档案的进馆鉴定

时间：2020-11-22 10:41:51 档案我要投稿

档案的进馆鉴定

　　一、“进馆鉴定”释义

　　摘要：进馆鉴定是档案馆在接收移交档案时的一项重要工作，本文对进馆鉴定的定义、两个重要步骤，即范围认可和质量评判进行了全面论述。

　　主题词：档案进馆鉴定

　　目前，在我国讨论中的行业标准里，对进馆鉴定的解释是："档案馆在接收移交档案时进行的鉴别和评定档案是否属于接收范围的工作。"①另外，有些同行也提出进馆鉴定是"在档案馆的主持下，根据党和国家的根本利益的需要，挑选对国家和社会具有保存价值的档案接收进馆前的把关工作，是档案价值从第一价值向第二价值过渡的重要环节。"②

　　笔者以为，作为一种承上启下的鉴定环节，进馆鉴定既不涉及划分档案保管期限，也不决定档案的存毁，而是一种档案在文件生命周期中运动阶段的物理表现，一种"位移"前的审查。对它的释义可作如下表达：

　　"进馆鉴定是档案馆根据预先制定的进馆范围与进馆档案的质量要求，对移交进馆档案所作的范围鉴别和质量评定。"

　　这一表述包括如下几层涵义：

　　首先，进馆鉴定是一项具有广泛法律依据及明确操作程序的行为。跟其他鉴定的专业性、专项性规定相比，进馆鉴定有着广泛的法律条款作为依据。从《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》，到《档案馆工作通则》、《机关档案工作条例》，再到专项的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，均有规定档案进馆的有关条款。而进馆程序，包括进馆鉴定的程序，长期在有关论著中都有介绍。

　　其次，档案进馆鉴定最终服务于档案的进馆交接，表现为一个物理位置的变化，由特定的人员根据现行法律、法规的规定对列入进馆范围的主体所形成的档案进行挑选，从中选取对档案形成机关、国家和社会具有长远保存价值的档案进馆。

　　第三，进馆鉴定跟归档鉴定、存毁鉴定、等级鉴定等鉴定行为相比，它虽边缘于档案价值，即它并不需要直接研究档案价值，并以档案价值鉴定依据进行具体的操作行为，但也需要了解档案保管期限的划分标准。如1986年2月颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》第6条规定："档案馆在接收有关单位的档案时，为保证进馆档案的完整和减少重复，除按照《档案馆工作通则》规定接收有关保管期限的档案外，还应协助机关档案室做好案卷进馆前审核、调整保管期限的工作……"进馆鉴定的主要环节，是根据预先编制的进馆序列以及档案类型、成分，判断是否属于本馆接收范围，并且根据档案的物理状态，进行质量评价，以决定采取何种改进或补救措施。

　　第四，从文件生命周期的运动阶段上看，档案由档案馆收藏，一般意义上是指第二价值占主导地位。当然，从文件生命周期理论上看，中外在进馆档案表现的价值形态上有所差异。但中外档案共同的特点是档案进馆是第一价值向第二价值过渡的外在表现。进馆以后，档案的第一价值的主导地位被第二价值所取代。第一价值的实现一般是在档案室(或机关文件中心)阶段，此时档案只要对立档单位有利用价值就需要保管。而第二价值，是对社会即档案形成者之外的其他利用者所具有的价值，它的实现主要是在档案馆阶段。档案的第二价值是在与档案第一价值的此消彼长中逐渐占主导地位的。档案物理位置的变化，是档案内在价值形态变化所决定的，而不是相反。有研究者指出档案的进馆鉴定是档案从第一价值向第二价值过渡中所必须经过的一个环节，笔者以为这一观点颠倒了因果关系。

　　第五，进馆鉴定的主体是有接收档案任务的档案馆。以往档案进馆鉴定的方法，一般是由同级档案行政管理部门作出部署，由档案馆提出进馆案卷质量要求，再由档案室具体组织人员做好进馆档案的鉴定和整理工作。这种做法有一定的可取之处，但也有研究者指出其存在着显而易见的不足之处③：一是鉴定人员的指导思想难以转变，很难一下子实现站到对社会具有利用价值的角度来思考问题，从而无法从整体上考虑避免进馆档案的重复问题;二是由于鉴定人员过多，掌握标准很难统一。所以进馆鉴定由有接收任务的档案馆主持，档案馆工作人员对进馆单位的档案人员进行鉴定、整理方面的业务指导，这种指导方式可以是由档案馆工作人员去具体的机关单位进行指导，也可以采取把移交单位档案人员集中起来进行短训，在做得好的'"样板"或"试点"单位现场示范，以使各单位都能掌握鉴定标准和案卷质量要求。

　　进馆鉴定有两个重要内容与步骤，一是评定档案馆档案的接收范围与类型;二是根据长久保管的需要，评价档案的质量。

　　二、范围认可――关于确定进馆序列与进馆档案类型

　　建立档案馆的进馆序列，是进馆鉴定的第一步。

　　档案进馆的指导思想："在维护党和国家历史真实面貌的前提下，根据档案分级管理的原则，将应该由本馆收集的一切具有历史凭证作用和科学研究价值的各种门类、各种载体形态的档案，完整齐全地收集进馆，建立内容丰富、结构合理的馆藏体系。" ④根据这一指导思想，结合实际情况制定本馆档案进馆范围与进馆档案类型和成分。

　　《档案馆工作通则》、《各级国家档案馆收集档案范围的规定》等法规，已明确了各级档案馆的分工和进馆范围。因而，各级各类档案馆应对本馆负责管理的范围进行全面普查、分析，以确定具体的收集单位名册。

　　站在区域性综合档案馆的角度，应该把其区域内的全部立档单位，分成以下三大类型：

　　第一类是具有全局意义的本级机关及直属单位，《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中，具体规定为本级中共委员会、顾问委员会、纪律检查委员会、人民代表大会及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位等。可称为一级单位。

　　另外，经协商同意，综合性档案馆也可接收或代存同级民主党派机构形成的档案;县级档案馆要同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。因而，它们也可视为一级单位。

　　第二类是本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企业事业单位。可称为二级单位。

　　第三类是-般工厂、普通中小学、商店以及村民委员会等职能、性质、任务相同的单位。可称为三级单位。

　　一、二级单位，以及撤销单位，应该列入档案馆的进馆序列;除有典型性、代表性的单位外，三级单位一般不列入进馆序列。

　　相应地，综合性档案馆也应将列入进馆序列的机关单位的档案作以下划分：

　　一级单位对具有长远价值的档案，全面接收;二级单位，要有选择接收其有长远价值的档案;三级单位的档案，除有典型性、代表性的档案外，一般不接收。同时，综合性档案馆"经协商同意，还可收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级人事管理权限内著名人物形成的档案。"⑤由于机构和职能会随着时间的推移而变动，进馆序列要适时调整。

　　三、质量评判――鉴定进馆档案的好坏

　　为了使档案馆的各项工作能正常开展，对列入进馆范围的档案还必须提出明确的质量要求。

　　笔者以为，进馆档案的质量标准应包括以下内容：

　　第一，价值状况。档案的价值状态以保管期限的形式、通过归档鉴定表现出来，因而进馆鉴定对价值状况的判断，主要通过宏观方法进行。一是采用比例法，通过对移交机关永久、长期档案的比例关系的测算，判断归档鉴定的准确程度;二是利用统计选样法，判断一般列入进馆范围的三级单位档案的价值，选定有代表性的若干三级单位，并决定接收其档案的类型、成分和数量。因而，从鉴定的操作方法看，归档鉴定、存毁鉴定、等级鉴定等，一般用的是直接鉴定法，那么，在进馆鉴定中，就需要用选样统计法。

　　第二，整理质量。档案的分类整理，一要尊重和维护档案的本质特性，即保持文件之间的历史联系。二是检查归档材料的手续是否完备。

　　第三，相关资料的编制应随同移交，如检索工具、组织沿革、全宗指南和本次进馆档案的整理情况，这是进馆档案的一个有机组成部分。

　　第四，载体质量。载体是记录和使用档案信息的物质基础，因此，档案载体材料的鉴定，应该列入进馆鉴定的范围。□

　　注释：

　　①《归档文件与档案鉴定指南》(征求意见稿)

　　②③严永官，档案的进馆鉴定，《中国档案》，2002(5)

　　④⑤《各级国家档案馆收集档案范围的规定》(1986年2月颁布)第二条

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