不管你所在的部门是否拥有岗位描述，为了更好地进员工管理，作为HR，都应制定好岗位说明书，让员工明确职责所在。
用岗位说明书管理员工
Z公司设计部的员工流行一句口头禅：“有事找领导”。意思是你有什么事情不要跟我说，先跟领导讲，让领导安排，我的工作都是领导安排的，我无权做主。
这让那些到设计部办事的员工非常头疼，事情无论大小都要经过设计部经理。经理在岗位还好，偏偏经理又是个忙人，有时不得不打电话请示，不请示又不行，没有领导的指示，设计部员工不予办理，或者不敢办理。
在年底公司的员工满意度调查中，该部门经理领导风格中的授权一项得分为零，没有一个员工对经理的授权感到满意。没有授权获得了10多个员工的一致通过，这不能不说明该经理的管理风格存在问题。
探究两件事情的背后，我们可以发现，导致这个现象的根本原因在于这个部门的员工没有岗位说明书。
尽管每个员工在公司的管理树上都有一个岗位名称，却没有针对各自岗位的详细说明，没有岗位说明书。员工的工作都由经理安排，以一个工作周为周期，由经理在每个周一口头安排，周末检查。经理就遵循着这样一个安排工作、监督员工、检查进程的管理顺序，员工也是同样，接受命令、完成任务、汇报工作，模式一成不变。
所以，员工不敢负责也是有道理的，经理的授权得分为零也就有了原因，没有岗位说明书就是其问题存在的根本原因。
没有岗位说明书员工当然不知道自己该对什么负责，当然也就不敢或者不愿意负责，没有岗位说明书，经理也就不知道该对谁授权，不知道该授什么样的权力。
这种现状导致的最为明显的结果是人员的流失，一般该部门的员工要么转到其他部门，哪怕是跑业务，做与专业不相关的工作，要么干脆辞职，另谋高就。
所以该部门每年都在招人，也都在走人。另外一种结果就是员工的官僚习性，反正没有岗位说明书，我做与不做，经理都没法管我，因为你没有告诉我嘛!这种推委扯皮的不良习性不断蔓延，令相关工作部门很是头疼。
纠其原因，无他，就是没有岗位说明书惹的祸。所以问题根本的解决之道还是要从岗位说明书做起，为员工编制岗位说明书，用岗位说明书管理员工。
岗位说明书不同于我们曾经或者现在正在使用的岗位描述，一般的岗位描述只是一个给了我们一个工作的方向，缺乏必要的实质性内容，缺乏有效的指导性。
不管你所在的部门是否拥有岗位描述，作为HR，都要重新审视它们，重新认识它们的重要性，从观念上进行转变。给员工一份工作，一个岗位的同时，一定要给他们一份内容详尽、职责明确，流程清晰，富有生命力的岗位说明书，这不但是有利于自己的管理，更是对员工的负责，一个负责高效的经理一定也是个对员工负责，善于科学管理的人。
从这一点出发，经理也要做好这项工作，用好岗位说明书这个管理的工具。
做好这项工作，有以下三点需要注意：
第一：重新定义员工的工作
不管员工有无工作描述，也不管工作描述是否详细，经理都要抽出专门的时间，与员工共同坐下来，重新定义员工的工作。
重新定义员工的工作不是对以前工作的全盘否定，而是结合工作的现状，综合考虑公司的远景、战略目标，对工作部门的任务与目标做出全面细致的理解。
在此基础上全面盘点本部门的岗位与员工，对员工的工作内容进行丰富和细化，使之富有指导性和工作标准，富有生命力，更加便于员工进行工作，便于经理进行管理，使管理工作逐步走向科学化、规范化和标准化。
简单地说，就是让每名员工都有一份经理和员工共同制定的内容详细、职责明确、标准清楚的岗位说明书。让员工知道该做什么、该怎么做、该做得多好，凡事有章可循，有据可查，让员工学着对工作负责，对自己负责，也让员工明确知道经理对他们的期望。
不管你是否想成为优秀的职业经理人，你都要带领员工做好这件事情，因为它是你的职责所在，对员工负责的最好的表现就是让员工知道自己该做什么，岗位说明书就是最好的说明。
第二：用岗位说明书管理员工
在岗位说明书的基础上，经理和员工不再仅仅是管理与被管理、经理与下属的关系，而更多的是合作伙伴的关系。经理扮演着辅导员与教练的角色，依据员工的岗位说明书给予相应的授权，将应该授予员工的权力授予员工，员工在经理的指导帮助下对自己负责，学会自我管理。
这种角色的改变将使经理与员工之间的关系更为融洽，工作更有效率。
岗位说明书是用来指导工作而不是用来存档的，所以束之高阁的做法不可取。经理和员工应该人手一份岗位说明书，置于随手可及的地方，随时拿来查阅。
有了岗位说明书，员工更加明确自己的职责所在，更加愿意也更加会对自己职责范围内的事情负责，所以岗位说明书的本身就起到管理监督的作用，有了事情无须经理说，员工就可以迅速决定是否该自己负责，怎么负责，是否需要请示，是否需要获得经理的支持等等。