计算机技术的发展对各个行业与领域都产生了重大的影响，尤其在制造与设计领域，让许多不可能的事情变成了可能，从全自动的流水线到智能领域，从动画设计到3D电影，无不体现着计算机技术的威力。然而在人力资源管理领域，信息技术的运用远没有到达它本可以达到的高度。这一方面与每个企业的管理方式有关，另一方面就是人力资源的信息系统从范围到内容被过多地限定在人力资源部门本身。事实上，从数据到信息再到知识，这个全过程的管理范畴只有通过信息系统才能完成，而人力资源管理信息系统在这三个层面都是可以大有作为的。
HR管理信息化大有所为
从数据层面，人力资源信息系统可以提供一个共享的数据库，从而可以很好地消除一个个独立的数据源的问题。在数据库里，同一数据源可以保证数据的统一与一致，不至于一个大一点的公司连人头都点不清楚。各个数据之间可以有效地衔接，数据的更改有据可查，数据的有效性与完整性可以得到有效的管理，将单个的数据放入数据库可以避免个别人为管理的失误，从而更好地管理其安全性。
从信息层面，最大的好处是可以消除信息孤岛。数据进一步被开发利用就会变成信息，信息即是有序的数据叠加在一起，能够反映某些趋势或有意义的结果的内容，信息可以提供给管理者作为管理决策的参考意见，数据分析的原因即在此。业务部门之所以重要，很多时候是因为他们善于利用数据为他们说话，数据本身就能说明很多问题。而当人力资源管理者可以提供一些基于数据分析而得出的信息，业务部门会对此另眼相看的。
从知识层面来看，信息系统本身可以作为知识管理的一部分而存在。人力资源有很多的知识，一般来说掌握在熟练的员工手中。如果善于利用信息系统，可以起到将这些隐性知识保留并传承下去的效果。对于经常被员工问起的问题，可以通过系统来保存，让员工通过自助服务的方式而得到解答。大家都知道人是最宝贵的资产，可是如何让更多的知识留在公司，却不是每家公司都有正确答案的。
排除四大误区的干扰一般来说，很多公司都能意识到信息系统的好处，但是，在如何实施一个信息系统的问题上，由于本身并不具备相关知识，因而常常过多地依赖信息系统供应商的意见，甚至在实施的具体步骤上也经常会有一些不当之处。
实施信息系统要避免的第一个误区是希望“借助系统来提升管理水平”。事实上，系统只能做到帮助实现好的管理理念，而系统本身无法带来良好的管理理念。系统本质上是将流程做到无纸化，但流程本身如何却是要依靠企业自身的理念和所有员工以及经理人的工作习惯来决定的。但凡一个系统不成功，技术上的因素最多只能占到30%，另外有70%是由管理上的因素来决定的。本身管理流程不合理而寄希望于系统来改变是一种本末倒置的行为。
需要避免的第二个误区是希望“一开始就上一个大而全的系统”。如同任何一个成功都是要从一个个跬步开始一样，一开始就定位大而全将会把系统带入一个极为复杂的环境，这样失败的概率更高。从另外一个方面来看，让使用者彻底改变行为远比逐渐改变行为要难得多，而且从一个相对容易的地方着手可以更好地帮助实施改变。让使用者获得信心是实施改变必要的前提。
第三个误区是认为“所有的人都会支持先进的东西”。
事实上，不习惯的可能首先就是最高管理层，他们是否愿意将本来手签的方式改为网上审批?他们是否会愿意自己到系统中去看报表，而不是等别人打印出来放到他的桌子上?这里有一个必要的前提就是一定要将这个系统打造成“一号工程”，并且不能是口头上的，必须是实质性的，如何让最高管理者拥抱这个工程?让他切切实实地认识和意识到它的价值是不二法门，哪怕从小的地方做起。笔者当年在一家外企就是从电脑自动发送生日祝贺给员工而开始信息系统建设的。
第四个误区是以为“越贵的系统功能越强大”。甚至迷信国外的如PeopleSoft或SAP等大型的系统。不能否认越贵的系统功能越强大，可是对于任何系统来说，其实没有最好的，只有最适合自己的，为了一些不必要的功能而付费是众多信息系统集成的一大误区。
借力信息化，让业务经理成为HR
许多公司对信息系统都很有兴趣，可是信息系统的真正价值在哪里呢?它除了消除信息孤岛、保证数据源的准确、提供实时的信息与报告、帮助人力资源部门的管理实现自动化以外，最大的价值当属帮助到一线经理人来完成对人力资源管理职能的实现。
一方面，在任何一家成熟的公司，人力资源管理的最大责任人应该是一线经理人，一位员工被提拔成为主管或经理人员以后，最大的变化是从“理事”走向“管人”，此之谓管理，其核心即是从独立贡献者成为“让别人做他想做的事情”的管理者，这个过程其实就是人力资源的管理。如何帮助经理人完成这种一对多的工作?
另一方面，现代社会，随着更加年轻的一代走上工作岗位，他们在自我管理上也越发各有特色，不愿过多地被束缚在条条框框中。对计算机技术的娴熟使用使得他们更加愿意利用新的形式来与同事和其他人沟通。一个良好的系统可以提供良好的员工自助服务和经理自助服务来帮助这一对管理的真正主体完全融合在一起，从而解决以上两方面的问题。
做到了这些，人力资源从业者也就可以从保姆的角色中解放出来，从而可以更多地参与到业务的战略制定、加强对业务支持的工作中来，从更高的角度来考虑人力资源如何帮助到公司实现业务的目标，为公司的长治久安而创建自己的人才蓄水池与供给线，为提升员工的敬业度和工作效能而设计更好的方案与体系。
人力资源信息化，是真正帮助完成人力资源管理转型的必备武器和工具，也是走向更成熟管理的必由之路。