怎么做好学校档案管理

时间：2024-03-20 23:10:53 飞宇档案我要投稿

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怎么做好学校档案管理（通用9篇）

　　在不断进步的社会中，制度的使用频率逐渐增多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。那么你真正懂得怎么制定制度吗？以下是小编为大家整理的学校档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。

怎么做好学校档案管理（通用9篇）

　　怎么做好学校档案管理 1

　　——“高标准、严要求”做好学校日常档案工作

　　每学期我们都要接受市局及上级主管部门对学校各项工作的督导评估检查，在每次的检查中，我校的档案材料均受到了被检人员的一直称赞。根据在接收上级各种检查整理材料的过程及过后的总结、反思中，总结出了点滴体会和认识，就如何做好学校常规档案工作愿和大家一起交流，以便正确认识检查，从容迎接检查，把这项工作做得更好。

　　一、了解两个概念

　　(一)什么是学校档案

　　学校档案是学校集体或个人在管理、教育教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映各项工作活动的特点和规律的历史记录，是学校一切工作的综合反映，是体现全校教职工劳动和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。

　　(二)什么是档案整理

　　档案整理，是指把零散的和需要进一步条理化的档案资料，进行基本的分类、组合和编目，使其系统化、科学化，有利于档案的保管和使用。

　　二、理解上级对学校各项工作检查的目的意义

　　我们每年都要多次接受上级部门对学校各项工作的检查，涉及到学校工作的方方面面。督导检查组到校后，一般就是听汇报，看材料，开座谈，实地看。每一项内容查得都非常认真，特别是看材料，更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的，检查、验收、考评指标也都在档案中体现。

　　上级部门对学校各项工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针，遵循教育规律，深化教育改革，转变教育观念，优化学校管理，改革教学内容和方法，全面提高办学水平和质量，为国家培养建设者和接班人，使学校实现可持续发展战略目标;引导社会、家长用正确的标准评价学校，关心和支持学校工作;促进学校事业和改革健康发展，推进和谐校园建设。其实，从另一个方面来说，无论什么检查都是对学校工作的促进。

　　三、把握标准，把工作做在平时

　　根据多年来的工作情况，我认为，无论什么工作，扎扎实实做好平常工作，才能做到遇事不惊。我们是怎样做好平时常规档案资料的收集、整理、立卷、归档，轻松迎接上级部门对学校工作的检查的呢?

　　1、加强领导，把档案工作纳入日程。各部门高度重视本部门日常档案管理工作，针对本处室和本专业部的工作，明确一名兼职档案员，负责本部门日常档案工作。

　　2、认真组织学习，提高档案业务水平。学校档案室档案员定期对各处室、各专业部的兼职档案员召开业务学习会，学习有关档案管理办法和归档文件整理规则，增强工作人员的档案意识，提高素质;根据工作中出现的新情况、新问题，给兼职档案员提出要求，使他们通过干中学、学中干，慢慢熟悉档案管理业务，掌握档案立卷、归档的方式、方法，为更科学、更规范做好学校的档案工作打下基础。

　　3、抓住重点，细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”，档案工作的一个重点就是真实、完整地收集学校在教育教学过程中形成的各种文件资料。平时各处室人员注重对文件资料、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注或跟踪，及时收集纸质、音像、照片等各种载体的'信息资料，并不定期地向各级领导收集材料，努力将真实、完整的资料“尽收囊中”，做细做实了工作中“收集”这一环节。

　　4、克服难点，认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多，我们对教育教学工作、管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理，理清各类文件资料之间的有机联系，把同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体，把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案。对于需要经过较长时间才能完成的工作，更是注意平时材料的积累，等活动一结束，就立即整理。

　　5、注重细节，高质完成归档工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序、著录等各个环节。各个环节工作的好坏，都直接影响档案的质量高低。因此，各处室工作人员都非常注意各个细节，认真编号，用统一格式进行目录的编制，装订整齐美观。养成了形成一卷，整理一卷的好习惯。

　　四、常规档案整理实例。

　　(一)计划总结类：

　　开学初，学校各处室和各专业部均按照学校的整体工作计划，制定了各自部门的工作计划，还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好，等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。

　　(二)教育教学活动类

　　学期中间，在学校教育教学工作中，常常开展多项活动，实施各项活动时，我们注重收集活动中的各种文字材料。例如：

　　1、教学活动类

　　(1)优质课、公开课评比：我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单(或表彰决定)、音像资料、宣传报道等;

　　(2)教案检查：我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等;

　　(3)学校运动会：我们收集运动会的秩序册，各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖情况、照片、总结、新闻报道等。

　　2、政教、团委活动类

　　(1)学生安全知识竞赛：我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。

　　(2)升旗仪式：我们收集开学初的安排，记录的每次升旗时间、升旗手、主持人，参加人员、国旗下讲话稿以及相关照片及新闻报道等。

　　(3)团日活动：(我校常利用周六、周日外出活动)我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。

　　3、工会活动

　　(1)学校十件大事评选：我们收集的材料有评选通知、各部门上报的材料、评选结果通报、奖励情况及新闻报道。

　　(2)排球比赛：我们收集的有竞赛方案、比赛日程安排、比赛成绩记录、表彰决定、奖励情况、新闻报道。

　　(3)读书交流表彰会：我们收集的有活动方案、议程、表彰文件、交流稿件、新闻报道。

　　“常规档案资料是学校工作的历史脚印”，我们的档案资料管理人员以高度负责态度，积极、主动、科学地做好档案资料的收集、整理与管理工作。

　　在平时的资料收集方面我们做到：制度化、部门化和条理化;在档案的装订方面科学规范。由于我们留心日常工作中的档案材料，并及时收集、整理、立卷、归档，无论遇到什么检查，也无论由那个部门负责牵头迎接上级的检查，我们只是按照检查内容要求，把各部门日常工作中与检查内容相关的档案收集上来，按照各项检查的评估标准、评分细则分类即可。

　　同时还把每次各级领导检查后的反馈建议记下来，作为以后重点整改的地方，这样不断完善，逐步提高。

　　五、感悟

　　上级部门对学校工作的检查，其目的只有一个，那就是督促、指导促进学校工作。由于我们真正认识到上级对学校工作督导检查的重要性，因此在平时工作中，我们加强常规工作中资料的收集与管理，使学校工作正常有序，每项工作有章可循;所以说只要我们把工作做到平时，就会轻松从容迎接督导检查。

　　怎么做好学校档案管理 2

　　1、综合档案室库房是本单位存放档案的'重地，非工作人员未经允许，不患上入内。

　　2、档案库房应有防盗、防火、防潮、防高温、防磁、防尘、防光、防有害生物等设施设备，并定期进行检查、维护。

　　3、档案库房严禁吸烟，严禁存放易燃易爆物品或者档案装具以外杂物，保持库房清洁、整齐。

　　4、档案接收整理或者提供利用完毕应即将入库，不患上任意堆放。

　　5、工作人员离开库房，须随手关锁好门窗。

　　6、工作人员须严格遵守借阅制度，按制度规定提供利用档案。

　　7、查阅档案必须遵守保密有关规定，不看与自己所查无关的档案，不与无关人员谈论档案内容，不随便将档案拿出阅档室。借出的档案不患上转借他人。

　　8、档案工作人员必须严格遵守党和国家有关保密规定，不在不利于保密的地方存放档案或者将档案私自转借他人。

　　9、借阅或者归还档案，须严格履行借阅或者检查手续，如有遗失损坏，要追究责任。

　　怎么做好学校档案管理 3

　　一、档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订，编制目录，装盒入档。

　　二、外来文件、函件由学校指派专人分类编号登记，学校有关领导阅后，即立卷归档，先交一份给档案人员归档；教职工任免、考核、晋升专业技术职务，调整、入党、入团、奖惩等资料要及时立卷归档。

　　三、校外人员来校查阅档案，未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料必须经档案资料人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案拿出资料室。

　　四、校内人员借阅业务档案，学生学籍档案必须经有关领导同意方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

　　五、档案资料室门窗要坚固，要配有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

　　六、档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的'机密，档案资料人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不能乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。

　　七、将档案管理工作列入年度考核。

　　怎么做好学校档案管理 4

　　学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。为了加强我校档案的科学管理，有效地保护档案更好为教学服务，制定管理制度如下：

　　1、学校成立学校档案资料管理工作领导小组，对学校档案资料实行统一管理。

　　2、档案实行专人管理，认真做好档案的收集、整理、保管、利用,管理严格保管档案箱、橱钥匙，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

　　3、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号，并插上查找案卷指引卡。

　　4、按照上级及教育主管部门的有关规定，把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料经过挑选，集中管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的'材料。

　　5、做好防火、防水、防潮、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失，无霉变，无虫蛀，无差错。发现问题及时采取补救措施。

　　6、积极地为学校和各项工作提供服务。

　　7、档案资料原则上不外借。如确需复印的，须经组长（校长）批准，方可摘抄、复印，并要立即归档。

　　8、校内人员借阅业务性档案必须经学校档案资料管理领导小组成员批准，并填写相关记录，按时归还，确保档案完好无损。

　　9、查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案管理人员仔细核对签署意见。

　　10、健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。

　　怎么做好学校档案管理 5

　　1、成立档案资料室，由校办负责，校办干事(档案资料员)详细负责，其它各职能部门相关负责人协助工作。

　　2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完好，及时办理。

　　3、学校行政人事档案包括行政会议纪录、文书档案、人事档案各种方案与安排、各种学习记录。群团教代会材料等分别由相关部门干事负责搜集交档案室，由档案资料员装订、归档。

　　4、学校教务档案包括、老师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、由相关部门干事负责搜集交档案资料室，由档案资料员装订、归档。

　　5、学校总务部档案包括会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建立档案、人员考核档案、基建档案等由相关负责人搜集、交档案资料室，由档案资料员装订、归档。

　　6、学校的常规管理资料和财会档案注重平时搜集，一般每学期或每学年归档，。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

　　7、积极做好档案资料的(搜集、鉴定、立卷)工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

　　8、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，查阅档案不得随意借出、不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

　　9、加强档案的.严禁保密，不得泄露。

　　怎么做好学校档案管理 6

　　一、档案工作是学校工作的重要组成部分，学校所有工作部门均应按照上级教育部门和的规定进行档案的收集、整理、归档等工作。

　　二、凡本学期的档案，原则上由行政、德育、教学、总务、安全办分块建档，每学期末，统一汇总交学校档案室归档管理。学校档案室工作目前由办公室分管。

　　三、行政办公室、教务处和政教处必须明确专人分管本部门工作。如有人员调动，必须做好移交工作，档案管理员和各处、室负责档案工作的人员，应熟悉有关档案工作的规定的业务，及时、认真、规范地做好档案工作，并做好归档记录。

　　四、学校档案室的档案材料原则上不得外借，查阅档案必须在档案室内进行。特殊情况须经校长同意才能借出档案室外，并于当天归还。

　　五、借阅档案要履行借阅登记手续。档案必须整本借阅，不得散借，摘录档案内容需征得管理员同意。

　　学校印章管理办法

　　一、印章是学校各项管理活动中行使职权的`重要凭证和工具，印章的管理关系到学校各项管理活动的开展，为规范和加强对各类印章的管理，特制定本办法。

　　二、凡冠有“深圳市龙岗区xx初级中学”字样的各部门印章和各种业务专用章，以及校领导的签名章，均适用本办法。

　　三、印章的刻制统一由学校办公室审核、办理、备案、保留印模、发文启用并监督使用。

　　四、学校印章是学校职权的合法代表，主要使用在学校对外出示的证明、证书、合同、公文（函）等文书上。

　　五、印章是行使组织权力的外在表现形式，学校任何部门必须严格在本部门的权限范围内使用印章，不得越权用印。

　　六、学校各部门印章使用，应经本部门领导审批同意后方可用印。

　　七、经学校研究决定撤销的部门，应将原有印章交由学校办公室统一归档。

　　八、“深圳市龙岗区xx初级中学”印章和校领导签名章统一由学校办公室负责管理，学校各部门的印章由本部门负责管理。

　　九、各部门领导对印章的管理负责，并指定政治上可靠，有高度组织性、纪律性的人作为部门的监印人，负责管理本部门印章。

　　十、监印人必须亲自用印，用印前必须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印。盖印时要求图章清晰、端正，位置适当（一般应盖在文件的落款与日期之间，跨年压月处），盖印后要保存好用印依据材料，并做好详细登记，以备查考。

　　十一、监印人对印章必须妥善保管，不准随便将印章放在桌子上，监印人不在时必须把印章锁好，以防丢失，如有丢失要立即报失。

　　十二、各部门越权用印，监印人不按规定用印及因监印人管理不善造成印章丢失的，属工作失职行为并追究当事人责任；严重越权用印行为或造成学校重大损失的，按严重失职和重大责任事故处理，追究当事人的行政责任和经济责任。

　　对于未经、公章的，学校将追究部门领导的行政责任，对因此造成损失的，学校还将追究其经济责任或法律责任。

　　怎么做好学校档案管理 7

　　档案管理员在校长办公室领导下，负责对全校文书档案的统一管理。详细职责：

　　1、酷爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和校长办公室领导的业务指导。

　　2、完整接收各部门移交的档案，对未刚好移交的'档案资料主动向运用或产生该档案的部门催收。

　　3、对各类档案进行科学分类、加工、保管，按保管期限分别存放。每年进行一次全面清点检查，发觉问题刚好报告主管领导，妥当处理。

　　4、增加工作责任感，提高保密意识，切实履行涉密人员的保密义务。

　　5、严格执行上级档案主管部门《文书档案室档案管理的制度》和《档案、资料的借阅、查阅暂行方法》，做好档案资料的保密、平安卫生、防潮、防虫和科学管理工作。

　　6、有安排编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案运用者供应便利。

　　7、接待阅档人员要热忱周到，主动供应优质高效服务。

　　8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导。

　　9、完成有关领导交办的其它工作。

　　怎么做好学校档案管理 8

　　一、学校档案实行统一领导、综合管理、专人负责的管理办法，任何处室和个人不得将档案据为已有。

　　二、档案室做到专室、专柜、专夹，配备必需的`工作设施，任何处室和个人不得挪措档案室设备。

　　三、按照《档案法》和档案工作程序，严格做好档案的鉴定、立卷、登记、归档、移交、销毁等工作。

　　四、学校干部职工查阅档案要认真履行借阅登记手续，不得损坏，散开漏页，划圈涂抹，并按期归还。

　　五、学校档案不向外人借阅，特殊情况需经学校档案工作领导小组负责人签字同意方可办理，但必须在阅文室内并在专职档案人员的监督下抄录有关内容或出具有关证明。

　　六、定期做好档案的统计、分析和编研工作，要围绕工作的需要和针对本校各处室工作的特点，编制出有使用价值的资料汇集及检索工具，最大限度地发挥其综合效益。

　　七、经常性地做好库房管理工作，严格做到防火、防潮、防鼠、防虫、防尘和防止有害气体及微生物对档案的侵蚀，学校档案工作领导小组要定期进行检查，发现问题及时补救。

　　八、做好安全保卫、防特、防盗工作。严格值班制度。因保管不善造成档案丢失或毁坏的，要追究有关人员法律责任。

　　怎么做好学校档案管理 9

　　一、档案建立

　　(一)建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。

　　(二)学校建立档案资料室，由专职(或兼职)管理，按《小学档案资料收集范围细目》建立档案。

　　(三)全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。

　　二、档案立卷

　　(一)档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。

　　(二)卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限;注明“短期”的一般以五年为期限;注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。

　　(三)凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。

　　三、档案补充

　　(一)教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。

　　(二)外来文件、函件由收文员(或人事秘书)统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。

　　(三)校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。

　　四、档案转递

　　教职工因工作调动，需要转递档案，必须安上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。

　　五、档案查阅

　　(一)校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案;查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案;未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见;查阅者不得将档案材料拿出资料室。

　　(二)校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。

　　六、档案安全保密

　　(一)档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

　　(二)档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的.机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。

　　学校档案管理制度为加强学校档案工作，全面提高学校档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》等有关规定的精神，特制定本制度。

　　1、成立档案资料工作领导小组。由一名校长分管、办公室主任具体负责，教务处、有关人员协助工作。

　　2、健全文书档案，坚持专人收拆，及时登记、签批、承办，保证文件资料齐全完整，及时办理。

　　3、学校行政人秘档案包括行政会议记录，文书档案、人事档案、各种计划与安排，各种会议学习记录。群团教代会材料等分别由职能部门收集，交行政和校党政办公室整理，交档案资料员，由档案资料员整理、装订、归档。

　　4、学校德育活动档案包括班主任档案，各项学生活动的方案、实施及班主任、学生奖惩记录档案，由政教处有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　5、学校教学档案包括教务会议记录、教师业务档案、学生学籍档案、教育教学档案、体育卫生档案、教师培训档案等由教务处、教科室有关人员负责收集、整理交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　6、学校总务处档案包括总务处会议记录、校舍、校产档案、财务档案、校园建设档案、人员考核档案、基建档案等。由总务处有关人员负责收集、整理，交档案资料室，由档案资料员整理装订、归档。

　　7、学校的常规管理资料和财会档案注重平时收集，一般每学期或每学年整理归档。由职能部门交档案资料室，由档案资料员负责归档立卷。

　　8、积极做好档案资料的“四平时”（收集、整理、鉴定、立卷）工作，按照档案立卷的原则和要求做好分类、组卷、编目、装订工作。

　　9、档案资料室坚持做到“五防”：防火、防潮、防虫、防光、防盗，确保档案安全。

　　10、积极提供利用，严格执行借阅制度。借阅档案要办理登记手续，外单位查阅档案须凭介绍信和本单位领导同意，并在本室查阅。查阅档案不得随意借出，不得涂改、抽换和拆散，不得损坏。

　　11、按照保密制度的有关规定加强保密工作，严格注意保密，不得泄密。

　　12、按照上级有关规定，努力创建合格档案资料室和先进档案资料室。有关档案在存电脑的同时应及时刻录成光盘，注意保存，防止丢失。

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