档案信息的整合传播
论文摘要：无论是档案馆的整体形象定位还是某一次特定的档案信息传播活动，都可融入整合传播的思想。具体方法包括档案新闻传播、档案公共关系传播、网络传播、广告传播以及标识系统传播等。
整合传播主要研究如何从受众需求出发，将多种传播手段整合运用，以实现最优的信息传播效果。笔者借用整合传播的概念，宏观上可以将其作为档案馆组织传播的发展策略，微观上也可使之成为某次档案信息传播活动的具体运作方法。
从总体上看，档案信息的整合传播可以从三个层次着手：
宏观上，顺应社会发展趋势和需求，正确地为档案信息传播作角色定位。这种整体的定位在整合传播中非常关键，所谓“用一个声音”说话，无论是传播者还是传播内容，都要符合统一的形象定位，即服从统一的价值、意义和目的。合适的定位将使社会对档案信息传播活动的态度和认同度有所改观。
中观上，借助阶段性的社会热点来确定传播主题，即针对一些已经呈现或预测会出现的社会需求，将有关的档案信息进行科学加工，形成多元化、系列的档案信息产品，并运用多种传播手段引起社会关注。
微观上，着眼于具体问题，即根据一些具体的档案需求实施传播活动，解决实际问题。如为特定的受众提供档案凭证、咨询服务或是信息加工等。
从实际操作方法上看，档案信息的整合传播可以采用多种方式系统性地进行。主要包括：
1 档案新闻传播
适时地将档案信息制成新闻，借助各种大众媒介让档案信息走入千家万户，能使档案信息的影响力增强，而且档案新闻传播活动本身即为档案宣传的重要途径，对于增强社会对档案的认知度，提高全民档案意识有积极作用。以往，档案宣传只注重档案馆机构及其各项职能介绍，殊不知馆藏档案信息内容的传播本身就是一个最好的宣传。“从来自国外的报道中可以发现，外国媒体涉及档案的报道多是解密或揭密档案内容的，他们对档案宣传的角度大多定位在档案本身，常常使让档案以一个真实可信的形象，作为毋庸置疑的证据出现，以此来印证史实，再现历史……对于档案部门而言，揭示档案内容恰恰是新闻媒体热衷、百姓好奇的新闻宣传的合适的契合点。”
将档案信息内容制成新闻传播主要有三种形式：背景新闻、揭密新闻、追溯新闻。
常见的档案背景新闻如在电视新闻中于右上角标明的“资料”，英文译作“file”，实际上就是指档案，一般来说，选择与新闻事件的历史和环境相关的档案信息作为背景新闻出现。有时档案背景新闻穿插于现场新闻之间，有时则以单独成篇的形式，更详细地报道新闻事件发生的内因和外因，解释事件的来龙去脉以及形成的历史分析，以增加新闻报道的深度和力度。
有些事件由于种种原因在发生时期没有公之于众而是作为档案保存下来，但是其中包含的不为人知的、长期被掩盖的信息仍然是新的，一旦公布即成炙手可热的“揭密新闻”。相当多的情况下，因为这些信息能够揭示历史真相，透露鲜为人知的内情，各大媒体往往趋之若鹜，竞相转载，反响热烈。
有些作为新闻传播的档案信息，与当前发生的新闻没有直接联系，也不一定是所谓的“秘闻”，而是为了满足回忆和追溯历史的社会心理需求来重温档案中的故人往事，故可谓之“回溯新闻”。典型的例子是纪念性新闻，最常见的如历史事件的“周年报道”。此外，还有根据社会信息需求将过去人们不甚关注的档案的相关内容予以公布，让人们更多地了解某些历史事件及历史细节。
为了使档案新闻传播获得理想的效果，首先需要档案人员树立新闻意识，变被动为主动。有文章指出，目前档案界“缺少的是档案的新闻意识，这可以进一步阐释为我们所缺少的是从史料中挖掘新闻素材，用档案去补充新闻事件的意识……为何不能由我们来制造新闻由头，用我们自己目光发现的史料去吸引媒体的关注呢·”另一方面，档案部门还要与社会媒体合作，善于利用社会上的专业性的人力资源。不可否认，专业媒体的知识背景和经验使之对传播信息的选择独具眼光和敏锐的感觉，更能准确地把握公众的信息需求，因此借助专业媒体人员的力量合作开发有利于挖掘档案信息的新闻传播价值。需要注意的是，为了提醒受众对新闻传播中档案信息的认知，达到档案宣传的效果，无论是独立作品还是合作，都应当注明档案信息的来源和出处。
2 档案公共关系传播
即使在档案馆努力树立开放形象的今天，还是有很多人对档案的利用知之甚少抑或抱有成见。“迄今为止，绝大多数各级档案馆仍然以所谓‘国家机密’的理由拒绝对个人开放，查阅者必须出示‘介绍信’和确认政治身份后才能阅读少部分资料，绝大多数旧卷宗都被封存起来，仿佛是一些不可告人的阴谋。”诸如此类的言论无疑造成了档案馆负面的社会形象。这与档案馆自身不太理想的公共关系运作有关。Arlene Schmuland在其文中引用了lohnGrabowski的一个观点，他提到使新的档案馆形象深入人心的一个途径就是，“开拓更广大的受众群以使越来越多的人了解档案人员是什么以及做什么工作，向外延伸服务，开展公共活动以便触及到潜在的受众群并使其知晓档案的重要性和价值。当档案人员提高其曝光率后，呈现在人们面前的事实和一直存有的笼统的刻板印象之间的差距将日渐清晰。”公共关系传播的目的就是通过各种宣传活动，沟通和协调传播者与周围社会环境中的其他组织、机构、团体以及公众之间的关系，使组织树立良好的形象。
公共关系传播可以采取的形式和利用的媒介很多。比如，各种会议和讲演，发传单、贴海报，举办展览等，而大众媒介更是因其广泛的影响力成为公关传播的有效工具。在档案信息传播中，除了档案信息内容本身作为新闻传播的事实基础外，还可以有意识地利用公共关系操作，围绕档案信息传播活动精心策划、安排具有新闻传播价值的事件，产生新闻事实，吸引大众传媒予以报道。如：开办以档案信息内容为主题的座谈会、组织撰写相关的书评文章、对档案信息内容中的某个问题或观点进行争鸣、策划组织档案信息知识竞赛、邀请名人参观档案馆或某次档案展览、举办档案开放或档案信息产品发行的新闻发布会等，都是卓有成效的公共关系传播活动。在这些过程中，不仅增强了档案传播者与受众的互动关系，而且可以充分利用大众传媒的力量更大范围地宣传档案馆及相关的档案信息产品。以央视《新闻会客厅》的一次专题访谈为例。该栏目邀请威海市档案局局长张建国作为嘉宾，制作播出了名为《威海——追回三十余年遗忘的记忆》的专题节目。在节目中，主要介绍了威海历史记忆缺失的情况、张建国历时6年4次远赴英国查找档案的起因和经过、某些档案的内容以及档案的价值和意义等。该节目通过对威海市档案馆档案征集活动的详细报道，对档案和档案馆的作用、档案人员高度责任感的形象都是一次极好的'宣传。
3 网络传播
网络传播的优势已无需赘言。前面提到的诸如档案新闻传播、公共关系传播等各类传播活动几乎都可以同时放到网上进行，利用网络传播速度快、受众广、互动性强的特点促进传播效果。除了直接通过网络发布档案信息内容外，还可以对其他形式的档案信息传播进行网络推介，扩大影响面。对于一些档案编研成果，可以将其封面设计、扉页或封底上的“内容简介”、“目录”等放到网上，通过档案馆网站本身公布、链接知名的网上商城、联办网上书展、在重点门户网站设置按钮、在通向目标读者的专业网站挂置广告、组织开辟网上书评专栏等多种渠道进行全方位的网上推介。此外，在举办档案实体展览的同时，亦可同步进行网上展览，相互促进关注度。
网络传播可以以档案网站为主，也可与其他网站，尤其是知名网站合作。例如，《档案大观》报与新浪网联合制作“Sina文化生活”中的“视觉”栏目，分期发布“清皇宫秘密档案”、“清末服饰大秀场”、“唐山地震27周年”等多个主题的档案信息。
4 广告传播
广告是以付费方式利用各种媒体进行的、最有针对性与传播力的大面积宣传活动，由于广告一般是在新闻媒介的频道或版面反复播放或刊载，并持续一段时间，因而有较高的重复率，可以加深受众印象。档案部门的广告传播可以分为两类：一类是非商业广告，如公益广告、公告等。这类广告的侧重点在于与公众进行感情交流，树立良好的组织形象，提高它的知名度。例如，上海市档案馆通过在上海电视台做广告，不仅引起了市民关注，同时也塑造了崭新的形象。一般来说，广告中应有醒目易记的宣传语和富有冲击力的图片，给受众以深刻印象。
5 标识系统传播
在电子信息服务发展迅猛的今天，受众通过终端就能搜索到自己需要的信息，而没必要访问某一实体地点，更加难以意识到哪些机构在提供服务。因此，为了让受众将使他们受益匪浅的信息传播活动与档案部门相连，进而将档案部门与良好的形象相连，提升档案信息传播效果，有必要将标识系统传播纳入日常活动。
标识系统传播即使用统一的象征符号系统来塑造、保持或更新档案馆形象的活动，利用普遍接触和重复记忆机制系统塑造档案馆形象。所采用的象征符号一般为具有独自特色的视觉图案(包括组织名称、标志及色彩等)，它可以印制在档案馆内各个显眼之处，也可出现于档案馆组织或参与的各种活动中及制作的档案信息产品内和包装上，使之与档案信息一并留在受众记忆中。
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