编写岗位说明书是企业人力资源管理的一大基础性工作，岗位说明书是规范员工履行岗位职责和行使职权的基础性文件，它不仅是岗位定价的依据，更是员工招聘与配置、岗位绩效管理、员工培训开发和员工职业发展规划的依据。
时代光华认为规范的岗位说明书可以提高员工对岗位责权及岗位履职要求的明确程度，可以规范员工之间的工作关系，对规范企业的管理秩序不可或缺、意义重大。那么到底该如何正确编写岗位说明书呢?
一个完整的岗位说明书，通常必须包含岗位名称、所属部门、岗位定员、岗位定义、岗位职责、岗位权力、任职要求等基本元素。
第一：开展岗位信息实态调查
岗位信息实态调查是编写岗位说明书的必要前提，岗位信息必须来自于实态调查，坚决杜绝杜撰岗位说明书。岗位信息调查最好能够采取“岗位信息调查问卷+岗位访谈”的方式进行。
在岗位信息调查过程中，尤其要注意比较和鉴别纵向关联岗位和横向关联岗位的差异性。譬如公司人力资源总监、人力资源部经理以及人力资源管理专员，这三个岗位的职责、权力、任职要求等事实上有明显的差异，要求用恰当的语言清晰描述出三个岗位的个性特征。
第二：岗位职责的编写
应以岗位职责的重要性为逻辑顺序，先写核心职责，其次是重要职责，再次是次要职责;描述岗位职责一律使用陈述句式，不使用疑问句、感叹句、反问句;岗位职责语句的结构为动宾结构，一个句子一般只使用一个动词。动词尽量使用表述具体行为的动词，如 “起草、发布、拟订、制订、指导、监督、审核、审批”，尽量少用“负责”一词。
岗位职责语句中忌用“最好、较好、较快、尽快、保质保量”等程度性副词;描述岗位职责通常不提出具体的工作标准和质量要求，如一月三篇报告，差错少于二次;岗位职责一般不超过10条，最后一条通常是“完成上级交办的其它工作”。
第三：岗位任职要求描述
“任职要求”是人力资源招聘和配置的依据，务须从本岗位的实际要求出发，务实填写。特别需要强调一点，描述高级岗位、中级岗位和初级岗位的任职要求时，必须要有层次感，须分出同一系列高、中、初岗位的“任职要求层次”。
编写岗位说明书是人力资源管理顾问最基本的修炼，需要系统思维和逻辑思辩能力，要有良好的文字功底以及获取并分析处理信息的能力，最好还应该具有在企业从事生产经营管理实务的经历。