人事专员应知应会，介绍了通讯录整理、入职离职手续办理、考勤处理、劳动合同签订、劳动合同处理、人事月报编制、社保公积金办理、人事信息库维护、福利统计发放、入职离职手续办理、档案资料保存、职称办理、领导临时交办的其他任务等人事专员层次的工作任务、技能。
虽然不同的公司对人事专员的职责、要求有所出入，但能完成上述事项，可以算相对合格的人事专员了。
一、考勤处理
下面，用一句话来概括考勤处理具体做什么：根据公司的考勤流程，通过不同的考勤打卡方式提取、审核日考勤数据，监督日常考勤行为，制作月考勤记录表，统计月出勤、缺勤数据，在规定时限内提交下道工序的负责人员。
二、考勤打卡几种方式
常见的考勤打卡方式有：考勤表签字、纸质打卡、电子打卡、指纹打卡。
1、考勤表签字。在前台、车间放置纸质考勤表，墙上挂考勤钟，由员工手写上下班时间并签名。
2、纸质打卡。在前台、车间放置考勤机，每个员工有一张纸质卡片，员工自行将卡片插入考勤机，考勤机在卡片上打印姓名、上下班时间、中途进出时间。
3、 电子打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷胸卡(餐卡)，门禁系统自动记录姓名、上下班时间。
4、 指纹打卡。门禁系统就是考勤机。员工进出刷指纹，门禁系统自动记录姓名、上下班时间、中途进出时间。电子打卡、指纹打卡的考勤数据，可在电脑中导出Excel 表，一般由前台协助，定期提交给人事专员。
随着移动互联网的发展，也出现了新的打卡方式：QQ 群、网站等开通了“签到”功能，智能手机也提供了远程打卡的功能。
三、日考勤数据是怎样的
不管选择哪种考勤打卡方式，原则上都应手工整理，或通过Excel导出，变成日考勤记录表，为制作周、月考勤记录表提供基础。
下面，以××科技公司为例。2010 年10 月15 日，当天是星期五，该公司规定8:30 上班，采用指纹打卡。门禁系统通过Excel 导出数据，形成日考勤数据表，见表2.6。
表2.6 日考勤数据表示例(考勤机导出的部分数据)
注：证件号指员工指纹登记的序号。
由此表可见：当天打卡的员工，未出现迟到情况。但有部分没有打卡记录的，则需人事专员核实缺勤的不同情况。
注意：从门禁系统导出Excel 表是前台的职责，但对表中数据的核实是人事专员的职责，核实是需要花点精力的。
四、加班记录、请假记录是怎样的
考勤时，除了需要打卡记录上下班时间，还需要记录加班时间。加班记录表，见表2.7 。
表2.7 员工加班记录表
注：部门根据公司实际情况来分类。类别指：法定节假日、双休日、平时。如有缺勤，还需要核实请假记录。员工请假申请表，见表2.8 。
表2.8 员工请假申请表
五、 月考勤记录表是怎样的
人事专员核实日考勤数据后，结合请假记录、加班记录、旷工记录等，需加工周、月考勤记录表。注意：做周表是为了提前把基础工作做完，否则到月末，事情堆积很多，会导致工作延误。
月考勤记录表一，见表2.9 。
表2.9 月考勤记录表一(部分信息)
表中第一行，是每月的1—31 日，需设置当月对应的工作日、休息日。人事专员的工作内容，就是对每个员工每日的出勤缺勤状态进行符号标注。标注的依据是考勤打卡记录、其他请假旷工记录等。
符号标签：正常出勤=√，休息日=公。其他各类缺勤请假的符号示例，见表2.10 。
表2.10 考勤符号
不同的公司，月考勤记录表类似，但出勤、缺勤的符号大多不同。月考勤记录样表二，见表2.11 。
表2.11 月考勤记录表二(部分信息)
月考勤记录表样表二的出勤、缺勤符号说明：X= 全勤、P= 事假、W= 婚假、O= 其他(请用批注注明：A= 年假、S= 病假、T= 外出培训、△=迟到、早退。另：半天的假期可用1/2 表示，如半天病假可用1/2S 表示。
六、月、年考勤统计表是怎样的
月考勤统计表，见表2.12 。
年考勤统计表，见表2.13 。
(续表)
七、考勤注意事项
新手除了易出差错，及时性也无法保证。有时想当然地在月末最后一周才做考勤表，但由于月末月初事情多，就容易拖延，影响下道工序的工作提交。所以，月考勤统计表，每周应及时更新。考勤统计是薪资计算、发放的一部分，考勤统计延误，会导致薪资计算的工期紧张，从而产生矛盾。