示歉意，“对不起，我打错了”，切不可无礼的就关断电话。

　　(6)、如要求对方对你的电话有所记录，应有耐心，别催问：“好了吗?”、“怎么这么慢!”

　　(7)、打电话时，要口对话筒，说话声音不要太大也不要太小，说话要富于节奏，表达要清楚，简明扼要，吐字清晰，切忌说话矫揉造作，嗲声嗲气。

　　(8)、给单位打电话时，应避开刚上班或快下班时间，因为接听电话的人不耐烦。居家打电话宜在中饭或晚饭或晚上的时间，但太晚或午睡的时间不宜。

　　(9)、通话应简单明了，对重要内容可以扼要地向对方再叙述一遍，以求确认。

　　(10)、不占用公司电话谈个人私事，更不允许在工作时间用电话与亲朋好友聊天。

　　(11)、通话完毕，应友善地感谢对方：“打搅你了，对不起，谢谢您在百忙中接听我的电话”，或者“和您通话感到很高兴，谢谢您，再见”。

　　二、接电话的礼仪

　　(1)、一般铃声一响，就应及时接电话。如铃声响过四次再去接，就显得不礼貌，此时拿起电话，应说声“对不起，让您久等了。”

　　(2)、一般拿起话筒后，应说“您好”

　　(3)、再自我介绍，需要我帮忙吗?

　　(4)、认真倾听对方的电话内容，听电话时，应说“是、好”等，让对方感到你在认真地听，不要轻易打断对方的说话。

　　(5)、如对方不是找你，那么你应该礼貌的请对方“稍候”，如找不到听电话的人，你可以自动的提供一些帮助，“需要我转告吗?”

　　(6)、如对方要求电话记录，应马上拿出纸和笔进行记录。电话记录：说来的电话(WHO)，打电话找谁(WHOM)，来电的内容(What)、来电的原因(Why)、来电提到的地点(Where)、时间(When)。

　　(7)、电话完毕，应等对方挂机后在挂比较好，不要仓促的久挂断，甚至对方话音没落，就挂断。挂电话的声音不要太响，以免让人产生粗鲁无礼的感觉。

　　(8)、碰到对方挂错电话时，态度要有礼貌，别说“乱打，怎么搞的”

　　(9)、接电话时，尽量不要干别的事，如中途有事，必须走开一下，那么时间也不应超过30秒。

　　一、接打电话的基本礼仪：

　　1、重要的第一声。当打电话给某单位时，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，就会对该单位有较好的印象。

　　2、要有喜悦的心情。打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象。

　　3、清晰明朗的声音。打电话过程中绝对不能吸*、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。

　　4、迅速准确的接听。听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。

　　5、认真清楚的记录。随时牢记5wih技巧

　　6、了解来电话的目的。

　　7、挂电话前的礼貌。

　　二、接听电话礼仪

　　1、接听电话步骤

　　接听电话前

　　①要准备好笔和纸。

　　②要停止一切不必要的动作。

　　③要使用正确的姿势。

　　④要带着微笑迅速接起电话。

　　接听电话时。

　　第一，要在三声之内接起电话。专心听对方讲话。

　　第二，主动问候，要先自报家门。

　　第三，如果想知道对方是谁，不要唐突问对方“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，怎么称呼您呢?”

　　第四，须搁置电话时或让对方等待时，应给予说明，并致歉。

　　第五，转接电话时要迅速。

　　第六，需要留言时，应作好详细的记录。

　　第七，感谢对方来电，并礼貌地结束电话。在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

　　第八，要经常称呼对方的名字，表示对对方的尊重。

　　2、转接电话流程

　　问对方是否愿意等待转接，并向对方明确解释转接的原因。若对方愿意等待转接，则先要感谢对方的等待，然后转接到负责人的电话机上。若对方所找的人与自己在一个办公室，则应用手捂住话筒，轻声喊所找人与对方通话。若对方不愿意等待，则可请对方留言，然后进行转达。

　　3、电话留言的五要素

　　①致：即电话留言要给谁;

　　②发自：即谁想要留言;

　　③日期：接到电话留言的具体日期，最好也包括具体时间;

　　④记录着签名：接听电话记录者要签名，这样有助于寻找线索，或者弄清不明白的地方;

　　⑤内容：要清楚的记录对方所要转达的内容。

　　三、拨打电话礼仪

　　1、时间要适宜。主要包括两个方面，一方面是拨打电话的时间，另一方面是通话的时间长度。

　　(1)选择时间。打电话应当选择适当的时间。按照惯例，通话的时间原则有二：一是双方预先约定电话通话时间，二是对方便利的时间。

　　一般说来，若是利用电话谈公事，尽量在受话人上班10分钟以后或下班10分钟以前拨打，这时对方可以比较从容地应答，不会有匆忙之感。

　　(2)通话长度。在一般通话情况下，每一次通话的具体长度应有意识地加以控制，其基本原则是：以短为佳，宁短勿长。在电话礼仪里，有一条“三分钟原则”。

　　(3)体谅对方。发话人在打电话时，应当善解人意，将心比心，对受话人多多体谅。不论彼此双方关系如何、熟识到哪种程度，对于这一点都不要疏忽大意。在把握通话时间时，尤须对此加以关注。

　　2、通话内容要合理。在通话时，要求发话人内容合理简练，不只是礼仪上的规范，而且也是通话长度的必要前提。

　　(1)事先准备。每次通话之前，发话人应该做好充分准备。

　　(2)简明扼要。在通话之时，发话人讲话务必求务实，不求虚假客套。问候完毕，即开宗明义，直入主题，少讲空话，不说废话。

　　3、表现要文明。具体来说，要注意以下几个重要环节：

　　(1)语言文明。在通话时，发话人不仅不能使用“脏、乱、差”的语言，而且还须铭记，有三句话非讲不可，它们被称为“电话基本文明用语”。指的是：

　　其一，在通话之初，要向受话人首先恭恭敬敬地道一声：“您好!”然后方可再言其他。切勿一上来就“喂”对方，或是开口便讲自己的事情。

　　其二，在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确来者何人。

　　其三，是在终止通话前，双方预感即将结束的片刻，发话人应主动先说一声“再见”。要是少了这句礼貌用语，就会使终止通话显得有些突兀，并使自己有礼始而无礼终。

　　(2)态度文明。发话人在通话时，除语言要“达标”外，在态度方面也不可草率。

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