离职访谈最好以面对面的形式进行，这有利于双方的沟通和理解，也有利于更好地发现和从根本上消除敏感及抵触的情绪。然而，如果无法进行面对面的离职访谈，也可以通过邮寄离职调查问卷纸件或者电子件进行。
在离职面谈的过程中，代表企业与离职者进行面谈的人员应多听少说。应给予离职人员合适的空间和足够 的时间。适当的时候，应对离职人员进行善意引导或打消他的疑虑，而不是施加压力。对有些事情，HR应进行必要的解释，并思考和理解离职人员说的话。
此外，HR要记住，你的目的是探出离职人员的想法、意见和对一些问题的答案，而不是进行说教或训 诫。多问一些类似“什么”、“如何”和“为什么”等开放式的问题，而不是用“是”或“否”就可以回答的封闭式的问题，除非你需要对某个观点加以确认。
离职面谈不是为“谴责”某 个人而设的。除非是针对一些非常严重的抱怨或指控，指名道姓地进行攻击是毫无建设性的，应尽量避免。准备好面谈的问题和主题，尤其是离职人员拥有良好的工作经验、鉴赏能力和理解能力时。记录面谈的内容，且根据离职面谈问卷发问。
在我们企业里，目前常见的离职面谈就是，直接上级与其进行面谈，或者主管领导与其面谈，但是往往 达不到面谈的真正目的。虽然，对于离职员工来说，双方的地位是平等的，但是碍于往日的上下级关系，员工还是不太愿意讲真话、实话。
直接上级与主管领导面谈固然重要，但是，如果在离职面谈中，人事部门的 参与会更有效，因为对于离职员工来说，人事管理部门，即非直接上级，又非主管领导，对于他们来说，更 愿意把真话、实话告诉第三方，这样，他们更愿意表达对企业的真实想法及看法，提出一些对企业有益的意见及建议。
离职人员有权自行决定是否参加离职面谈，公司不要强迫他们参加。如果有人拒绝参加离职面谈，可以提 供离职调查问卷，但对方同样有权自行决定是否接受。除了雇主可以正当要求离职人员归还的文件和材料之外，你不能强迫他转移自己掌握的知识。
其实，也可由直线经理甚至主管组织离职面谈。代表企业与离职者面谈的人员需要接受过一般的工作面谈培训。任何面谈都具有其敏感和情绪性的一面，这就要求代表公司的一方能够成熟地管理面谈， 尤其是当被约谈者容易焦虑或激动时。
在麦肯锡公司有个旧雇员关系管理，把旧雇员当作毕业生，并建立旧雇员数据库。这是一个人性化的管 理。因为它是基于把离职员工当作自己的朋友看待，对于朋友，我们不是要经常联系一下，了解一下他的现状 吗。当然在商品社会，没有利益的事情，大多数人不会干，人力资源部门提出这样的方案，老板也不会接受。实际上这也是一个潜在合作伙伴、客户、人才的管理问题。起码，在职的员工会看到自己的“下场”。所以要善待每位离职的员工。