办公室文员岗位说明书

时间:2020-11-30 11:45:50 岗位说明书 我要投稿

办公室文员岗位说明书大全

  范文一

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  文件管理

  1.成文 (1)内部通启(MEMO)成文:(2)根据经理要求撰写初稿;(3)请经理核查签字; (4)部门 管理制度成文:(5)根据经理要求撰写初稿; (6)审核通过后,在《发文本》上填写的内容包 括:文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的,应列 明名称; (7)审核通过后,送企业管理部审批; (8)呈报总经理审批。

  2.发文 (1)将文件原件复印存档;(2)在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部 门名称; (3)到相关部门下发文件;(4)请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中 “外收发签字”一栏签收。

  3. 收文 (1)收到各部门发出的酒店内部文件后,签收并上报经理; (2)将 VIP 信息填写在办公室 VIP 信息栏上; (3)将报纸等需要张贴的材料,在规定版面张 贴;(4)监督部门人员在阅读文件 后,在文件上签字。

  4.分类存放 (1)对于时效性较强的文件,如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等设专用表格夹存放; (2) 对于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放,规章制度存放于相应的制度夹中;(3)对于酒 店下发的规章制度根据发放的部门 进行分类存放; (4)在文件的每页右上角用铅笔标明该文件 在 目录中的序号、总页数及当前页数,如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度,本制度共 有三页,这是第一页; (5)在存放新下发的制度时,对于制度中已明确标明作废的旧制度要作 出作废标志,同新下发的制度一并进行存放,对于一些补充规定,要将原文件找出后,与新文件 一并存放,同时在目录上作出标注;

  5.装订整理 (1)每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总,装订成册,在封皮上写明年、 月、日以及保存期限; (2)每月月底要对存放的制度进行整理,对于内容有相互联系的要进行 合并存放。

  6.借用 (1)部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记,注明借用文件的名称、借用日期、借用人 及需借用的时间; (2)对于外部门借用文件的,要经经理同意后方可办理借用手续; (3)外 部门办理借用文件手续时,要持对方负责人签字的 MEMO,注明借用的原因、借用的文件名称及所 需借用的时间,并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人; (4)文件归还后,要查 看有无遗失、破损现象, 并由借用人在《借用登记表》上签字,记录归还时间。

  7.销毁 (1)对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等文件,请示是否销毁; (2)同意 后,以 MEMO 的形式,列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期,上报审批签字; (3)将审批签字后的 MEMO 上报质检部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后,方可销毁;(5)销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 工作项目名称:

  表格管理

  ⒈申领 (1)对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量,每月列入《物品月计划申报单》 中申领;(2)对于部门专用表格月用量在三十张以上的,按照部门月用量,每月月初填写《印刷 申请单》,经审批签字后,上报质检部审批; (3)对于月用量较少,但长期使用的表格,亦应 根据实际使用情况,定期申请印刷使用; (4)接到表格印刷完毕的通知后,到美工室将表格领 回,并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认;(5)对于酒店统一使用但没有外出印刷的表 格,按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。

  ⒉登记 (1)对于领取的表格要进行登记,设立表格台 帐;(2)部门员工在领用表格时,要在《领用登 记表》上登记,注明日期、名称、数量及领用人;(3)月末将当月表格领用情况汇总,并在表格 台帐支出栏内登记当月发放的总数量。

  ⒊整理 (1)对于使用过的不需当天上交给相关部门的 表格,要每十天进行一次整理;(2)月末将当月 的表格进行汇总、装订,在封皮上标明名称、月份;(3)对于需要进行总结分析的,要统计出有 关数据。 ⒈对表格要进行 分类整理。

  ⒋存放 (1)在表格存放橱内标明存放期限,如一个月、 三个月、半年等; (2)将整理好的表格按照 保存期限分开存放。

  ⒌借用 (1)对于各部门需要借用使用过的表格时,需经经理同意后方可办理借用手续; (2)外部门办 理借用表格手续时,要持对方负责人签字的 MEMO,注明借用的原因,借用的表格名称、借用日期 及所需借用的时间,并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人; (3)表格归还 后,要查看有无遗失现象,并由借用人在《借用登记表》上签字,记录归还时间。

  ⒍销毁 (1)对于到达保存期限的表格,需请示是否销 毁; (2)征得同意后,以 MEMO 的形式,列明需 销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字;(3)将经理审批签字的 MEMO 上报质 量管理部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后,方可销毁;(5)销毁时根据表格 量的'大小可采取到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式;

  物资管理

  ⒈盘点(1)每月 20 日对部门办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物资进行盘点,并分别与 其 台帐的帐面结存数量进行核对,保证帐物 相符; (2)如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原 因,并上报部门。

  ⒉编制月计划 (1)每月 24 日前根据盘点情况及部门下月的工 作计划,作出下月物资申领计划;(2)填写一 式四份的《物品月计划申报单》,列 明物品品名、规格、上月用量、本月结存、 本月申报、物 品单价、每种物品的申报金额, 并计算累计金额,对于特殊申领的物品,要在用途一栏单独注明 申领原因,在经手人一栏签字。

  ⒊审核上报 (1)将填写好的《物品月计划申报单》上报经理 审批签字;(2)将经理审批通过的《物品月计 划申报单》在每月 25 日前上报仓管部。

  ⒋领取 (1)持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在 规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处 开具 《物品申领单》,并由经理签字确认; (2)持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用 手续,领取物品。

  ⒌登记 物品领回后,按照实际领取的物资名称及数 量分别在相关的台帐上进行登记。

  ⒍发放 (1)物品发放时,应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在《领用登记表》上签字确认。(2) 领用登记表

  ⒎借用 (1)其它部门因工作需要借用物品时,应征得理 同意;(2)借用时应持借用物品部门负责人签 MEMO, 注明借用的物品名称、 借用的原 因、 需借用的时间, 《借用登记表》 进行登记;(3) 并在 上 归还时,要检查物品是否完好,如有损坏应 由借用部门予以赔偿;(4)检查合格后予以接收, 并由借用人在《借用 登记表》上进行签字并记录归还时间。

  劳保用品管理

  ⒈制定计划 (1)每月 5 日按照《劳保用品规定》将需要领用 的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划 申 报单》中。(2)遇节假日提前 制定计划;

  ⒉审核上报 (1)将列好的《物品月计划申报单》上报审批签字;(2)审批通过后,持劳保用品申领计划到 人事部 劳保福利员处开具;

  ⒊领取 到仓管部办理领取手续。

  ⒋登记 劳保用品领回后,在台帐上登记。

  ⒌发放 (1)发放时,在台帐上做好登记;(2)由领用人在《领用登记表》上签字确认。

  出勤统计

  ⒈整理表格 (1)每天上班后整理前一日的《出勤登记表》, 核对应出勤人数和实际出勤人数,查看有无迟 到、早退、请假情况,并在《出勤登记表》上注明;(2)对出勤登记与实际情况不符的问题,上 报部门经理; (3)根据部门出勤情况填写《工作出勤日报表》;(4)以上表格填写完毕,在填 表人一栏签字; (5)按照酒店要求检查前日的《员工离岗去向跟踪调查表》,并在检查人一栏 签字确认。

  ⒉填写 《出勤表》 (1)按照实际出勤情况填写《出勤簿》;(2)如有请假单,要粘贴在《出勤簿》的背面。

  ⒊上报审批 (1)将填写好的《工作出勤日报表》连同《出勤 登记表》和《员工离岗去向跟踪调查表》上 报 经理审批签字;(2)将检查中发现的问题列出明细,汇报给经理; (3)审批签字后,于每天中 午 12:00 前将上述表 格与《出勤簿》一起上报人事部;

  ⒋取《出勤簿》 每天 16:00 后到人事部将《出勤簿》取。

  ⒌汇总统计 (1)每月 2 日前,参照《出勤簿》将上月部门每 名员工的出勤情况,并将统计情况填写到 《月 份出勤情况报表》上,对于缺勤情况写 明缺勤天数及原因;(2)对于当月新到岗员工,应注明 到岗时间;(3)将填写好的《月份出勤情况报表》上报部门经理审批签字; (4)每月 2 日前报 送人事部;

  奖金核算

  ⒈抄写奖金拨入数 (1)接到人事部劳动工资核算员抄写部门奖金 拨入数的通知后,应于当日到人事部抄写;(2) 抄写时,注意核查所拨入的奖金数额是否正确,如有异议向人事部劳动工资核算员咨询。

  ⒉分解酒店扣罚 (1)到质检部领取上月酒店对部门的《扣罚汇总 表》; (2)按照《扣罚汇总表》上所列的扣 罚情况核对 《罚款单》,对《罚款单》不全的,要立即 到相关部门进行领取;(3)按酒店扣罚 及连带比例,对《罚款单》进行 分解,责任到人;(4)按分解好的扣罚,填写《扣罚明细表》。

  ⒊申请减免 (1)对需要申请酒店给予减免的扣罚,应以 MEMO 形式列出处罚项目及罚款单号,注 明申请减免 的原因;(2)将写好的减免申请上报经理审批签字;(3)于酒店下发奖金拨入数之日起三日内, 将经 理签字确认后的减免申请上报质检部进行审批。

  ⒋统计内部扣罚 (1)参照《员工日考评表》统计部门员工个人的部门内部扣罚总数; (2)汇总部门内部扣罚总 数。

  ⒌计算奖金 (1)对部门的奖金拨入数进行二次 (2)请示经理如何进行内部加发;(3)员工当月奖金实发 金额=员工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部门扣 罚金额。

  ⒍填表 (1)将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒 店扣罚金额、部门扣罚金额、实发金额分别 填 写到《月份奖金发放明细表》上;(2)在《月份奖金发放明细表》的填表人一栏签字。 ⒈月份 奖 金发放 明细表

  ⒎审批上报 (1)将做好的《月份奖金发放明细表》连同《扣 罚明细表》一起上报经理审批签字;(2)在人 事部下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的《月份奖金发放明细表》上报给 人事部劳动工 资核算员。

  ⒏发放 (1)当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后,到财务部办理领取手续 (2)按照《月 份奖金发放明细表》上所列的实发 金额进行发放,并由领取人签字。

  ⒐交表 将员工领用签字的《月份奖金发放明细表》 交财务部现金出纳员;

  用心做事事例汇总

  ⒈筛选 每天对员工上报的用心做事事例经筛选后, 填写在《以情服务、用心做事典型事例汇总表》 上。

  ⒉上报 (1)将填写好的《以情服务、用心做事典型事例 汇总表》上报经理进行审阅;(2)于每天下班 前将经理审阅签字后的《以情服 务、用心做事典型事例汇总表》上报企业文化部。

  ⒊登记 将当天上报的员工用心做事的事例登记在 《用心做事事例汇总表》上,要注明姓名、 事例 发生日期及内容。

 

  范文二

  1. 门店及后勤办公物资申请和发放,申请时间应及时,以确保门店 能够有充足的物资,发放应准确,避免发错、发漏,每月月底做 本月的物资领取电子账与保管账,年底整理本年度所用物资数量;

  2. 工程部灯具、插排的发放,发放应经过工程部经理或副经理签字 执行,每月做保管账与电子账交与工程部经理审核(暂管) ;

  3. 办公室设备物资(桌、椅、柜子、饮水机等)的管理与调拨,调 拨需原使用人与现使用人双方签字认可,不得私自调拨办公设备;

  4. 后勤及各门店钥匙的保管,确保钥匙在办公室留存不少于一把, 门店再次领取钥匙需经领导同意方可;

  5. 日常事物的传递与交接(大多指门店交与财务小票及存单等) ,要 求门店把所传递材料封装,在封装外需标明所属门店,填写日常 事务传递交接登记表;

  6. 来访人员的接待工作及来往信件和资料的收发,外来人员来访需 将其引领到会客室,接待客人要热情、周到;确保信件、资料的 安全性、传递的及时性;

  7. 负责办公室公文的打印、材料的整理、资料的复印;

  8. 过节福利的发放,保证发放数量准确、及时、到位。

  9. 确保办公室每日拥有充足的饮用水,每月月底与饮用水供应者的 结算送水款;

  10. 每天早晨提前到办公室开门,下班时需检查水、电、灯、饮水机、空调是否关闭后锁好门窗。

 

  范文三

  1. 接听、转接电话;接待来访人员。

  2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

  4. 做好会议纪要。

  5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6. 负责传真件的收发工作。

  7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8. 做好公司宣传专栏的组稿。

  9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13 社会保险的投保、申领。

  14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16. 接受其他临时工作。

 

  范文四

  1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

  2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

  3. 接听、转接电话;接待来访人员。

  4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工 作。

  5. 负责传真件的收发工作,传真信息必须在五分钟内送达相关人员,

  6. 负责收发管理报纸、信函;

  7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总,并起到有效监督和引导作用。

  8. 协助其他部门的工作,并和其他部门友好相处。

  9. 负责总经理办公室的清洁卫生:如烟缸不得超过十个烟蒂,访客离去后,十 分钟内必须清洗好烟缸、茶 杯。

  10. 负责接待工作:如有访客进入接待厅,应抬头行注目礼“您好,请问找谁”,并 请访客入坐,请示后引入相关区域,在一分钟内端上茶水, 并负责加水、更新烟缸;

  11. 总机服务工作:铃响三声内必须接听,“您好,‘XX 公司‘。”;若自动转拨, 三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”,判定是广告类, 不应直接转入,应问清何事后转接相关部门;

  12. 安全工作:下班前检查复印机关机,关闭所有电源,负责关好门窗;

  13.上面交办的其它临时工作。

 

  范文五

  1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印、发送,负责中心文件材料的领 取;

  2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项规章制度;

  3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;

  4、负责办公室的日常管理工作,负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电 话等工作;

  5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作,负责会议记录和文字材料的整理。

  6、负责收集和撰写有关信息,及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理 的有关工作;

  7、负责人事、劳资、仓库管理等工作。

  8、完成领导交办的其它工作。

  办公室文员岗位职责(2)

  1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

  2、管理饮水。

  3、保管登记和按规定发放公司办公用品。

  4、负责接转电话和记录工作。

  5、负责传真收发与登记。

  6、负责接待来宾。

  7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。

  8、收发报刊函件及整理保管报纸。

  9、 完成其他临时工作。 办公室文员工作职责 主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发,具体是:

  1. 接听、转接电话;接待来访人员。

  2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3. 负责总经理办公室的清洁卫生。

  4. 做好会议纪要。

  5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6. 负责传真件的收发工作。

  7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8. 做好公司宣传专栏的组稿。

  9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13 社会保险的投保、申领。

  14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16. 接受其他临时工作。

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