秘书助理的岗位说明书

时间：2021-04-30 16:31:06 岗位说明书我要投稿

秘书助理的岗位说明书

　　范文一

秘书助理的岗位说明书

　　1、负责董事长的办公服务工作。

　　2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草董事长会议材料。

　　3、负责公司文秘业务指导。

　　4、负责公司办公会的.有关事宜，并办理会议议定事项。

　　5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及董事长办公会议定事项的办理工作。

　　6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

　　7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

　　8、负责纪录、整理董事长办公会会议纪要。记好大事记。

　　9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。

　　10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

　　11、完成领导交办的其他工作。

　　范文二

　　一、办公室内务

　　1 、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐

　　1)每天准时上班;

　　2)开窗通风;

　　3)清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次;

　　4)清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草;

　　5)为董事长备好茶水;

　　6)每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等;

　　7)及时清理办公、生活垃圾;

　　8)每周监督吸尘一次。

　　2 、文件管理：流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范

　　1)对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理;

　　2)外来红头文件：

　　向人力资源部索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录;

　　3)内部红头文件：

　　作好收文记录并放置在待处理文件夹内;

　　4)外来公函、通知及文字资料：

　　及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理;

　　5)内部通知、公司各部门(单位)递交报告：

　　及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理;

　　7)重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

　　8)每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

　　9)根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

　　二、来宾接待

　　彬彬有礼热情接待

　　1、笑脸相迎，茶水相待;

　　2、询问来宾情况、来访目的、有无预约并索要名片;

　　4、及时向董事长请示;

　　5、按董事长意见引见，接待(按情况给予续茶水);

　　6、根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请;

　　三、会务服务

　　准备充分、安排周全、接待周到、组织完善

　　1、董事会

　　1)会议议程的拟定;

　　2)确定与会人员;

　　3)会议通知起草和发送;

　　4)会议文件的准备;

　　5)会议场所的确认及会场布置;

　　6)会议签到及记录;

　　7)与会人员的接待工作。

　　2、工作会

　　1)检查会场环境是否干净整洁;

　　2)检查会议通知是否到位;

　　3)检查会议文件准备是否齐备;

　　4)会议人员的接待;

　　5)会议期间的服务。

　　四、完成董事长交代的其他事宜。

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