会计档案整理归档方法

时间：2022-07-20 03:36:11 档案我要投稿

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会计档案整理归档方法

　　1、总的方法：顺其自然，单件归档。即顺应文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。

会计档案整理归档方法

　　2、“件”含义

　　(1)单份文件，一份文件为一件;

　　(2)正件与附件合为一件;

　　(3)来文与复文(请示与批复、函与复函)合为一件;

　　(4)会议记录、会议纪要成套性材料每次(期)为一件;

　　(5)各种报表、名册、图册等，一册(本)为一件。

　　3、分类

　　按年度——保管期限(永久、长期、短期)进行分类整理归档。

　　4、编制页码：原则上保留归档文件本身的页码，如文件本身没编页码的应编制页码，或者文件有增加的，应补充页码，用打码机或黑色的墨水笔填写都可以。归档文件整理方法5、盖章编号

　　(1)归档文件应按分类方法逐件在首页上方的空白处加盖档案章，并填写档案章有关栏目的内容。

　　档案章格式：

　　(2)档案章的项目及填写内容：

　　件号：文件的顺序号。年度、保管期限(永久、长期、短期)编制1 个流水号，每年断号。

　　年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注。如：“2000”

　　保管期限：归档文件保管期限的名称。如：“永久” 注:在每年归档工作结束后，如发现有其它文件没及时归档的，可将该文件排在已归档文件之后编号归档。

　　5、装盒及填写盒内备考表

　　(1)归档文件编号后。按照年度、保管期限、编号顺序装入档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一个盒中，并按要求在盒的脊背上盖上各项内容。盒号暂不要编。

　　(2)填写盒内备考表。

　　盒内情况说明：主要填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可不用填写; 整理人：负责整理归档文件的人员姓名;

　　检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名; 日期：归档文件整理完毕的日期。

　　6、填写归档文件目录：(见图a1归档文件目录式样)

　　图a1 归档文件目录

　　(1)件号：编制的流水号;

　　(2)责任者：文件的署名者或发文机关;

　　(3)文号：文件的发文字号(没有文号的不用填写)

　　(4)题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应加拟标题，原文标题不能说明内容的，应重拟标题。凡加拟的标题都外加“[]”号;(举例: [关于重点建设项目建档工作的]补充通知

　　(5)日期：指文件形成的日期;例:2005.01.01

　　(6)页数：指每一份归档文件本身的有效页数;(注意：正反面)

　　(7)备注：用以标注归档文件的变化情况或参见标号;

　　(8)归档文件目录一式二份，一份放入目录夹装订，一份放入档案盒。

　　7、编写归档说明

　　归档说明的内容包括：

　　(1)单位的名称;

　　(2)单位领导名单及任免时间;

　　(3)当年的主要工作情况

　　(4)当年档案归档情况。

　　8、档案目录夹的整理(见归档文件目录封面式样)

　　按年度——保管期限排列的顺序将归档说明和归档目录用目录夹(红色档案目录夹)装订成检索目录册，逐年增加，将目录夹装满为止。

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