学校文书档案立卷归档办法全文

时间:2020-12-03 12:33:46 档案 我要投稿

学校文书档案立卷归档办法全文

  学校文书档案立卷归档办法

学校文书档案立卷归档办法全文

  第一章 总则

  第一条根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局关于《档案工作业务建设》、《文书档案案卷质量标准》等有关规定结合学校实际情况,特制定本办法。

  第二条档案是党和国家的宝贵财富,是维护学校历史的真实面貌、提高学校工作效率、工作质量必不可少的条件。为了有效地保护和利用档案,必须认真地做好档案的收集、整理和管理工作,使应归档的文件材料达到齐全、完整。

  第三条文书的立卷、归档工作是文书处理部门工作的组成部分,是学校档案工作的基础和来源。学校各部门应把文件材料的形成、积累和归档工作列入本部门的岗位责任制,纳入管理人员的职责范围。

  第四条学校档案室,对本校各文书处理部门的各种文件材料的收集、整理立卷归档工作进行监督和指导;各部门要定期向校档案室归档,由校档案室统一集中管理;任何科室和个人不得长期保留应归档的文件材料,更不能据为己有。

  第二章 归档范围

  第五条学校各部门,凡是在工作活动中形成的,办理完毕的各种门类和载体的、具有查考价值的文件材料(收文、发文、内部材料)、电报、电话记录、会议记录、值班记录、来访记录、统计材料、出版物和原稿、主要领导人的工作笔记和照片、影片、录音带、录像带等均属归档范围。重点:1.本校或本部门自己形成的文件材料。2.上级机关、下级机关及其他机关针对本校主管业务有密切联系的文件材料。

  第三章 立卷单位及任务

  第六条 学校各部、室、科、工会、团委等均属立卷单位。

  第七条立卷单位应本着归档文件材料齐全、完整、系统、科学的原则,将本部门承办完的文件材料统一分类,完成组卷、编写张号、案卷目录、装订等工作,统一向档案科归档。

  第四章 立卷的原则、方法、要求

  第八条遵循文件材料的自然形成规律和特点,保持文件之间的有机联系、正确区分不同价值,便于保管和利用。

  第九条立卷方法、按照本单位(部门)的职责范围编制的案卷目录,应以问题为主,兼顾作者、名称、时间等特征,联系要紧密,组合要适当,问题要单一。类型要鲜明,年度不混,保管期限要准确,便于查找利用。

  第十条 组卷按其特征逐项分开

  1.按年度分,将文件按其形成或针对的年度分开。在分年度时,应注意:①连续若干年的长期规划、计划、统计、报表,放在形成年度;②连续若干年的总结,放在所针对的最后一年;③紧密连在一起的上一年度总结和下一年度计划,放在形成年度或总结、计划针对年度各放一份;④跨年度的案件材料,信访材料,放在结案年度;⑤请示与批复不属同一年度的分别放在各自形成的年度,并在各自所在的案卷内目中相互注明;⑥跨年的一个问题的来往文书,可参照请示与批复的办法做。

  2.按级别分。将文件按其作者与学校之间的隶属关系,分成上级、本级、同级、下级,然后将其中与本校有关的文件放在一起。

  3.按机构分,将文件按其产生或承办单位分开。

  4.按问题分,将文件按其所反映的问题分开,一个涉及若干问题的文件,在分类时,一是按文件能反映的主要问题分,二是有重要问题的,又有重份文件可在所涉及问题内各放一份。

  5.按期限分,将文件按不同的保管期限分开。

  对于不能和文件放在一起的录音带、录像带等,要统一整理,分别存放,并注明存放地点。

  6.在合卷时应注意:①一般按单一问题组合,同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。②会议文件,根据文件的多少,可以一会一卷,或数会一卷,文件多时也可一会数卷。③统计、报表、名册等一般同一种格式、名称或同一地区的'组合一卷或数卷。当文件特别少时可几种格式或几个地区的组成一组。④工作计划、总结等文件,一般可按作者或名称组合在一起。⑤案件材料,可一案一卷或数卷,总之要以问题为主,兼顾作者、名称、地区等特征来组卷。

  7.卷内文件的排列,在正常情况下,批复在前,请示在后;正件在前,原件在后;案件材料结论性材料在前,依据性材料在后;其他文件按重要程度或形成时间先后排列。

  第十一条各文书处理部门,应根据本单位(部门)编制的案卷类目,做好平时的立卷工作。

  第五章 填写卷内目录、编页号、备考表

  第十二条按卷内目录要点,逐项逐件填写,做到不漏、不重复,书写力求工整,统一用兰黑红岩墨水或碳素墨汁填写,禁用圆珠笔、彩色笔、红墨水等易褪色工具填写。卷内文件凡有文字和图表的画面,应一面编写一个页号,空白面不编号,页号的位置在文件的左上角。

  起止页号,除最后一份文件需填写起止页号外,其余的文件只填写首页号。

  第十三条卷内文件有缺损、修改、移出、销毁等情况,由立卷人填入备考表,同时立卷人要签名和填写立卷时间。

  第十四条立卷人应按六个特征拟写案卷标题,案卷标题一般由作者、问题、名称组成。标题必须简练、概括、准确、便于提供利用。

  第六章 卷面的书写和案卷的装订

  第十五条封面上的所有项目,必须认真填写,书写要工整,统一用毛笔、墨汁书写,标题文字排列要规范化。

  第十六条装订案卷时,首先去掉文件材料上的金属物,对破损的文件要进行修补、裱糊,纸张大小不统一的,应按标准公文(16开页)加宽、加长,对于易褪化的永久保管文件要复制,装订时做到不漏装张页,不订在文字上,总之要使案卷结实、整齐、美观。

  第十七条经过装订、分类、排列、编号(用铅笔编临时顺序号)的案卷、顺序、填写移交清单一式两份。一份留本单位使用,一份随档案交档案室,交接双方履行手续。

  第十八条立卷单位向校档案室移交档案的时间是第二年五月底以前(教学档案可按教学年度),无特殊情况一般不能延期。

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