避免措手不及的办法是建立部门内部的沟通系统，以使主管掌握每一个情报。但是，基层员工常常并不拥有良好的沟通技能，很多人也不把与管理层的沟通视为自己职责中的一部分。主管 必须告诉这些员工沟通的重要性，以及他们在提供必要信息方面的作用。主管就是他们的老师。
下面的程序会使基层员工成为更有效的沟通者：
1.告诉基层员工为什么那些需要他们提供的信息是必要的。不仅要告诉他们获得信息的原因，还要使员工认识到自己对组织的价值。
2.具体说明需要什么样的信息。如果你对你所希望的东西没说清楚，你最后所得到的必定也是模棱两可的信息。
3.在尽可能的情况下使用事先打印好的表格，它使员工更容易提供必要的资料。在表格中的空栏里填写信息，要比白手起家写出一份完整的报告简单的多。
4.确保员工知道他们从哪里以及如何获得自己需要提供的信息资料。
5.确保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的资料后，却不加分析或根本不曾阅读，员工很快就会知道自己是在做无用功。
6.当报告迟交时很快作出反应。让员工知道拖延是一个很严重的问题(如果员工有辩解 要仔细倾听，或许你需要在什么地方做些“修补”，可能这名员工未能按时完成报告的原因在于另一名员工未能及时提供必要的材料)。
7.敞开你的大门。要让员工感到他们能在未酿成严重问题之前，向你说明初露头角的问题所在。
8.让员工知道你在利用他们所提供的信息，并向他们表示感谢。比如，在恰当的时候， 向他们表达：“安吉斯，我知道你上周处理了200多份订购单。干得真不错!我们的业务量在不断增长。也许需要给你们配制一些速度更快的计算机了。”
如果专业主管疏忽了一些小细节，会成为和员工沟通的障碍。主管 与员工沟通的艺术：
注意态度和情绪控制
成功的专业主管不随波逐流或唯唯诺诺。他们有自己的想法与作风，但是很少对别人吼叫、谩骂或争辩。他们的共同点是自信，有自信的人常常是最会沟通的人。此外，主管在沟通时也要注意情绪控制，过度兴奋和过度悲伤的情绪都会影响信息的传递与接受，尽可能在平静的情绪状态下与对方沟通，才能保证良好的沟通效果。
善于询问与倾听
在沟通中，当对方行为退缩，默不做声或欲言又止的时候，可用询问引出对方真正的想法，去了解对方的立场以及对方的需求、愿望、意见与感受。这时主管可以以聊天的方式开头，“最近工作如何?”“公司最近比较忙累不累?”等。这样一方面为要说的话铺路，另一方面还可营造比较自然的谈话气氛。主管积极的倾听可是对方对自己产生好感，从而诱导员工发表意见。
但是有些主管只是不断地说，从来不管下属的心情。这种主管不仅无法了解到任何情况，而且员工在面对这种永无止境的演讲时，通常会觉得兴趣索然。主管除了要注意仔细聆听外，也要注意简单的复述已听到的部分，以确定没有听错下属的意思。这么做是让员工知道主管真的在乎他们的谈话。
莫误用身体语言
身体语言在沟通过程中非常重要，有50%以上的信息可能是通过身体语言传递的。主管人员的眼神、表情、手势、坐姿都可能影响沟通。主管人员专注凝视对方还是低着头或是左顾右盼显然会造成不同的沟通效果。主管人员坐姿过于后仰会给下属造成高高在上的感觉，而过于前倾又会对下属形成一种压力。因此，主管人员要把握好身体语言的尺度，尽可能的让对方别感到紧张和不舒服。只有让对方尽可能的放松，才能让他说出真实的感受。
向员工表达关心
在沟通过程中，员工在意的不是主管听到了多少，而是主管听进去了多少。如果主管没有真心聆听员工所说的话，员工就会觉得主管根本不在乎他们，同样他们也会变得不在乎主管或主管说的话，如此就形成了沟通的恶性循环。主管在沟通中不仅要善于“表达自我”，更要注意“体谅对方”。体谅就是要设身处地为对方着想，并且体会对方的感受与需要。由于你的了解和尊重，对方也会体谅你的立场与好意，因而做出积极而合适的回应。
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