如何设计岗位说明书

时间:2017-10-07 编辑:乐诗 手机版

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  通过学习本课程,你将能够: ● 了解岗位说明书的构成; ● 学会撰写岗位说明书; ● 分析岗位的变化轨迹。

  如何设计岗位说明书

  一份完整的岗位说明书应该包括:基本资料、工作内容、任职资格、工作场所、考核标准以及备注六大部分。

  【案例】

  某公司销售工程师职务说明书

  一、基本资料

  二、工作内容 1.工作概要

  负责本公司产品的销售。

  2.职务说明(逐项说明工作任务、职责、权限、时间消耗)

  3.工作关系

  三、任职资格

  体能要求:身体健康,能承受快节奏、满负荷的工作,保证经常加班。

  四、工作场所

  五、考核标准

  六.备注

  直接上级: 该职务执行人: 年 月 日

  以下是对上述岗位说明书模板分析得出的结果。

  一、基本资料

  1.工资

  工资水平不应该出现在岗位说明书中,但可以明确工资等级。 2.辖员人数

  辖员人数是指所有被管辖区域的人数,即直接下属向上级报告的人数,应该加入这个岗位的管理跨度。 3.批准人

  一般来说,批准人可能是两类角色: 人力资源经理

  人力资源经理在岗位说明书上签字的目的是确认准确性,主要是从形式、管理技术角度负责,保证所采用的表格规范化。

  岗位最直接或间接上司

  直接上司在岗位说明书上签字,是对这个岗位具体的职责任务、入职要求、工作环境、工作条件、工作待遇等把关。

  对批准人,可以理解为直接上司核准,人力资源总监批准。 4.工作性质

  岗位说明书中,对工作性质的提法不清楚,应改为职位类别或工作职系。

  二、工作内容

  1.工作概要

  工作概要是综合性的、最简单的语言描述。 2.职务说明

  职务说明部分,权限标注应该清楚具体。整个公司应该制定一个权限“字典”,用于解释一些词的含义。

  耗时

  职务说明需要在有规律、清晰的描述之下加进耗时。还可以用其他,如工作量、频次、数量进行描述。 各项职责排列

  各项职责应该本着先重后轻的原则进行排列。 完成岗位目标和上级下达的其他任务

  制度永远都是滞后的,无法事先规定些临时性或突发性计划,需要用职务说明进行约定。

  3.工作关系

  在表示某种工作关系时,图形方法是最形象、最直接、最有效率的方法。

  管理是工具,任何时候都要找到最快、最有效、最简单的表示方式。用图形表示工作关系,通常包括三部分:

  组织结构图

  即与这个岗位相关的上下、左右的组织结构图。 工作关系图

  即这个岗位通常和哪些岗位发生工作关系。 职务升迁变化图

  即岗位通道、职务通道的图示。

  进行岗位分析时,应该把工作流程图绘制出来,即本岗位的主要工作流程。

  三、任职资格

  1.任职资格部分

  首先是所需学历及专业,其次是所需技能的培训。其中,专业要求应该明确。

  所需学历,有最低学历要求,也应该有最高学历要求,或者叫基本学历要求,两种模式均可。

  国内管理有一个误区,就是人才高消费,结果是培养了一批又一批人才,但也存在大量人才流失。用人时,可以选择用低不用高,这能让员工更加珍惜自己能胜任的工作。

  2.所需经验

  除对工作年限做明确规定外,还需加注解,即需要有一套测试实际能力的体系。 3.一般能力

  应该对各个能力的定义进行描述,明确打分标准。 4.基本素质和个性特征

  除对一般能力做出要求外,还应该对岗位业务能力做出要求。可以利用很多心理学成果,例如:特征、个性等心理学内容,使内容更加丰富。

  5.体能要求

  有些岗位对体能有一定的要求,比如讲师,需要长时间站立进行课程讲解。 不同的职业和岗位,有的甚至对年龄、性别也有要求。 四、工作场所

  1.工作时间

  工作时间应该明确,如有加班要求应该写具体,且具有可操作性。 2.工作环境和条件

  工作环境和条件要详细体现出来,比如:室内环境,是否提供午餐,有无粉尘、噪声、辐射等都要明确清楚。 【案例】

  总监辞职

  某企业招聘了一名总监,上班三天就提出了辞职。原因是此人对粉尘过敏,哮喘病发作,无法继续工作。这对员工、企业都是损失,如果在工作说明书中写清楚,招聘时注明“经测试本地区有轻微粉尘污染”,就不会出现这种情况。

  由案例可知,在岗位说明书中应该把真实环境,包括室内室外环境写具体。 3.工作均衡性

  在岗位说明书中,不仅要写清楚什么时段比较忙碌,还要有操作性,例如季节性忙碌。

  五、绩效考核与备注

  绩效考核系统应该对考核标准做出明确规定,如果只有方向性的指引,就会缺乏可操作性。 此外,备注、年月日、该任务的执行人都要填写完整。

  岗位分析是一个动态过程,其核心成果就是岗位说明书。岗位说明书有两种变法:一是重新做;二是在原有基础之上进行版本更新,把变更内容记录下来。这样做既节约时间和成本,还能保持连续性,能够看出整个岗位变化轨迹,以改进提高。

  要点提示

  岗位说明书的两种变法: ① 重新做;② 在原有基础之上进行版本更新,把变更内容记录下来。

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