《会计档案管理办法》全文

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《会计档案管理办法》全文

  财政部关于印发《会计档案管理办法》的通知

《会计档案管理办法》全文

  财会字[1998]32号

  1998.8.21

  各省、自治区直辖市、计划单列市财政厅(局)、档案局,新疆建设兵团,国务院各部委、各直属机构,国务院机关事务管理局,中共中央直属机关事务管理局:

  财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自1984年实施以来,对加强单位会计档案管理、促进会计上作为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥了积极的作用。

  随着我国社会主义市场经济的发展,经济和会计工作中的新情况、新问题不断出现,原会计档案管理规定己不适应经济发展和会计改革的要求。

  为此,财政部和国家档案局在总结《会计档案管理办法》实施情况和充分调查研究的基础上,依据《会计法》和《档案法》的有关规定,对《会计档案管理办法》进行了修订,现予印发,自1999年1月1日起施行。

  1984年6月l日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自新办法实施之日起同时废止。请布置所属单位贯彻实施。

  会计档案管理办法

  第一条 为了加强会计档案管理,统一会计档案管理制度,更好地为发展社会主义市场经济服务,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定,制定本办法。

  第二条 国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织(以下简称各单位),应当依照本办法管理会计档案。

  第三条 各级人民政府的财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。

  第四条 各单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

  第五条 会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

  具体包括:

  (一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

  (二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。

  (三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

  (四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

  第六条 各单位每年形成的会计档案,应当由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。

  当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

  移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

  第七条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

  各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

  第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

  定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

  会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

  第九条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

  各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的,可以比照类似档案的保管期限办理。

  第十条 保管期满的会计档案,除本办法第十一条、规定的情形外,可以按照以下程序销毁:

  (一)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称。

  卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

  (二)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

  (三)销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。

  (四)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案了销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

  第十一条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

  正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。

  第十二条 采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

  具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条、件的,由国务院业务主管部门统一规定,并报财政部、国家档案局备案。

  第十三条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管,法律、行政法规另有规定的,从其规定。

  第十四条 单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;单位分立后原单位解散的,共会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。

  单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。

  单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅,复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。

  第十五条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。

  第十六条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。

  第十七条 单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交按手续。

  移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号,册数,起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

  交接会计档案时,交接双人应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后、交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者益章。

  第十八条 我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。驻外机构和境内单位在境外设立的企业(简称境外单位)的会计档案,应当按照本办法和国家有关规定进行管理。

  第十九条 预算、计划,制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

  第二十条 各省、自治区,直辖市人民政府的财政部门、档案管理部门,国务院各业务主管部门,中国人民解放军总后勤部,可以根据本办法的规定,结合本地区、本部门的具体情况,制定实施办法,报财政部和国家档案局备案。

  第二十一条 本办法由财政部负责解释,自1999年1月1日起执行。

  1984年6月1日财政部、国家档案局发布的《会计档发管理办法》自本办法执行之日起废止。

  附一:企业和其他组织会计档案保管期限表

  附二:财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表

  企业和其他组织会计档案保管期限表

序  号档  案  名  称保 管期限备          注
     会计凭证类      
     

     
1原始凭证15年
     
2记帐凭证15年
     
3汇总凭证15年
     
     会计帐簿类      
     

     
4总帐15年包括日记总帐
5明细帐15年
     
6日记帐15年现金和银行存款日记账保管25年
7固定资产卡片
     
固定资产投资清理后保管5年
8辅助帐簿15年
     
     财务报告类      
     
包括各级主管部门汇总财务报告
9月、季度财务报告3年包括文字分析
10年度财务报告(决算)永久包括文字分析
     其他类      
     

     
11会计移交清册15年
     
12会计档案保管清册永久
     
13会计档案销毁清册永久
     
14银行余额调节表5年
     
15银行对帐单5年
     

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  财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计

  档案保管期限表

序 号档 案 名 称保  管  期   限备    注


       

                


       

                

总预  算


       

                
行政单位事业单位税收会计
     会计凭证类          
1国家金库编送的各种报表及进库退库凭证10年
     
10年
     
2各收入机关编送的报表10年
     
 
     
3行政单位和事业单位的各种会计凭证
     
15年
     
包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表
4各种完税凭证和缴、退库凭证
     
 15年缴款书存根联在销号后保管2年
5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证15年
     

     
包括:拨款凭证和其他会计凭证
6农牧业税结算凭证
     

     
15年
     
     会计账簿类          
7日记账
     

     
15年
     
8总账15年15年15年
     
9税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账
     
25年
     
 
10明细分类、分户账或登记簿
     
15年15年
     
11现金出纳账、银行存款账 25年25年
     
12行政单位和事业单位固定资产明细账(卡片)
     

     

     
行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年
     财务报告类         
     
13财政总预算永久   
14行政单位和事业单位决算10年永久
     

     
15税收年报(决算)10年
     
永久
     
16国家金库年报(决算)10年
     

     

     
17基本建设拨、贷款年报决算)10年
     

     

     
18财政总预算会计旬报3年
     

     
所属单位报送的保管2年
19财政总预算会计月、季度报表5年
     
 所属单位报送的保管2年
20行政单位和事业单位会计月季度报表5年
     

     
所属单位报送的保管2年
21税收会计报表(包括票证根数)
     

     
10年电报保管1年,所属税务机关报送的保管3年
     其他类      
     

     

     

     
22会计移交清册15年15年15年
     
23会计档案保管清册永久永久永久
     
24会计档案销毁清册永久永久永久
     

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  注:税务机关的税务经费会计档案保管期限,按行政单位会计档案保管期限规定办理。

  甘肃省《会计档案管理办法》实施细则

  甘肃省财政厅、甘肃省档案局印发

  甘财办〔2003〕11号

  第一条 为了全面加强我省会计档案标准化、规范化、制度化管理工作,更好地发挥会计档案在社会主义市场经济建设中的重要作用,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》的规定,结合我省实际情况,制定本实施细则。

  第二条 我省各级党政机关、社会团体、企业事业单位和其它组织以及按规定应建账的个体工商户(以下简称“各单位”),依照本实施细则管理会计档案。

  中央驻甘单位可执行本专业系统的会计档案管理办法(以正式文件为准),若本专业系统无统一的会计档案管理办法,则执行本实施细则。

  第三条 省财政部门和省档案行政管理部门共同负责包括中央驻甘单位在内的全省会计档案工作的指导、监督和检查;市(州、地)、县(市、区)财政部门和档案行政管理部门共同负责本市(州、地)、县(市、区)所属各单位会计档案工作的指导、监督和检查;省直各专业主管部门的会计机构和档案机构共同负责本专业系统直属单位会计档案工作的指导、监督和检查。

  第四条 会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料以及与之相关的“其它类”材料,如银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等,它是记录和反映本单位经济业务活动的重要史料和凭据。预算、财务计划、财务工作总结、财务工作制度等文件材料不属于会计档案范围,应归入文书档案整理保管。

  第五条 各单位要把会计档案管理纳入本单位的会计工作和档案工作一并安排,要把会计档案作为本单位档案的重要组成部分,统一进行管理,切实做到领导、人员、制度、柜架、库房五落实。

  第六条 会计人员负责会计档案的积累、整理、编目和移交等工作(出纳人员不得整理保管会计档案);档案人员负责会计档案的接收、保管和查阅服务工作,并负责会同会计人员对到期会计档案进行鉴定与销毁。

  第七条 各单位应建立健全下列会计档案工作制度;会计档案管理人员岗位责任制;会计档案立卷归档制度;会计档案安全保管制度:会计档案查阅利用制度;会计档案鉴定销毁制度。

  第八条 各单位每年形成的会计档案,由会计机构指定专人按照以下要求进行整理:

  (一)会计凭证

  l、每月10日前,完成上月会计凭证的整理装订任务。

  2、装订之前,应先按照《会计基础工作规范》第三章第二节的规定认真做好各项基础工作。如有缺漏,应责成有关责任人按规定补齐。

  3、原始凭证粘贴、折叠的长度、宽度,应与会计凭证封面相同,每本凭证装订角的厚度一般保持在2厘米左右,最厚不超过2.5厘米。

  4、会计凭证整理好后,统一按记账凭证编号顺序逐月(月内以记账凭证编号顺序确定会计凭证排列顺序)逐年排列并编写案卷顺序号。如果会计凭证册数比较多,可以每5年编写一个案卷顺序号;如果会计凭证册数比较少,可以每10年编写一个案卷顺序号。

  5、每年的会计凭证整理排列编号完毕后,统一编制案卷目录一式三套。

  6、所有会计凭证编好案卷目录后,即可装入凭证盒入柜保管。每盒装几本按凭证簿厚确定,装满为止,但不能跨月跨年装盒。

  7、整理好的会计凭证须达到项目填写齐全、签章手续完备、装订整齐美观、排列编号准确、查阅利用方便的要求。

  (二)会计账簿

  1、一本账为一个整理、保管单位。即为一卷,但各种账簿厚度一般不超过2厘米。

  2、每本账簿在立卷归档时都要从“1”开始,统一用铅笔编写页码。正面有数据记载的页码编写在右上角,背面有数据记载的页码编写在左上角。活页账整理时统一将正反面都是空白的账页抽出;现金日记账和银行存款账必须保持原貌,不得拆散,不得抽撕空白页,如原已印好页码则无须再编。

  3、凡账簿都要在封面之后账页之前放置“账簿启用表”,并认真填写各个项目。如无账簿启用表,整理时务必补上。

  4、每年的账簿统一按照现金账、银行存款账、总账、明细账、日记账、辅助账的顺序进行排列,且从“l”开始,逐年连续编写案卷顺序号。

  5、案卷号编好后,逐卷(本)编制案卷目录一式三套。

  6、凡整理好的账簿,要按照排列编号顺序统一装入卷盒内。

  每盒装几本,以账簿薄厚确定,装满为止,但不同年度的账簿不能混装在同一盒内。

  7、整理好的会计账簿须达到结构完整、项目齐全、页码准确、平整美观、查阅方便的要求。

  (三)财务报告

  l、各单位每年的财务报告统一分为下列两部分分别进行整理:①年度财务报告(决算,包括文字分析);②月、季度财务报告(包括文字分析)。

  2、日报、旬报、半月报可不立卷归档,由财务部门视具体情况保存使用并进行处理。

  3、各单位的年度财务报告视页数多少,一年立一卷或若干卷,不得与月、季度报表混合整理;月、季度财务报告视份数、页数多少,可一年立一卷,也可每季度或每半年各立一卷;每卷厚度一般不超过2厘米。

  4、一个卷内有若干份报表时,按时间顺序进行排列,其中纸张太小的应按照A4标准进行背贴。

  5、凡财务报告卷编写页码,正面有字的编在右上角,背面有字的编在左上角。每卷均从“1”编起,一卷一个顺序号。

  6、年度财务报告统一按年度顺序单独排列并编写案卷顺序号;各年度的月、季度财务报告统一按时间顺序另行排列并编写案卷顺序号,逐年接续;年度财务报告与月、季度财务报告整理好之后,应分别装进按规定制作的卷盒内,不同年度的不能混装。

  7、案卷顺序号编好后,逐卷编制案卷目录一式三套。

  8、整理好的财务报告,应达到目录备考齐全、页码编写无误、装订整齐美观、封面填写正确的要求。

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  第九条 各单位整理会计档案,统一使用由省财政厅、省档案局监制的会计凭证、会计账簿、财务报告的封面、备考表、卷盒、凭证包角纸和会计档案案卷目录表格,并按规范填写所设置的各个项目。

  第十条 各单位当年形成的会计档案,在会计年度终了之后,可由会计机构再保管一年,并在期满次年的三月底之前移交本单位档案机构统一保管。因财务工作需要也可适当延长移交时间,但最长不超过三年,具体由各单位确定。移交时经档案机构检查不符合整理编目规定的,由会计机构负责重新整理。接收之后一般不再拆封,确需拆封的档案,由档案机构(人员)与会计机构(人员)共同进行,以分清责任。

  第十一条 各单位要认真贯彻《档案法》关于集中统一管理档案的基本原则。会计机构不得以某种理由拒绝按规定向本单位档案机构移交会计档案,更不允许会计人员个人自行封存所经手的会计档案。档案机构不得以某种理由拒绝按规定接收会计档案。

  第十二条 各单位档案管理人员应严格保守本单位会计档案秘密,并严格按照规定向有关人员提供查阅、复制服务。严禁查阅人员在会计档案上涂画、拆封或抽换、撕扯会计档案。违者按《会计法》、《档案法》规定严肃处理。

  第十三条 会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起,分为永久和定期两种,其中定期又分为3年、5年、10年、15年和25年五种。以上所定会计档案保管期限为各相应会计档案应保管的.最低期限,在整理会计档案时应逐本逐卷具体标明。各类会计档案的保管期限按照财政部、国家档案局1998年8月发布的《会计档案管理办法》执行。

  第十四条 保管期限已满的会计档案如仍需查阅利用,各单位可根据实际需要适当延长保管时间。如需销毁,按以下程序进行:

  (一)由本单位分管档案工作的领导负责,并由档案机构、会计机构派员共同组成鉴定小组。

  (二)对已满或超过保管期限且打算销毁的会计档案逐卷进行鉴定。

  (三)抽出正在建设期间的基建项目会计档案和与未结清债务有关的原始凭证及会计账簿继续保管。

  (四)对已无继续保存价值并确定销毁的会计档案,分门别类逐卷编制销毁清册,列明卷号、名称、形成年月、应保管期限、已保管期限和销毁原因,并书面提出综合性的销毁意见。

  (五)将销毁意见和销毁清册提交本单位领导研究审查,同意后由单位负责人签署意见。

  (六)各单位销毁会计档案由本单位档案机构、会计机构共同派员监销,其中党政机关、人民团体同时要有同级财政部门、审计部门派员参加监销,财政部门同时要有同级审计部门派员参加监销。

  (七)监销人员在销毁前要依据批准的销毁清册对即将销毁的会计档案进行认真清点,销毁后要在销毁清册上签名或盖章,并将监销情况报告本单位领导。

  第十五条 采用电子计算机进行会计核算的单位,既要保存电子会计档案,又要保存纸质会计档案,以免电子会计档案信息丢失后造成无法弥补的损失。

  第十六条 单位发生变化,其会计档案的归属与查阅、复制根据不同情况按如下办法处置:

  (一)单位因撤销、解散、破产等原因而终止的,终止前形成的会计档案,由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管,也可移交有关档案馆代管。

  (二)单位因某种原因分立,如原单位存续的,其会计档案由原单位统一保管;如原单位解散的,其会计档案通过各方协商交由其中一方代管或移交有关档案馆代管;如分立时有未结清的会计事项,其所涉及的会计凭证、会计账簿须抽出交由业务相关方保存。

  (三)一个单位的部分业务移交给另一个单位办理,所涉及的会计档案由原单位保存,但对有关未结清的会计事项所涉及的原始凭证,要单独抽出由业务承接单位保存到会计事项结清为止。

  (四)几个单位合并为一个单位,原各单位解散或一方存续其他方解散的,原来各单位的会计档案由合并后的单位统一保管。如原各单位仍存续的,其会计档案则仍由原各单位保管。

  (五)会计档案的保管单位发生变化后,原各有关单位均可按规定查阅、复制与其有关的会计档案,新保管会计档案的单位应按规定给予查阅。

  第十七条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,在工程决算出来之后移交给建设项目的接收单位。

  第十八条 凡会计档案的保管单位发生变化时,由原单位负责按规定整理好之后方可移交。

  第十九条 单位内部的会计机构与档案机构之间或单位与单位之间交接会计档案,按照以下程序进行:

  (一)由移交方分门别类逐卷(册)编制会计档案案卷目录一式三套,其中两套作为会计档案移交清册,一套交接收方作为日常查阅会计档案使用。

  (二)交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项进行清点。

  (三)交接会计档案时,交接双方经办人和交接双方负责人(作为监交人)均应在场,并在清点无误后,由双方交接经办人、监交人共同在移交清册上签名或盖章,同时加盖交接双方单位(机构)的公章。

  (四)会计档案移交清册一式两套,交接双方各存一套备查。

  第二十条 本实施办法由甘肃省财政厅、甘肃省档案局共同负责解释,自2003年1月1日起施行,以往与本实施办法不相符合的规定同时废止。

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