5点技巧教你玩转英文商务电邮

时间:2020-11-22 14:57:35 商务英语 我要投稿

5点实用技巧教你玩转英文商务电邮

    邮件沟通较之面对面交流的一大优势在于,你可以借助一切力量使得你撰写的邮件准确无误得表达你的意图,而不必担心发音不标准或语法错误等让人尴尬的掉链子情况发生。

5点实用技巧教你玩转英文商务电邮

    但往往人们忽视的便是一些细枝末节的注意事项,这儿有一些建议可以保证你的邮件给人留下好印象。
 
    1. Know your email terms: 英语电子邮件发送程序有很多缩写,如果你不知道意思的话,你向老板提出的加薪请求就可能发给了整个办公室!

    "Reply to all"表示你的回复将发送给每一个收到原始邮件的人。在邮件的地址栏内,"cc" (carbon copy)部分指的是该邮件发给你指定的人,而"bcc"部分你可以悄悄的发送邮件而不让其他的人知道– b代表的是"blind"(掩藏的)。如果有人要你"forward"一封邮件,意思是要你通过转发的功能发送邮件,有时侯简写成"fw."

    Bottom of Form

    2. Use the Right Greeting:尽管用"Hey"作为写给朋友的电子邮件开场白没有任何问题,但是最好不要用这种方式给一个潜在的商务伙伴这样写信。另一方面,使用非常正式的传统开场白"Dear Sir" 也已经越来越过时了。最好写成"Dear Mr. / Ms." 后跟那个人的姓氏。同事之间,通常可直呼其名,如"Dear John")。

    3. Keep it Short and Clear: 有些情况下,可能需要用华丽的词藻和复杂的'句式来彰显你的聪明才智和教育背景。而在用英语写邮件的时候,清晰、有条理的方式才是最佳选择。在邮件的第一段清楚的表明你写信的目的,保证每一段中都有代表核心观点的中心句。使用类似"first, second, next, and finally"的词引导读者你所要表述的每一个观点。你不需在邮件中包括所有的详细内容,取而代之的可以是类似"If you have any other questions please feel free to contact me,"这样的短语来结束邮件,这样一来可以为对方创造进一步交流的前提。

    4. Be polite and tactful: 懂得谦逊和准确传达信息的重要性。"I want."之类的词能避免则避免出现,相比之下,"I would like"显得更尊重对方。又如"I am interested in"是提出请求建议或寻求意见的好方法。

    5. 电子邮件正确结尾: "I am looking forward to your reply," "Thank you,"或者"Sincerely"都是给收信人留下好印象的结尾方式。
 

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