“杜老师，咨询一下，员工手册在某种程度上是不是可以代表公司行政管理制度，如果我把员工手册拿去劳动局备案，员工在入职时签承诺书，‘我已经阅读了公司员工手册(行政管理制度)，并自觉遵守，接受公司考核’，这样算是合法的吧?”上次的飞鸽在QQ上信息过来。
杜宇觉得有点奇怪，“不合程序，去劳动部门备案公司制度是制度公示的可选渠道之一，但前期还有很多流程要走才算是有效的制度。”
飞鸽疑惑：“为什么?只要我在劳保局备过案了，我们这就是合法的啊?”
杜宇无奈，不过还不错，毕竟还是知道要让员工手册走一定的程序才能生效，只是不知道如何走：“员工手册的生效是有一定程序的，如果你们要做，我再详细和你说说。”
“好的啊，谢谢老师。”飞鸽发了个调皮的QQ表情。
“员工手册生效一般要经过六个步骤，首先立项，确定公司的实际需求，从上次你介绍的公司淡旺季生产情况来看是有必要的;第二步是调查，对企业管理的现状、存在的问题进行调查;第三步，起草员工手册的初稿;第四步，将起草的初稿交予工会委员会或者全体职工讨论;第五步，将修改的初稿再与部分员工代表或者工会委员讨论确定最终稿;第六步，将最终稿公示，没有异议，才算流程走完。”杜宇详细把流程叙述了一遍。
“这么多步骤啊，那要多久才能完成员工手册?”飞鸽十分吃惊。
“一般员工手册从指定到颁布实施，至少需要半年时间，不过你只要从第三步开始做就可以了，前面的步骤可以通过部门内部讨论或意见征集完成。”杜宇将实践的操作经验一起分享。
“嗯，那老师，那我们还要成立工会委员会了，老板不同意咋办?”飞鸽提出自己的担心。
“如果老板不同意成立工会委员会，也不要紧，有职工代表大会也是可以的，到时候找一些熟悉的员工开个会，挂个横幅，举个手，拍张照片不就结了，流程是流程，程序是程序。”
“还是老师有经验，我们估计也不会这么正规，把程序简单的走了。”飞鸽说。
“程序简单可以，不过每个过程都要有些证据，比如职工代表大会参与讨论的照片，每次开会的签到表等。”杜宇把细化了程序中注意的环节。
“哈哈，那我去准备了，这下我可以好好地整一下他们，再不听话，有员工手册这把神剑，我就不怕了。”飞鸽十分高兴。
“员工手册也不是你想写啥就写啥的，要做到内容合法和合理，不然即使你走了民主程序也是无效的。”杜宇给她泼了凉水。
“老师，什么叫内容合法、合理，能不能给我举个例子说说。”飞鸽本以为可以领命而去，没想到还有详细内容。
“先举个内容合法的例子，案例情景如下：
员工甲为企业的业务主管，月薪4000元，由于工作需要，2007年3、4月员工甲共加班22小时，其中16小时为延时加班，6小时为双休日加班，A企业共向其支付加班费300元。
2007年5月甲提出离职，并要求企业补发加班工资，企业以员工手册中明确规定员工每月加班工资不得超过150元为由拒绝支付。员工一气之下提起仲裁，劳动争议仲裁委员会以A企业员工手册上述内容违法为由，支持了甲的申诉请求，裁决A企业向员工甲补发加班费560.4元。
这是一个典型的员工手册内容违法的案例，你可以借鉴一下。”
“澳，原来是这样，员工手册也不是什么六脉神剑。”飞鸽顿悟。
“你武侠小说读多了吧。”杜宇开玩笑道。
“哪里，那老师再给讲个内容合理的案例吧。”飞鸽还没忘下一个问题。
“内容合理，很好理解，比如这么个条款，‘员工在办公区吸烟，一经发现企业即可解除劳动合同关系。’对于该项的内容是否合理，应当区分情况进行判断，如果对于一个无消防特殊要求的工作区而言，上述规定显然过于苛刻，有失合理;如果对于一个消防重地，如存放易燃易爆物品的仓库，或者以前我参观过的一家纺织企业，像这样的要求，并不为过。”
“老师举得例子非常容易理解，我记下了，我们老总恨不得把员工手册写成他的自传，如果他提了特殊化的要求，我也可以给他举这个例子了。”飞鸽幽默道。
“是的，一份完美的、可行性的员工手册，对你来说就是一个项目了，完成后应该收获不少。”
“现在也受益匪浅了，老师，你看员工手册生效之后，是不是就可以实施奖惩了?”飞鸽继续挖掘。
“员工手册生效后，还得有一个签收，不然对于员工还是无效的。”
“还有程序啊?”飞鸽虚惊，亏好多问了句。
“我再给你举个小例子：
员工甲于2005年9月1日到A公司担任某部门经理，约定试用期为3个月，试用期为每月6400元。员工甲在该公司工作至2005年11月25日，甲主张在该公司工作期间存在加班，于是向劳动争议仲裁委员会提起仲裁，要求A公司补发其加班工资共计5500元。
员工甲为证明其加班的事实，向仲裁委员会提交了其加班的打卡记录以及员工加班登记表。A公司认可在加班登记表上的签字的均系该公司员工，但根据公司管理制度的规定，因签字并非员工甲的主管领导，没有审批加班的权利，固不能证明员工甲存在加班事实。就此，该公司向仲裁提交了考勤管理制度。员工甲对该制度不予认可，认为公司就该制度未向其进行过明示。
仲裁委员会审理认为，A公司主张该公司考勤管理制度规定‘员工如需加班，必须事先填写加班申请单，经主管上级领导核实签字后方可生效。’但员工甲对该制度不予认可，且公司未向其提供该制度已向甲进行过明示的证据，故仲裁委员会对该考勤管理制度不予认可，该制度对甲不具有约束力。甲提供的加班登记表所载明的加班记录有公司员工的签字确认，故仲裁委员会认定甲进行了加班工作，A公司应向其支付加班工资。
上面案例的争议焦点就是考勤制度的是否生效上，所以咱们在制定公司员工手册后，还必须保证每位员工的签收，同时我们人力资源部保存好相应的证据”杜宇长篇大论的举了例子。
“也就是归纳来说，有效的制度大的流程有三个：1、拟定本身合法合理的内容;2、经过民主程序，草拟、讨论、公示等;3、最后本人签收。”杜宇总算松了口气。
“杜老师，真让您费心了，例子真丰富，也给我们的员工手册顺产奠定了基础，改天我请你吃饭啊。”飞鸽发了一杯咖啡表情过来。
“吃饭好啊，改天正好组织我们学员一起聚聚。”杜宇接了他的话。
“好的，那改天见。”
“再见!”