档案管理现代化存在的问题及对策

时间:2020-10-13 15:20:18 档案 我要投稿

档案管理现代化存在的问题及对策

  随着科学技术的进步,档案管理由传统手工操作向以计算机管理转变,目前档案管理现代化是档案管理者必须面对的课题。只有实现现代化才能使档案管理跟上时代步伐,从而为社会提供更好的服务。档案管理现代化是指以现代管理科学为指导,通过应用现代管理的理论和方法,采用计算机信息技术,互联网技术以及数据库技术进行档案的收集、录入、保存、传输与共享等,从而使档案管理达到无纸化、数字化、网络化、多元化、智能化、市场化以及社会化,从而发挥出档案的最大利用价值。

  在档案管理现代化过程中,由于方方面面的原因,档案现代化面临着许多的问题。主要有:档案管理现代化意识淡薄;档案管理人才少,素质不高;硬件投入少;档案管理标准化低等。目前许多单位的档案管理仍处在传统的纸质档案管理水平上,远远落后于形势,不能适应需要,或不能与外界接轨。因此,要充分发挥档案的功能,更好地提供利用,必须加快档案管理现代化步伐 。

  一、实现档案管理现代化存在的主要问题:

  (一)档案管理现代化重视程度不够

  目前档案管理现代化观念不强,首先是领导对档案管理现代化工作认识不清楚,其次是有的档案管理人员还没有从传统档案管理的思维中转变过来,依旧存在部分工作使用传统的工作手段,阻碍档案管理现代化的实现与普及。许多人以为在档案管理工作过程中已使用了计算机技术进行检索,也采用了缩微技术与光盘等,但这并不能证明已实现了档案管理现代化。

  (二)档案管理人才少,素质不高

  档案管理现代化不仅需要掌握先进科学技术知识,熟练操作日常设备,对计算机进行升级与维护,而且具备先进管理才能与高素质文化素养的人才。但现阶段即有档案管理知识,又掌握现代科技知识的档案管理人员不仅数量不多,分布不均,而且队伍整体素质不够高,影响档案管理现代化的推进。

  (三)档案管理投入不足,设备落后

  要实现档案管理现代化必须有先进硬件设备和先进技术。而这些都需要投入大批资金。由于人们对档案管理现代化的认识不足、重视不够,投入资金与技术太少,导致档案管理的基础设备与技术相对落后,信息化程度不够高。

  (四)档案管理标准化程度低

  现阶段我国档案管理基础工作不到位,缺乏标准化与规范化。很多部门的立卷、编目、检索与保管等工作没有按照档案局制定标准进行规范操作,使得许多案卷质量不够高,整理规格不统一,档号与案卷标题不规范,卷内目录内容不全面,页码与组卷混乱等。

  二、推进我国档案管理现代化进程的几点建议

  (一)强化档案管理现代化观念

  强化领导对档案管理现代化的认识与了解,提高其重视程度,转变档案管理人员的管理观念,依靠科技力量与科学管理,加强其现代化意识,逐步形成与时代和社会相适应的档案意识,主动适应档案管理现代化的要求,积极探索档案管理现代化工作的特点与规律,大胆创新档案管理工作的方式手段,坚持从自身实际工作出发,制定相应的现代化档案管理方案,以适应社会的发展需求。

  (二)加强档案复合型人才培养,提高档案管理业务素质

  以前,档案材料的形成是以手工操作为主,而如今计算机的普及,办公自动化成为必然趋势,从文件开始到档案的形成,整个过程都可以通过计算机来完成。而档案利用过程现在也是通过计算机,如检索、查询、复制等。随着互联网技术的广泛应用,档案管理已实现网络化、信息化、数字化方向发展。在当前形势下,想要做好档案工作,所有这些先进技术都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。因此档案现代化对档案工作者的综合素质提出了要求,这就是要及时调整自身的知识结构,以适应档案管理现代化和网络化的.需要。首先要加强档案专业知识,主要指档案管理学、档案分类学、档案保护技术等;其次是掌握科学知识,如熟练操作计算机,还要有光盘技术、缩微摄影技术、网络知识、数据库知识等。所以作为档案管理部门要加大档案干部的培训力度, 不断更新知识构,而档案工作者自身也要加强新知识、新技术的学习,把自己锻炼成即懂档案专业知识, 又掌握现代化管理手段的复合型档案管理人才。

  (三)加大档案管理软硬件投入

  计算机与互联网在档案管理中已广泛应用。计算机相关软硬件基础对实现档案管理现代化就相当重要。档案管理现代化必备硬件设备主要有计算机、打印机、复印机、扫描仪,数码相机等,同时还要配备各种档案管理软件,为档案的收集、保管、利用等提供方便。

  (四)实现档案管理标准化、规范化

  档案管理现代化的前提是档案基础工作的标准化、规范化。档案管理标准化不仅是维持良好档案工作秩序,取得最优经济与社会效益的重要保证,而且是促进档案管理现代化理论研究及其发展的重要手段。在信息时代,档案信息的共享需要有统一的标准,否则不能在网络上传输。如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等, 都需要通过制定和建立各类档案管理标准, 形成档案管理标准体系, 来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。因此规范的管理机制和统一的管理标准就成为必不可少的要求。

  (五)努力实现档案管理信息化

  实行档案管理信息化过程就是运用多媒体网络技术,把纸质文件经扫描仪或电子文件形成数字化信息,存人数据库,实现检索目录信息化、库房管理信息化以及管理业务信息化等,改善档案管理模式、提高档案管理水平,使得档案部门介入管理的时间比以往大大提前,档案也由原来的滞后运行变成同步管理,节约大量的人力、物力和财力,效率也提高了,为管理和技术人员提供更加方便快捷的服务,从而提高档案管理现代化的整体水平。

  总之,档案管理现代化是信息时代的必然趋势,档案工作者应紧跟时代步伐,重视档案现代化建设,从各个方面改进工作,同时要加强学习,努力提高自身综合素质,更好地做好档案管理工作,从而满足社会发展需求,高效为社会服务。

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