有两个方面作用，一是保护;二是利用，两者不可偏废。在档案管理过程中，既要重视档案载体的保管和保护，也要重视档案信息的开发利用，让资源共享，实现档案的价值。但并非所有的档案都可以共享，档案中涉及国家机密或者个人的秘密资料、科技资料、经济数据等，都需要保密。
档案从性质内容上可分为个性档案与共性档案两大类，在电子信息化管理方面，我们必须正确区分档案中的个性与共性，把握好档案管理中的度，才能让档案安全高效地发挥它应有的作用。
一、个性档案的管理
个性档案就是所涉及的内容具有一定的保密性，不适合公开，如果泄露，会对企业和个人造成一定程度上的损害。比如说企业产品的配方、新技术、顾客信息等等，这些都是具有一定保密程度的档案。
现行管理中存在着一些问题，一些企业没有专门档案室，个别档案管理人员没有学过专业知识，个性与共享性档案没有分别分类保存，这就给档案管理留下了隐患。在某些企业人员中，保密意识薄弱，将顾客资料出卖给外人，造成损害公司和顾客利益的事时有发生。另外，一些国外公司想方设法刺探中国政治、军事和经济情报，如果我们将需要保密的档案泄密，就会给国家经济建设的发展和安全造成危害，其后果是无法估量和事后无法挽回的。因此，对个性档案在管理上，是要严格把握的。
国家监察部、人力资源保障部和档案局于今年2月22日发布了《档案管理违法违纪行为处分规定》，在这个文件中，对“出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予辙职或者开除处分”。这就说明，国家在个性档案的管理上，有着严格的规定，禁止一切违法行为。
那么，个性档案的保存应该是纸质化还是电子化好呢?这就必须具体情况具体分析。从安全上说，一定的纸质化还是必要的，这是一种分散风险的措施，它的存放应当有一个保险柜。个性档案管理要有严格的制度，对于文件的调阅、移出、销毁须得到领导审批，履行登记手续。电子信息化对个性档案的不利之处在于易泄密，以及文件容易丢失。因为，一是网络易于受到攻击，遭受病毒;二是记录磁盘磁性保存时效，有时保管不当，会让磁性受损，丢失文件。因此，个性档案保存是有其特殊性的。
二、共性档案的管理
共性档案是一种资源可以共享的档案。我们日常档案管理工作中，由于传统保密观念，普遍存在着将档案沉睡在档案资料室中，利用不足，企业内部有价值的档案，束之高阁，使有用之物造成浪费。档案的保密与利用这两个方面，偏废一方都是不可取的。
一个具备一定历史的企业，都有一个自己的文化内涵，企业档案资料将这些历史记录并延伸，将之网络化，职工读后增强凝聚力。在企业共性档案中包含着可以共享的技术，人事等方面信息，这些信息共享可以起到以下几个方面的益处。
第一，科学技术的创新。技术是有传承的，如果一切从零开始，那么很难得到进步，将一些可公开的技术在企业内部共享，对技术创新是有承前启后的作用的。
第二，人事档案内容结构复杂，一般不太适合网络化，但对于流动人员，只要不触及隐私，是可以网络化的，将个人的文化程度、技术等级、特长爱好等信息上网，可以让需要的部门方便了解录用，充分发挥网络的功用。
第三，大量档案材料，必须进行归档分类，可将能公开又有作用的信息整理，建立内部区域网，积极组织上网信息，将非保密档案服务企业内部。同时汇编信息，帮助员工学习新技术，为销售部门提供新消息，为管理部门提供新思路，为整个企业调整服务等。档案管理中“管”只是保存方法，利用好才是根本。好的管理，可以产生隐性经济效益，那就是管理效益，生产效益，经营效益。
三、企业档案的风险控制
企业档案与公共馆藏档案所服务的对象不同，企业档案主要服务于内部，公共馆藏档案面向公共大众，但在电子信息安全化方面，都面临同样风险。电子信息化相比纸张档案具有更大风险性，因为现在电脑病毒的蔓延和黑客恶意的侵入，都使电子档案有失密和丢失的危险。因此，企业在使用信息档案时要注意信息安全，积极采取风险防范措施，避免外界因素的破坏。这就要求我们在信息化的同时，学习利用各种新技术对电脑信息加以保护，电子信息需要计算机专业人员维护，加以数字密码的设防。
企业档案多且杂，最好由专业档案人员集中管理，档案人员要做好档案的分类管理，分档使用，这也是企业档案控制风险的重要方法。
总之，区分好个性档案与共性档案的管理，才能让档案安全又高效地发挥其应有的作用。