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盘点公文处理的注意事项
公文，就是处理公务的文书。运用公文来处理公务，是人们组织开展经济社会活动时使用最经常、最普遍的方式之一，而且管辖范围越广、人员越多的机关和单位，这种方式运用得越多，与此相适应，从事与制发公文相关工作的人员也越多，机构也越大。 为此，下面小编带来公文处理中的几点注意事项。
公文处理的注意事项
主送机关对公文负有“主要受理”之责，决定了：
（1）主送机关须对公文所涉事项拥有相应权限。
（2）主送机关的标注要准确、恰当，符合行文规则和公文处理工作程序。
（3）向上级机关行文，原则上主送一个上级机关。
如果不符合上述要求，就会导致这样或那样的问题。下面，介绍一下主送机关使用中的常见误区。
01 误以为所有文种都需标注主送机关
公文一般需标注主送机关，如通知、报告、请示、批复、议案、函等。但也有一些文种，如决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告等，通常用于大范围宣布重要事项、重大决策、法定事项，因此不必标注特定的主送机关。
02 将同一公文更换主送机关后重复发送
该情况主要见于上行文。一些下级机关出于希望请示、报告得到更多上级机关重视，或者不想把上级机关标注为抄送机关、单独报送显得更为尊重等考虑，会将同一件公文更换主送机关后重复报送给多个上级机关。例如：
（1）将同样内容的公文，以县委的名义报送市委，同时以县政府的名义报送市政府。
（2）以县委的名义报送市委，同时以县纪委的名义报送市纪委。这种做法，可能导致同一件公文被不同上级机关重复办理，扰乱上级机关的公文处理秩序，甚至可能导致不同上级机关的处理结果互相矛盾。正确的做法仍然是明确区分主送、抄送机关。以上面2种情况为例，第1个可以县委、县政府名义报送市委、市政府；第2个可以县委名义报送市委，同时抄送市纪委。
03上行文、下行文的发文机关与主送机关不是隶属或领导、指导关系
《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，行文关系根据隶属关系和职权范围确定。因此，上行文和下行文的发文机关与主送机关之间必须是隶属或领导、指导关系。
例如：（1）上级政府与下级党委（党组）之间没有隶属关系，因此不能以下级党委（党组）名义向上级政府报送请示、报告。
（2）上级党委、政府的部门与下级党委、政府平级，因此不能以上级党委、政府的部门名义向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中提出指令性要求。
04违规向上级机关负责人报送公文
《条例》明确规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”这样规定是因为，上级机关的办公厅（室）收到公文后，要按程序办理并研究提出意见，再逐级报领导批准。如果直接将公文报送上级机关负责人，则可能会绕过正常的公文处理工作程序，不利于公文的集中、统一、规范办理。例如：
（1）对于举办会议、活动的请示，办公厅（室）要根据本机关总体工作安排和负责人日程安排，合理研究确定时间、出席人等，之后再报负责人批准。如果下级机关直接将请示报上级机关负责人批准，则可能会造成时间安排等方面的冲突。
（2）对于涉及上级机关多个职能部门的请示，办公厅（室）需先征求职能部门意见，再综合各方面意见提出处理建议。如果下级机关直接将请示报上级机关负责人批准，则可能会造成相关职能部门不知晓、意见无从反馈等问题。
05重复报送主送机关负责人
一些机关在向上级机关报送公文时，生怕上级机关负责人不能尽快、亲自看到，就同时主送上级机关负责人，如县政府主送“××市长并市政府”。还有的单位虽然没有在主送机关中并列标注上级机关负责人，但在实际报送时却发送给上级机关负责人，或者在发送上级机关办公厅（室）的同时，单独给上级机关负责人报送1份。这些做法都是不正确的。给上级机关的公文，经办公厅（室）运转后上级机关负责人肯定会看到，重复报送可能造成同一件公文重复处理，也加重了领导的阅文负担。
06将相互隶属的单位并列为主送机关
例如，请示、报告主送“市委、市委宣传部”就是错误的。因为市委宣传部是市委的工作部门，如果公文涉及其职责，市委自然会向市委宣传部交办，因而不必在主送机关中列出。如果确实有必要让市委宣传部执行或者知晓公文内容，可以将其列为抄送机关。
公文处理的三点要求
（一）及时
及时就是要求在公文处理活动中，确立高度的时间观念，珍惜时间，注重时效。公务活动是具有时间要求的，公文作为公务活动的工具必须抓住时机，维护其时效，使各项工作能迅速有效地处理，消灭公文运转处理和管理中的各种“瓶颈”，用时间管理论等理论和方法去对公文处理过程实施组织和控制，使公文处理做到不压、不拖、不扣、不失控、不滞留，把握好公文运转的方向和流量，明确公文处理的各类急缓时限要求，避免公文旅行和推诿扯皮，使公文处理及时、适时，轻重缓急能够处理得当。在公文处理活动中维护了时效性，也就提高了组织时间的利用价值，从而体现了“时间就是金钱，效益就是生命”的现代管理思想。“及时”的要求既是由公文处理的内在规律所决定的，也是客观实践所要求的。
（二）准确
公文本身担负着传达贯彻党和政府的路线、方针、政策，指导、布置和商治工作，请示和答复问题，报告和交流情况等社会职能。它是传情办事的工具，具有凭据查考、传递信息。规范行为和统一思想等作用，如果自身不严密、不准确，语生歧义，莫衷一是，就很难在明确地宣布政令方面发挥主渠道的作用。而在做为“有案可稽”的证据时就难以为凭，其在传达信息时就缺乏可信性和价值，更无法去统一人们的思想，规范人们的行动。准确性还体现在收发文的处理和管理、归档等工作环节中，任何一环不准确，都将影响到公文的效用，以及它的权威性和时效性。因此，准确是公文处理工作的基本前提和起码要求。没有准确就没有及时、安全和高效。要做到准确，就需遵循统一的公文处理制度，落实岗位责任制，责任到人，建立健全激励和竞争机制，提高实践者的素质。
（三）安全
公文既是从事公务活动重要工具和手段，公文处理就“必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。所谓国家秘密，是指“关系到国家的安全和利益，依照国家法定程序确定的，在一定时间内只限定于一定范围人员知悉的事项。”（《保密法》）公文处理的保密工作是指在公文处理活动中，严格执行有关的保密规定，运用各种制度和手段，确保公文处理活动中涉及的国家秘密被限于一定时期和一定范围内的人员知悉，使之不失密、不泄密，不被窃密。要保证公文处理的安全，首先要按照法定程序正确确认公文秘密范围，准确地、合理地划定秘密的等级和保密期限，作出相应的国家秘密标志。其次，公文处理人员要管好自己的“眼”和“嘴”，自觉做到不该看的不看，不该问的不问，不该记录的不记录，不该说的不说。不经批准不随便翻印、复印、摘录、转抄、私存、外借秘密文件。其三，在公文的传递、保管之中，工作人员需增强责任感，不随便携秘密文件外出或出人公共场所，认真登记，妥善保管，严格按照文件传阅的范围和途径传递文件。其四，采取技术防范、技术检查手段，加强对制作和存贮秘密文件的设备的检查。
公文处理的顺序
一、先“急件”后“平件”
一般说来，领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件，另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断，把“急件”放置在最上方，可以较好地提示领导，使得“急件”及时得到领导处理。“急件”有很多种，与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”，上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”，但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文，秘书应当在第一时间送呈领导。
二、先“阅示件”后“阅知件”
文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言，领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《 部门关于申请增加编制和经费的请示》一文，就需要领导掌握 部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况，以便作出批示，应让领导首先批阅这类“阅示件”。而对于“阅知件”，如《关于 担任 大学校长的函》，对于这类公文，领导只是知晓这一情况即可，一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。
三、先“热点件”后“一般件”
每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点，相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估，这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间，与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”，这类文件的排序应当靠前。当然，所谓“热点”都有一定的时效性，有些事件在某一时间段是“热点”，在别的时间段就不一定是“热点”了，这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点，关注本行业、本领域的改革发展，对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸，努力提高把握“热点”的能力。
四、先“分管件”后“相关件”
这一点对于服务副职领导的秘书尤其适用。一个组织或单位的副职领导都在明确分工的基础上分管有关工作。一般说来，他们更多地关注各自分管领域的工作，对于有关的文件也应当作出明确的指示，这就要求秘书把这类文件排在相对靠前的位置。而对于并非分管工作而只是相关工作的文件，相对而言就不如前一类“分管件”那么“重要”了。比方说，《校团委关于举办 活动的请示》，对于主管团委和学生会工作的校领导来说，这是他分管的工作，该文件属于“主管件”；而举办这个活动涉及到场地使用问题，对于主管资产或产业的校领导来说，这是与其分管工作相关的领域，该文件属于“相关件”。明白了这一点，文件如何排序也就一目了然了。
公文处理的特点
（一）公文格式的规范化
公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。
所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。
所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。
《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。
经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。
（二）公文格式的法定性
公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。
正因如此，我国新型公文表现出三大特点：
1．坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。
2．运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。
3．廉洁奉公、全心全意为人民服务
这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。
（三）公文格式的层次性
在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。
我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。
（四）公文的美观和庄重性
公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。
公文格式的美观和庄重包括三方面内容，一方面是公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现美观和庄重；另一方面是公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏也影响到公文的美观与庄重；第三方面是办文人员在办公过程中认真负责的态度．也影响到公文的美观与庄重。
《国家行政机关公文格式》国家标准（GB／TP704—1999）中规定的公文用纸技术要求、用纸的大小，印刷排版和装订要求直到公文中各要素排列位置。这一切就是体现出国家行政机关公文的美观和庄严性。
格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。
公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。
公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。
公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。
由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。
上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。
由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。
公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。
公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。
公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。
署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。
署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。
公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。
公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。
除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。
公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。
公文页数顺序号。
写作原则
1、内容上“三查三改”
查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。
查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。
查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。
2、文字上“三查三改”
查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。
查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。
查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。
3、体式上“五查五改”
查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。
办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。
公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。
公文的作用
一、有上传下达、互通情报的作用。
二、有工作依据和凭证的作用。
三、有宣传教育的作用。
四、有规定人们行为的规范作用。
公文结构的基本内容
公文结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织安排好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体，组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。
（一）公文的开头与结尾
一篇公文中，开头与结尾，一个居前，一个殿后，地位都相当重要。
1、开头
开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。最常见的公文开头，大致有以下几种：
①起因式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头。
②目的式开头。开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了……”、“为……”。
③根据式开头。一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。
④时间式开头。一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头。
⑤引文式开头。一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。
⑥事情式开头。即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。
2、结尾
公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。
公文中的结尾也是多种多样的，常用的有如下几种：
①总结式结尾。在结尾部分对全文作出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。
②希望号召式结尾。在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。
③强调式结尾。对主题意义再次强调以引起重视。
④专用式结尾。如“以上请示是否妥当，请批复”、“当否，请指示”等。
（二）公文的层次与段落
段落是形式范畴的概念，即自然段，其行文标志是“另起一行，空两格”；层次是内容范畴的概念，即意义段，没有明显的行文标志。
1、层次
所谓层次，又叫意义段，结构段，是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位，也是结构的基本单位。
层次的划分是有其客观依据的，有时按照事物发展的时间来安排层次，有时根据事物的空间来安排层次，有时按照事物的功能和特征的主次来安排层次，有时按照公文的逻辑联系来安排层次。
公文往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。
①总分式。总分式也叫主从式，是指构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。有命令、决定、通知、通告等公文中多是先交代观点，而后具体陈述主张和办法。
②并列式。这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。
③递进式。这是按照内容的逐层推进，层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。
④因果式。这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。其中有的先说因、后说果，有的则先交代结果，后分析原因。
⑤连贯式。这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文中采用这种方式的以时序的推进为多。如简报、报告、会议纪要等常用这种方式。
2、段落
段落是构成一篇公文的基本单位，人们习惯上称之为自然段。
段落的划分要注意四点：
一是单一性，即一个段落只能表达一个中心内容，不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起；
二是完整性，即一个中心内容必须在一个段落里说清楚，而不能分散在几个段落里讲；
三是连贯性，就是说前后段的内容要有承继关系，不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断；
四是匀称性，即段落的长短划分要适度，不能长的太长、短的太短，避免给人以不太协调的直观印象。
（三）公文的过渡与照应
1、过渡
过渡是指公文层次、段落之间的衔接与转换，在公文中起着桥梁和纽带的作用，使全文浑然一体，逻辑性强。
公文写作时，在下面几种情况下一般需要过渡。
一是思想内容转换时。
二是表达方式转换时。
三是结构形式转换时。
常用的过渡方法主要有三种。
一是词语过渡。常用的表示关联和转折的词语主要有：不过、既然、因为、所以、虽然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、总而言之、综上所述等等。
二是句子过渡。在段落或层次之间，有时也用一个句子将上下文衔接起来，这样的句子就叫做过渡句。过渡句可以设在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，应根据具体情况，灵活掌握。
三是段落过渡。凡是两层或两段文字之间意思相隔较远，或表达方式、结构形式变换幅度较大时，可用段落来进行过渡。这种在层次和段落之间起承前启后作用的段落，叫做过渡段。
2、照应
照应是公文内容上的前后照顾呼应。
公文中常用的照应方法主有：
一是首尾照应，让公文的开头与结尾遥相呼应，使开头说的话在结尾处得到深入的补充和强调。
二是前后照应，让公文的前后内容之间互相照顾，彼此呼应，使公文的结构紧凑、主题鲜明、逻辑性强。
三是题文照应，使正文与标题相照应，起到展开主题、深化主题的作用。
公文结构的基本要求
公文结构的安排，应当服从于和服务于公文主题表达的需要，要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则，并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。在此基础上，力争达到自然、完整、严谨、连贯、匀称等要求。
公文处理的格式
一、公文格式
“党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书”。《条例》不但把格式写进了公文的定义，还专门安排一章讲公文格式问题，由此可见公文格式在公文中具有重要的地位和不可替代的作用。
公文格式，从广义上讲，是指公文的外观形式，它由公文的文面格式、用纸格式和装订格式三部分组成。从狭义上讲，公文格式特指公文的文面格式。
文面格式。
公文文面格式是指公文各个组成部分的排放位置、间隔距离、大小规格等方面的要求，包括版面安排、字体型号、字间行距等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。党的机关公文的文面格式由版头等19项组成。这19项又可划分为文头、主体、文尾3个部分。文头部分包括版头(报头)、份号、密级、发往地址、紧急程度(等级)、发文字号(部委号)、签发人、收发报序号8项，位于公文首页上部，占整个页面的1/3左右。主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章7项，位于文头部分以下，文尾部分之上。文尾部分包括印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记4项，其中，印制版记又包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容。确定文尾部分的排放位置要注意两点：一是印发传达范围要标注在成文日期之后(不署成文日期的，标注在正文之后);二是主题词、抄送机关、印制版记必须标注在最末一页的下端。掌握公文文面格式的各项规定，是做好公文处理工作，尤其是排印工作必不可少的条件。公文怎样印制才规范，省委办公厅专门制定了一个公文排印细则，细则中作了很具体的说明。
用纸格式。
“公文用纸幅面规格可采用16开型(长260毫米，宽184毫米)，也可采用国际标准a4型(长297毫米，宽210毫米)”。目前，我国党的机关普遍采用16开型公文纸，也有部分单位使用国际标准a4型公文纸。如果使用国际标准a4型公文纸，应通盘考虑纸张、档案卷皮、档案柜等用品的供应和配套问题。用纸格式一经确定，必须长期固定使用，不得随意改变。
装订格式。
公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。现在所有的公文处理条例、办法、细则都规定，公文应在左侧装订。装订方法一般都是用骑马钉、钉书机订或胶粘。
公文格式是在公文制作实践中逐步形成的，是有它的特定作用的：
一是能突出公文的权威性和严肃性，有利于政令的畅通。二是能更准确地体现公文的内容，使公文形式与内容统一。三是有利于受文者迅速、准确地识别公文和办理公文。四是有利于公文的安全、保密和管理，便于归档查考。
从现在党政机关制发的公文来看，格式不合《条例》规定的现象还比较普遍，常见的有以下几种：
(1)公文标题中没有发文机关名称。
(2)上报公文没有标注签发人。
(3)主送机关标注不准确。
(4)在指示、决定、规定、意见等公文中，正文前标注有主送单位，正文后有发文机关署名和成文日期。
(5)在有附件的公文中，正文之后、发文机关署名之前不标注附件名称。
(6)发文机关和成文日期标注位置不当。
(7)主题词没有按中央办公厅的规定标注。
(8)在有附件的公文中，主题词和版记不是标注在附件之后，而是标注在主件的成文日期之后。
二、行文关系
行文，指的是公文制发者向公文受理者制发公文的行为。公文制发者与受理者在公文来往中的相互关系，就是它们之间的行文关系。熟悉行文关系方面的知识并能在实践中正确运用，是做好公文处理工作的必备条件。
公文处理《条例》规定：“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定”。从隶属关系和职权范围两个因素来考虑，公文制发者与受理者之间的行文关系主要有以下六种：
1、领导与被领导的关系
按照我国现行的政治体制以及党和国家的管理制度规定，凡有隶属关系的上下级之间是一种领导与被领导的关系。各级领导机关可直接向其隶属的工作部门和下级机关发出指示性、指挥性公文，下级机关可向其隶属的上级机关报告情况、请示工作，各级机关的工作部门也可向本级机关请示、报告工作。某领导机关如果认为所属职能部门或下级机关所发的公文不妥时，有权纠正或撤销;下级机关如果对上级机关所发的公文有异议时，可向上级机关提出自己的意见或建议，但在上级机关未作出答复或不改变原决定时，仍要贯彻执行，不可因为有不同意见就拒绝执行。
2、指导与被指导的关系
上级领导机关的职能部门与下级机关相关部门之间的关系，是一种指导与被指导的关系。上级机关的职能部门在各自的职权范围内，可以向下级机关的相关部门行文，但这种行文只是一种业务上的指导与被指导行为，只能在自己的职权范围内进行，不能超越职权，即只能进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，无权给下级机关的相关部门下达命令性、指示性公文。下级机关的职能部门可以向上级机关的相关部门请示或联系相关的业务工作，但向上一级党委的主管部门请示、报告重大问题，必须先向本级党委请示、报告，并经本级党委同意或授权，或者由本级党委向上级党委请示、报告。
3、归口管理与被管理的关系
归口管理关系是党政机关的综合部门与专业部门之间在业务上的一种工作分工关系。综合部门负责统一管理其职权范围内的事项，其他部门都要服从综合部门的统一管理，不得因本单位的级别与综合部门相同或比综合部门的级别还要高一些而不服从管理。在党的机关，党委办公厅(室)根据党委授权，可以给下级党委和本级党委的其他部门行文，党委的其他部门不能给下级党委发布指示性公文，有关事项需联系，可以用函行文;如有重要工作和重大事项需向下级党委行文，可经本级党委批转，或由本级党委授权办公厅(室)转发，或由本级党委直接给下级党委行文。各部门各单位给领导机关的请示，综合部门经授权，可以直接给发出请示的单位复函，而非综合部门就不能这样做。
4、属地管理中的统管与被统管关系
统管与被统管的关系，是指设在某一地区的上级机关和上级机关的派出机构、外地机关与企事业单位的派驻机构与当地党委、政府在某些方面的管理与被管理的关系。例如，有些中央或其他领导机关垂直管理的机构，党的组织关系在地方，在党的建设方面，这些机构应接受地方党委的统一管理;中央派驻地方的机构，如设在省会城市的机构，在社会公共事务方面，既要接受省政府的统一管理，又要接受省会城市的统一管理。又如，省直机关设在省会城市，相对于基层而言，它是领导机关，但在基建、市政管理、城市规划、社会治安等方面还是要接受省会城市及所在区政府、街道办事处、派出所的统一管理。统管单位可以在自己的职权范围内就某些方面、某些事项向与当地党委、政府没有隶属关系的单位行文，或布置任务，或要求他们遵守某些法规、法令、政策。被统管的单位不接受统一管理，或违反了当地有关政策、法规、法令，当地党委、政府有权进行咨询、检查或依照有关规定处理、
5、监督与被监督的关系
具有监督职能的机关与被监督对象之间有一种监督与被监督的关系。如，党的纪律检查委员会与党的其他工作部门之间、各级人民代表大会常务委员会与本级人民政府之间、政府监察部门与政府的其他部门之间、人民检察院与本级公安机关和法院之间等，都有一种监督与被监督的关系。在规定的范围内，监督者与被监督对象的公文往来应体现监督与被监督的关系。例如，政府要定期或不定期地向本级人大常委会报告工作，有些紧急的、重大的问题，须随时请示或报告。政府在日常工作中形成的文件，一般应同时抄送给本级人大常委会，以便随时接受监督。
6、平行机关之间的协作关系
两个机关没有隶属关系，一方对另一方没有制约的权力，这两个机关即为平行机关。平行机关不分级别高低，例如，本级机关的各部门之间、本级机关的部门与下级机关之间、本系统的各级机关与外系统的各级机关之间、本地机关与外地机关之间等，他们都互称平行机关。平行机关之间联系工作、商洽事宜使用的文种仅局限于“函”，它们之间的行文关系，是一种互相支持、配合和协作的关系，不得互发指挥性、指示性公文。
公文处理《条例》第四章《行文规则》中，对如何处理行文关系问题作了一系列规定，但在公文处理实践中，不按这些规定办事的现象并不少见。比较突出的有这么几种：(1)文种使用不当，或将请示与报告混用，或该用函的用请示。(2)行文方式不当，该间接行文的直接行文;在间接行文中，分不清哪些该用“批转”，哪些该用“印发”，哪些该用“转发”。(3)党委的工作部门向下级党委发指示性公文。(4)越级行文。(5)在党委办公厅(室)向下级党委的行文中，没有用恰当的语言将党委授权办公厅(室)行文的意思表达出来。
三、公文处理的任务
公文处理，简而言之，就是公文制发机关为使发出的公文行文目的得以实现或公文受理机关为使收到的公文发挥其应有的作用，按照一定的规范和方法，对公文所进行的起草、校核、签发、印制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
公文处理可分为收文处理和发文处理。收文处理，是指收到外部送达本机关、单位的公文后，对其进行拆封登记，直至阅办完毕立卷归档的整个过程。发文处理，是指公文拟稿到审批直至发出和立卷归档的整个过程。
公文处理要做的事情很多，主要有文件的签收、登记、拟办、批办、承办、催办和办毕回复;文稿的撰拟、校核、签发和缮印、用印;文件的分发、传递与传阅;文件的保管、清退与销毁;文件的立卷和归档，以及领导同志交办的其他公文处理任务。这里列出的任务，只是对公文处理要做的事情作个粗略地划分而已，如果作进一步细划，还可以列出许多具体的事项。比如，缮印文件，就有文字录入、校对、制版、印刷、装订等等工序。
上述这些工作，有的在公文处理中是主要环节，如承办、拟稿、校核、签发、缮印等;有的属辅助性环节，如签收、登记、催办、传递等。有的工作在一件公文的整个处理过程中只需进行一次，如用印、答复等;有的可能要进行若干次，如登记、催办、传递等。有的工作只在办理收文或发文时有，如“答复”只在办理请示时才有，“校核”只在办理发文时才有;而有的工作，无论是办理收文还是办理发文都有，如登记、分发、传递等。
这里要特别指出的是，公文处理的任务，不是所有的都由专职人员来承担。一件公文从起草到立卷归档，要经过很多环节，有多方面的人员参与。公文处理的参与者主要有三种对象。(1)行文单位和受文单位的领导，包括分管领导和主要领导。其基本职责是对本单位发出的公文进行审阅签发;对秘书部门及承办单位在收文处理中提出的意见进行审定或者对收文直接批示办理意见。(2)办公室分管公文处理工作的负责人。他们除了直接参与某些环节的公文处理工作外，还有三项职责：一是对经办人员在办文中提出的初步意见进行把关，采纳其合理的建议，修改、补充不完善的地方，舍弃不可取的意见并提出新的处理方案;二是为统一各有关部门或单位对某件公文的处理意见进行协调;三是对公文处理各个环节的工作进行指挥调度。(3)秘书部门从事公文处理的专职人员。他们在公文处理中，有的只承担其中某一两个环节上的任务，有的除了领导干的事情之外，其他工作全都承担。此外，有些文印人员和机要人员也参与公文处理工作，主要是负责印制和传递任务。
四、公文处理的程序
任何一件公文的处理，从起草到完成它的现实效用后立卷归档，都要经过若干必不可少的工序，在公文处理过程中，这些工序组成一个先后有序、环环相扣、首尾相连的整体，这就是该公文的处理程序。
公文处理的程序是公文处理工作对人们的客观要求，只有按程序办事，公文的处理才能做到科学化、规范化、高效率;不按程序办事，公文的处理就容易出现混乱和差错，不仅质量难以保证，还可能误时误事。怎样才能做到严格按程序办文呢?需要把握好以下几点：
1、弄清公文在处理过程中要经过哪些工序
不同的公文，处理程序是不相同的。
例如，在处理发文时，校核这道工序是少不了的，而在处理收文时，则不需要这道工序。又如，同样是处理收文，处理请示，必须有答复，处理报告，则一般不需要答复。怎样才能知晓某件公文在处理过程中要经过哪些工序呢?许多公文在正文之前都注明了受文单位，受文单位常常就是公文处理过程中必经的环节之一。当然，也有的公文标注的受文单位不准确，受文单位并非公文处理过程中必经的环节，比如，有些应向政府请示的事项行文时将受文单位写成党委。遇到类似情况，就要弄清真正的受文对象是谁，这样，才能准确地把握公文处理的程序，公文的运转才不会出现偏向。
分析公文的具体内容。
公文的内容是确定办文程序的重要依据。一件请示公文，应该批给谁看，交给谁承办，都要先了解公文的内容之后才好确定。比如有的公文讲的是局部性工作，一般情况下，经分管领导审阅之后就可付印;如果讲的是全局性工作，文稿中提出的政策、措施与某些部门的工作有关，文稿送领导审定之前，必须先征求相关单位的意见，如果没有涉及到部门主管的业务，则征求部门意见这道工序可以省去。
分析公文的制发体式格式。
湖南省委办公厅印发的公文处理《细则》，对公文的制发体式、格式等作了一系列规定，这些规定中有许多也是把握公文处理程序时需要考虑的因素。比如，一件公文如果用电报的形式下发，必须经过机要部门转输;如果印成红头文件下发，则传递工作不需经过机要部门。又如，省和市州党的机关制发的公文，会议纪要和有固定版头的普发性文件可以不盖行文单位的印章，而其他文件则一律要加盖印章。
分析公文制发机关对公文处理提出的要求。
有些公文，行文单位会对受文单位办文提出某些要求，如规定什么时候反馈文件的贯彻落实情况，什么时候报问题的处理结果等等，这些要求都是处理公文时必须照办的，也就是说，反馈文件的贯彻落实情况、上报问题的处理结果，这些都是公文处理过程中必不可少的环节。
2、确定各道工序排列的顺序
公文处理的程序，好比工厂里的流水线作业的工艺流程，各道工序的组合排列有其自在的规律，必须先后有序、上下衔接，不能错位，不能颠倒顺序。打乱了办文程序，公文处理工作就难以顺利进行，有的还会增加很多麻烦;有的可能前功尽弃，必须从头做起。那么，公文处理中各道工序的顺序应当怎样确定呢?
第一，根据各道工序间的相互关系来确定。
在公文处理的各道工序中，有的工序是为其他工序提供前提条件的，这道工序完成以后，别的工序才能进行，这道基础性工序的位次就必须排在前面，而其他非基础性工序的位次只能排在它的后面。比如，在制发文件的一系列工序中，有领导签批、印刷、盖章三道工序。这三道工序的排列，必须是领导签批文件安排在最前面，其次是印刷文件，最后才是盖章。这三道工序的位次是不能颠倒的，因为文件不可能在领导签批之前就印刷，也不能还没印好就盖章。
第二，根据决策民主化、科学化的要求来确定。
许多公文的处理过程实质上就是一个领导决策形成的过程。在公文处理过程中，虽然有的本身不是决策，但对于正确决策的形成具有辅佐、借鉴作用，如为决策提供政策法律依据和信息资料、征求和协调有关方面的意见、拟订公文处理的预案等等。要使这些工作对决策产生积极的作用，就必须在领导决策之前做好。如果领导决策之后再去做这些工作，就违背了正确决策的程序，秘书部门的参谋助手作用就无从体现。
3、各道工序要紧密衔接，前后照应
公文处理是一种接力赛式的群体行为。
一件公文的处理往往不是由一个人全程包打包唱，而是有若干方面的人员参与，既有秘书部门的人员，也有其他部门的人员;既有秘书人员，也有领导和其他人员。所以，一件公文的最终处理效果如何，不是由部分参与者的行为来决定，而要由全体参与者的行为来决定，它是一种综合效果。也就是说，一件公文要办好，所有环节的工作都必须做好，只要某个环节上出了纰漏或者工作不到位，其他环节的工作做得再好也会前功尽弃。这就要求公文处理的各道工序要紧密衔接，前后照应，使整个公文处理过程有机地结成一体。要达到这个要求，就要特别注意以下三点：一是各道工序都要尽职尽责，把各自的工作做到家，不能敷衍塞责，留下一些矛盾和问题让后续工序去“了难”。二是上下工序要做好交接工作，上道工序要把需要后续工序注意的事项如实全面地向下道工序交代清楚。三是要为后续工序开展工作积极创造条件。比如，有些文稿在校核时改得很零乱，就应重新打印好再送领导审阅;有些公文的办理时限很紧，前面的工序就应尽量加快办理进度，为后续工序留下充裕的时间。
当前，在公文处理工作中，不按程序办事的情况普遍存在，并且对办文的质量和效率产生了明显的负面影响。
这类问题，突出表现在以下三个方面：一是办文的程序设定得不合理、不切实际。有的设的环节太多，过于繁杂，造成文公漫游，迟迟不能办结;有的办文一味图快，一些必不可少的手续也不履行，草率办完，结果漏洞百出甚至推倒重来。二是不顾办文工作各个环节之间的内在联系，人为地打乱工作流程。这种做法实际上是不尊重公文处理工作的客观规律。比如发文工作中存在的“下跳子棋”现象就是典型。许多机关文件之所以多得成“山”，且长期不能精简下来，这是重要原因之一。三是各个环节的工作没有很好配合，彼此脱节。有些同志对公文处理的“流水作业”特点认识不足，缺乏合成作战意识，工作中或只顾“自扫门前雪”，或草率行事、虚与应付，到头来，虽然有些环节的工作做得很不错，但办文的最终结果往往要大打折扣，甚至可能出现“一着不慎，全盘皆输”的后果。
五、公文处理的特点及其对工作人员的素质要求
公文处理是秘书工作的一项重要内容，它既有与其他秘书工作相似的地方，也有自己特有的性质和要求。无论是共性还是个性，就其本身而言，有以下几个突出的特点。
1、政治性强。
公文是颁布党的方针政策和国家的法律法令的重要载体，是各级机关实施领导的重要工具和手段，不言而喻，公文处理工作具有很强的政治性，不讲政治，可以说这项工作根本无从做起。因此，从事公文处理的同志，必须具有较高的政治素养，特别是要有一定的马克思主义理论水平和政策法律水平，有较强的政治敏锐性、政治辨别力和组织纪律观念。
2、涉及的领域广。
在我们国家，党的工作涉及到各行各业、各条战线，自然，党的机关的公文也就要涉及方方面面，组织人事、宣传教育、科技文化、体育卫生、民族宗教等等，无所不及。这就要求从事公文处理的同志具有较宽的知识面，不断地学习各种新知识，熟悉各方面的情况。懂的知识越多，掌握的情况越多，办文时就会应付自如。反之，懂得的东西太少，涉足的领域太窄，对很多问题就会束手无策。
3、规范化要求高。
公文处理是一项很讲究规范化的工作，不但“产品”质量标准很高，“工艺流程”要求也很严。如拟制公文，不但要从思想内容、政策法律上把好关，还要在格式体式上把好关，一字一句，一个标点符号都不能错。办文程序必须严格遵守，事情再急，该过的环节还得过，不能图省事走“捷径”。这就要求公文处理人员必须具有严谨的工作态度，做任何一件事情都要高度负责，认真细致、一丝不苟。
4、被动性大。
公文处理是一种典型的被动服务工作。一年要发多少文收多少文、什么时候发什么文收什么文，事先无法估计，甚至上午不能预料下午的事，白天不知晚上有不有任务，而一旦任务下来，又须限时限刻完成。总之，临时任务多，处理急件多，加班加点多，工作上自主安排的余地很小，不能完全由自己来掌握工作节奏，调剂忙闲，一年到头，有事无事都处于一种紧张状态。这种特点，要求工作人员不仅要有很强的时间观念，办事利索、雷厉风行，努力从被动中争取主动，而且要有一种“全天候”服务意识，每天上班不能局限于8小时，工作日和休息日不能截然划分，不管什么时候，任务来了，家事就得抛在一边，个人的休息、娱乐必须无条件舍弃。
5、默默无闻。
从总体上来讲，秘书部门的各项工作都是服务性的，都具有默默无闻的特点，而公文处理，这个特点尤为突出。为什么会这样，主要有两方面的原因。一是公文处理比较繁杂，头绪多，工作很具体。比如发一个文件，除了要经过起草、校核、签批这些环节外，还要打印、校对、盖章、装文件袋、打文件包等等。这些工作很琐碎很平凡，不引人注目。一年忙到头，数不出几件叫得响的事情;工作干得再出色，也产生不了较大的社会反响。二是公文处理是一种“流水作业”，工序多，参与的人也多。一件公文从起草到发给受文单位，要过很多人的手，整个任务的完成融合了许多人的劳动，作为单个的参与者来说，他究竟完成了多大的工作量，在其中起了多大的作用，很难算得清，道得明。公文处理这种默默无闻的特点，决定了从事这项工作的同志绝大多数都当不了先进，更当不了名人。这就要求他们必须有一种不图名不图利、埋头苦干、甘当无名英雄的敬业精神。
高效处理公文的小诀窍
办公室每天都会收到各类公文，数量大、情况多，如何高效率地处理，直接关系到办公厅室能否发挥好参谋助手、运转枢纽作用，牵涉到党委、政府工作能否高效运转。做好公文处理工作，应掌握好“稳、熟、问、准、快、巧”六字诀。
稳，即稳重不慌乱
作为各类公文的总入口和总出口，公文处理部门经常会遇到重要文件、紧急文件、领导交办的文件、部门上门找的文件等须要同时处理的情况，想要将这些文件有条不紊地处理好，一定要做到“稳”。头脑保持清醒，理清头绪，将纷繁复杂的文件分出轻重缓急，适当处理。一般来说，重要且紧急的文件应该先办，然后是紧急但不太重要的文件，接下来是重要的文件，最后是一般常规性文件。
熟，即熟练不生疏
对党委、政府的工作规则、领导工作分工及阅文习惯、各部门的职能、公文受理范围及办理程序等都要了然于胸，这是正确处理公文的基础。收到公文后，首先判断是否在收文范围内，对范围之外的要及时与发文单位对接、退文。其次判断需要不需要进入公文处理程序，对社会性的培训邀请函之类，一般不得作为正式公文处理。再次判断应该采取何种处理方式，有的来文只需领导知晓的，应该按阅件的程序处理；有的来文需要执行或定夺的，应该按办件的程序处理。最后判断文件应该给谁看、给谁办，怎么给、怎么转，避免因为误判而返工。
问，即询问多请教
现在经济社会快速发展，新生事物多、领导新的要求多，只有不断加强学习，才能跟上形势发展需要，为领导和群众提供更好的服务。作为处室负责人，要向下属多询问了解情况，因为没有调查就没有发言权，只有全面掌握情况后，才能作出正确的决定。否则，夸夸其谈地乱说一顿，既指导不了工作也损害了自身形象。作为工作人员，要向领导和其他同事多请教经验做法。当然，我们还应当积极学习新知识，结合领导的新要求，对既有程序和做法进行大胆创新。
准，即准确无差错
准确是对公文处理工作的质量要求，是公文处理工作的生命。一份会议通知，如果把时间、地点或其他要素搞错了，会给工作造成很大被动，对本部门造成恶劣影响；一份密件，如果发送范围搞错了，会造成政策传达不到位甚至泄露国家秘密，给党和国家造成损失；一份请示，如果没有把好关或者把呈报领导搞错了，会耽误工作的推进甚至给领导之间造成误会。
快，即迅速不拖拉
公文处理部门一般来说是办公室公文入口的第一环和出口的最后一环，起着承上启下的枢纽作用。作为第一环，如果处理慢了会直接影响后续环节的办理，使平件变成“急件”；作为最后一环，如果拖拉，会造成公文拥堵，长时间出不去，甚至形成“中梗阻”。所以，作为领导身边的工作人员，工作应该更加积极主动，杜绝懒、慢、拖的不良现象，牢固树立“马上就办”的雷厉风行作风。
巧，即灵活不死板
公文处理工作是高度程序化甚至程式化的，具有纪律性和严肃性的特点，如果按照一人一个思路、一人一套标准去处理公文，就会导致政令不统一。当然，坚持原则性并不排斥灵活性。因为程序是死的，情况是活的，而人则是掌握程序和情况的统一体。所以要用好用足程序适应新情况，又不能以不变的程序来应对千变万化的新情况。比如，有的领导工作特别忙，文件就不能放在他的办公室里等他阅批，而应该主动掌握领导活动规律，抓住领导开会的间隙或下班后离开单位前的空闲时间找领导签文件。
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