商务秘书会议工作的主要内容

时间：2024-09-01 18:20:01 商务秘书我要投稿

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商务秘书会议工作的主要内容

　　作为商务秘书肯定会安排主持一些会议，那么商务秘书会议工作的主要内容有哪些呢？我们一起来了解了解！!

商务秘书会议工作的主要内容

　　发布会议信息

　　1、会议信息的类型

　　2、工作程序

　　(1)传递会议通知信息 (2)分发传递会议文件

　　环节：准备、登记、附清退目录、封装、发出。

　　(3)沟通传递会议有关情况

　　3、发布会议信息前要进行报审

　　4、要对媒体进行选择

　　5、发布会议信息的程序：收集、筛选、加工、报送审核、发布

　　6、媒体的类型：地方媒体、全国性媒体、会议组织者自有媒体、发言人或参会者家乡的地方媒体。

　　提供会议地点的备选方案

　　1、会议地点选择的要求：

　　考虑的因素：

　　(1)交通便利。 (2)会场的大小应与会议规模相符。 (3)场地要有良好的设备配制。

　　(4)场地应不受外界干扰。 (5)应考虑有无停车场所。 (6)场地租借的成本必须合理。

　　2、会议酒店的类型划分：

　　按类型分：商务型、度假型。

　　按地点分：位于市中心、位于市郊。

　　3、工作程序

　　(1)会议目的与形态 (2)实质上的需求、与会者的期望

　　(3)列出选择会议场地需求的工作清单：

　　所在地区情况会场的环境会议地点的设施

　　(4)确定会议场地

　　随意抽查的内容：一个单人房间、一个双人房间、一个套房的设备。

　　(5)对会议地点进行确认

　　(6)签订书面合同

　　合同应包括的细节：

　　① 确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。

　　② 确定保证的客房间数。 ③ 确定有旅馆提供的免费商品和服务。

　　④ 说明特殊设备安装活改装,是否需要增加特别人员,服务或设施,并明确开支怎样负担。

　　⑤ 确定预定和开票手续,包括组织方为宾客承担财务责任的限度。

　　⑥ 列明应向参加者个人直接收取的费用。

　　⑦ 指定可以取消预定而不向参会单位收费的一段时间或作后期限。

　　4、广泛收集会议地点的信息

　　(1) 会见能作决策的人,有利于以后解决可能出现的问题。

　　(2) 只要可能,一定要在酒店建议的日期去参观。 (3) 不要出于个人原因再次参观酒店。

　　(4) 不要带家属同行参观。 (5) 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至。

　　(6) 要考虑另外一两家酒店作为备选。

　　5、实地考察会议地点的注意事项

　　准备会议资料、会议用品

　　1、会议资料的类型：来宾资料、会务资料、沟通资料

　　2、会议用品的类型：必备用品、特殊用品

　　3、工作程序

　　(1)准备会议资料

　　来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证

　　会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

　　沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议和协议合同以及相关资料。

　　(2)准备会议用品

　　4、处理会议临时产生的文件：由临时动议产生的提案记录、决议等。

　　5、选择会议用品及会议经费使用应该注意的问题

　　(1)树立全局观念，搞好综合平衡。 (2)经济适用，合理先进。

　　(3)严格根据会议经费的预算，量入为出。 (4)注意轻重缓急，精打细算。

　　邀请会议嘉宾

　　1、会议嘉宾的类型：

　　组织方的上级领导和政府官员企业的重要客户和各种利益方社会名流和影视明星

　　对实现会议目标有潜在贡献的人

　　2、嘉宾邀请的要求

　　(1)首先确定嘉宾的名单，并事先确认能否出席; (2)要发出正式邀请函。

　　(3)要做到有礼貌。 (4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。

　　(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。 (6) 嘉宾人数不宜过多。

　　3、工作程序：

　　(1)研究邀请嘉宾名单。 (2)拟发请柬。

　　(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

　　(4)在会议正式开始之前，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。

　　4、会议嘉宾的安全和保卫

　　职责：应熟悉地方和国家法律、法规，能够冷静协助公安人员制服滋事者;防范火灾;熟知会场的紧急疏散示意图，了解如何在大规模恐慌中维持秩序;向领导汇报事故情况;监督装卸会议用品，防止与会议有关的财产或展品被盗;会议值班制度要健全，安全保卫人员要坚守岗位。

　　检查：确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠;确保会场内消防设施齐全有效;确保会场的防偷听装置灵敏高效;确保会场的防盗设施处于运行状态;检查进出会场的人员的身份，禁止与会议无关的人员进出会场。

　　5、会议嘉宾的接待：接站工作、迎接工作、具体接待工作。

　　做好会议记录工作和简报工作

　　1、为会议记录做好准备工作。

　　2、会议记录的内容：会议描述、与会者姓名、缺席者请假条、宣读上次会议记录、有会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务、其他事务、下次会议日期、主席签名。

　　3、会议记录：标题+正文+尾部

　　4、会议简报

　　(1)内容：反映会议情况，交流会议经验，沟通会议的信息。

　　(2)结构：报头、报核、报尾

　　5、会议记录的要求：

　　(1)快速。 (2)真实性：准确、清楚、突出重点。 (3)资料性要求。

　　6、会议简报的要求

　　(1)真实准确; (2)短小精悍; (3)快是简报的质量体现; (4)生动活泼。

　　接待采访会议的新闻媒体

　　1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则：

　　(1)会议要求实事求是。 (2)掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

　　(3)报道中的重要观点和提法，要经领导审定，以免造成差错或失误。

　　(4)要准备得全面周到、主动积极。

　　(5)在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。

　　(6)要随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道，为领导准确掌握会议的效果提供参考。

　　(7)会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。

　　2、接待新闻媒体的工作内容：

　　(1)由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导者审阅后，向媒体发送。

　　(2)在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发布消息。

　　(3)在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。

　　3、工作程序

　　(1)媒体人员登记。 (2)为媒体人员提供简单的会议材料。

　　(3)安排拍照和新闻发布会等传统活动。 (4)安排媒体沟通会。

　　4、注意事项

　　(1)妥善处理新闻媒体的负面报道。 (2)汇总新闻媒体的各种报道。

　　安排会议值班

　　1、会议值班工作的内容：

　　(1)值班电话记录 (2)值班接待记录 (3)值班日记 (4)作好信息传递。

　　2、工作程序

　　(1)制定值班工作制度 (2)明确值班工作任务 (3)编制会议值班表

　　3、编制值班表应有的项目

　　(1)会议值班时间期限和具体值班时间。 (2)会议值班人员姓名。

　　(3)会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

　　(4)会议值班负责人姓名或带班人姓名。

　　(5)有时须用简明的文字表明值班的工作内容。

　　(6)标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。

　　安排会议礼仪服务

　　1、会议的通用礼仪

　　(1)会议文书礼仪。会议的请柬、邀请函、通知等文书在格式、称谓、语言上都应遵守相关礼仪要求。

　　(2)迎送礼仪。无论是参会的领导、嘉宾还是一般的参会人员都应该热情接待和周到服务。一般应在会前组成一个会务组，专门处理有关问题。

　　(3)参会礼仪。要遵守会议纪律和时间，不交头接耳，不迟到早退，发言不超过规定时间。

　　(4)服务礼仪。在会议的签到、引领、食宿接待服务中要遵守礼仪的一般要求，注意服务忌语，使用礼貌用语。

　　2、主持人的礼仪

　　3、会议发言者礼仪

　　4、会议参加者礼仪

　　5、工作程序：

　　(1)选择会议礼仪服务人员 (2)分解工作程序

　　(3)培训会议礼仪服务人员 (4)准备服装用具 (5)礼仪执行

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