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岗位说明书

职位说明书(JOB DESCRIPTION BOOKLET)

  
  职位说明书是对企业岗位的任职条件、岗位目的、指挥关系、沟通关系、职责范围、负责程度和考核评价内容给予的定义性说明。

分类

  职位说明书主要包括两个部分:一是职位描述,主要对职位的工作内容进行概括,包括职位设置的目的、基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容;二是职位的任职资格要求,主要对任职人员的标准和规范进行概括,包括该职位的行为标准,胜任职位所需的知识、技能、能 力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。职位说明书的这两个部分并非简单的罗列,而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。

作用

  1.为招聘、录用员工提供依据
  2.对员工进行目标管理
  3.是绩效考核的基本依据
  4.为企业制定薪酬政策提供依据
  5.员工教育与培训的依据
  6.为员工晋升与开发提供依据

构成

  职位说明书根据用途不同有各种不同的标准,通常使用的是内部管理用途的职位说明书,但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特点,提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的:
  一、 职位名称。例如,拿人力资源部门的经理来说,以下简称HRM。职位名称应该写为经理。
  二、 部门名称。HRM的部门名称应该写为人力资源部。
  三、 任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方,以示有效性。
  四、 直接主管。HRM的直接主管应该写为分管副总经理。要提供直接主管签字的地方,以示有效性。
  五、 任职时间。任职时间也就是生效时间,一般也就是与劳动合同的时间一致。
  六、 任职条件。包括学历要求,工作经验要求,特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式,熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。
  七、 下属人数。指的是部门内所管辖的人数。
  八、 沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如HRM的内部沟通有分管副总经理,部门经理与员工。外部沟通有上级主管部门,所在城市人事劳动部门,各主要媒体或招聘网站,各主要培训机构,应聘人员或同行,相关行业协会。
  九、 职位设置的目的。如HRM的职位目的为:根据公司战略发展需求,设计运用人力资源管理模式和相关激励政策,激发员工潜力,开发人才,实现人力资源开发在行业内具有市场领先者的目标。
  十、 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。
  十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方,所耗费的笔墨也最多。包括了职责范围与负责程度,衡量标准等。如HRM的职责包括这几方面:组织体系与制度;培训;人事考核与绩效评估;招聘;薪酬激励政策;职位管理,部门管理与建设等等。
  十二、 能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西,应该算是职位的修正要求吧。
  十三、 职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位,相关转换的职位,升迁至此的职位。理论支持是指学习和培训所达到的相关要求。

职位说明书编制要点

  职位说明书编制要点
  1、对职位的描述,不是任职者的现在工作
  2、不局限于现状,着眼于组织设定岗位需要
  3、针对对岗位而不是人
  4、归纳而非罗列
  职位说明书一般用表单形式编制,通常分七大部分设计表单:
  1、基本信息:职位名称,部门,直接上级,所属下级,职责分析日期,编写日期等;
  2、职位目的:对职位概述;
  3、职责和权限:分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作;
  4、工作关系:分内部关系和外部关系,包括联系部门、人员;
  5、任职资格:包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等;
  6、考核指标,权重,薪资等级,职位发展方向;
  7、工作环境。

职责描述常见错误 

  职责描述中常见的主要错误情形有以下几种:
  (1) 活动描述过多,看不出活动的真正结果。
  (2) 动词不准确,无法反映该职位的工作过程和角色。
  (3) 只有结果,活动过程的描述却很模糊。
  (4) 职位贡献不是最终的结果(过程性结果的罗列)。
  (5) 各条的应负责任有相互排斥的内容。

职位说明书撰写六大问题及解决对策

  一、部门职责分解不充分、不完全(在下属职位中没有得到充分的分解,部分职责没有相关职位具体承担)
  1、对部门所有职位职责进行汇总合并,与部门职责对比,然后明确责任职位进行填充;
  2、对同一部门职责,不同层级的职位可能担负责任不一样,必须进行分级详细的描述;
  3、如是部门经理和业务口主管,请添加补充组织建设相关内容。
  二、工作领域的划分不合理、不全面(某些职位从头到尾只有一个领域,某些职位一条职责对应一个领域)
  1、准确理解职位主要职责;
  2、可参考部门工作领域对本职位进行划分;
  3、如本职位是负责部门工作领域中的单个领域,请根据具体的职责用合并属性同类项的方式进行领域划分。
  三、职责描述不符合要求(不规范、不准确、不全面,有重复、交叉现象)
  1、请统一按“动词+内容+目的”的方式进行规范、准确、全面地描述,做到无重复、无交叉,以利于体现职位价值和提取绩能衡量指标。
  2、 “应负的职责及目的”是指做哪一类的事,这个职位负什么样的责任,完成这项职责的目的是什么。
  四、职位概要描述不符合要求(不规范、不准确、不全面)
  1、准确理解职位主要职责;
  2、按要求描述;