关于行政文员岗位说明书

时间:2017-10-04 编辑:圳玲 手机版

  一、岗位概况

  岗位名称 行政文员 所属部门 行政人事部

  直接上级 行政人事部经理

  直接下属 无 管辖人数 0人

  岗位定员

  1人

  岗位概述

  在行政人事部经理的带领下,完成各项行政工作,监督公司制度的实行,为公司以及全体员工提供行政服务。

  二、岗位职责及工作内容

  岗位职责

  工作内容

  1.前台接待

  ①接待客户、宾客和面试人员等来访人员

  ②公司快递、信函、资料的收发、登记及汇总统计 ③维护前台秩序及环境

  2.修订公司制度与实行监督

  ①协助行政人事部经理制定、修订相关行政制度,适时提出调整完善建议

  ②监督其他部门执行公司的相关制度与规定

  3.考勤管理 ①记录、整理每月员工考勤相关数据并汇总统计

  4.草拟公司文件

  ①根据行政人事部经理的指示,草拟信函、表格等公司相关文件

  5.管理办公用品

  ①日常办公用品的保管、发放和登记

  ②负责公共办公设备的保管与日常维护

  6.会议相关

  ①做好部门会议记录,并在会后及时整理成会议纪要

  ②负责公司各级会议的会务工作

  7保密工作 ①对所保管以及所处理的文件资料做好相应的保密工作 8.其他工作 ①完成行政人事部经理交办的其他行政工作

  三、任职资格

  学 历 大专或大专以上学历

  专 业 行政管理、人力资源、法律、文学、管理等相关专业 经 验 一年以上相关工作经验,优秀应届毕业生亦可

  身体条件

  健康,无传染病史

  能力要求

  1.亲和力好,具有良好的沟通技巧

  2.敏锐的分析、判断能力,良好的团队、服务意识

  3.良好的创新思维和较强的学习能力,并具有较强的文字写作功底

  4.熟练使用OFFICE办公软件

  四、工作环境与劳动条件

  工作场所 公司前台处 环境状况 舒适

  危险性 基本无危险,无职业病危险

  办公设备

  电脑、电话、打印机、传真机等相关办公设备

  五、工作规范

  1. 必须认真遵守公司各项相关的规定与制度。

  2. 对待来访客人,必须礼貌接待,认真聆听其来意,有必要时做好记录,如遇无法处

  理的事情时,则请客人稍等,请求上级出面解决。

  3. 对所收取的快递、信函、资料要做好登记,并保证记录信息的完整和准确。 4. 要保证前台环境整洁干净,前台秩序有条不紊。

  5. 要保证草拟的信函、文书、表格和统计资料等相关文件数据准确,无错字别字。 6. 在执行监督的职能时,应保证遵循公平公正的原则按照一定的标准对待所有部门及

  员工,尽职做好监督工作,不得弄虚作假、。

  7. 做好日常办公用品的保管和发放工作,保证日常办公用品库存充足,发放合理有序。 8. 做好公共办公设备的保管与维护工作,保证各公共办公设备使用顺畅。

  9. 认真、及时完成行政人事部经理所交办的各项行政工作。

  六、相关工作流程

  1.快递、信函、资料代收及转交流程

  快递接收人 行政文员

  所需表格

  《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

  《公司往来快递、信函、资料收发登记表》

  2.快递邮递流程

  行政文员

  员工

  所需表格

  《快递详情单》

  《快递详情单》

  快递到达前台,签收并登记相关信息。

  通过工作QQ联系快递接收人。

  快递接收人到前台签领。

  填好快递表单,并与邮寄物品交付行政文员。

  联系快递收发员邮寄快递。

  3.面试人员来访接待流程

  面试人员

  行政文员

  所需表格

  《面试登记表》

  《面试登记表》

  到达公司前台。

  询问其相关信息、引

  导就座、倒水并请其填写面试登记表,同时做好面试记录。

  填写面试登记表。

  联系相应面试官,确定面试地点并带领面试人员到面试地点等候。

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