1、酒店的文件，有打印必要时方可打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2、酒店发文，需由起草人抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理;部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理;
3、私人资料不得在酒店打印、复印或用酒店传真机传送，以免影响酒店的正常工作。
4、文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。
5、文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或酒店管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
6、文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用;属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
7、文印到工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款;屡教不改或给酒店造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。