会议纪要注意事项

时间:2023-07-06 11:25:14 海洁 会议纪要 我要投稿

会议纪要注意事项

  在快速变化和不断变革的今天,会议纪要在处理事务上使用的情况越来越多,会议纪要与会议记录不同,会议记录只是一种客观的纪实材料。那么一般会议纪要是怎么写的呢?以下是小编为大家收集的会议纪要注意事项,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。

会议纪要注意事项

  会议纪要的撰写通常有两大忌,一忌贪多求全,面面俱到;二忌不分轻重,平均用墨。因此,写好会议纪要应力求突出实、简、精的特点。

  (一)“实”。是指会议纪要的内容要忠实于会议实际,客观、如实地反映会议内容,表述真实意思。会议纪要是在会议记录等材料上的再加工。会议记录是讨论发言的实录;会议纪要则是会议内容的提炼。在这一转化过程中,往往会发生由于撰写人因意思不明、理解不清而导致会议纪要的内容失真。为此,对撰写人来说,一要吃透会议精神。对会议的宗旨、目的,各项议题、议点等,要弄明白、搞清楚,做到了然于胸,确保撰写的会议纪要不走题。二要原原本本反映与会者意见。在综合与会者的发言时,撰写者不能任由个人赞同与否,断章取义,扭曲他人意见;要讲究真实,忠实于与会发言者的原意,尽量用其原话,保持其原有的语言风格。另外,当与会者在讨论中心议题时,往往存在看法不一致的情形,对此,撰写者在集中了大多数人的意见的同时,对于少数人的意见,在没有被会议完全否定的情况下,也应当予以如实地反映。三要如实反映会议内容。会议纪要具有较强的纪实性特点,其内容要紧扣会议实际,不能人为地拔高、深化和填平补齐。尤其是不能随意篡改会议精神,增删会议内容,变动或更改与会者议定的事项,修改会议达成的共识等。

  (二)“简”。是指对会议讨论研究及议定的事项等内容进行梳理加工、归纳整理,简洁、集中地反映会议的主要精神。一是内容概括要递进。首先,撰写前进行通篇考虑、全盘谋划,以会议讨论的问题为单位,分层次、划项目,逐一展开,布好写作格局。其次,围绕各议点、议题,以剪裁整理每个与会发言者的讲话要点为内容,按照由繁到简、由表及里的概括方法,逐步去粗取精、层层深人,实现会议内容由无序变有序,由繁杂冗长变条理清晰,进而干练地体现会议议定的事项。二是语句表述要简练。会议纪要是会议内容高度集中的缩影,是指导与会单位下阶段开展工作的知照性文件。若语句含糊其辞、拖泥带水将会产生歧义,势必会影响传达会议精神的效果。这就要求撰写者,首先要“求简”。在述及会议要求的事项时,要综合概括、去浮辞、免冗长、不娇饰、不苟简,力求简洁明了、通俗易懂、精当不繁,切不可你中有我,我中有你,能用一句话表明的决不用多句话来陈述。其次要“求准”。会议纪要作为公文的一种,必须要写得清楚明确、句稳词妥、通体通畅,使语句表述达到直言其事、表意明确、言之有物、言必有中、言无不尽、

  (三)“精”。是指围绕会议主旨,深入提炼会议精髓,使其提提纲挈领、重点突出、精辟入理,准确精当地介绍会议成果。会议成果是对会议讨论研究和议定事项进行归纳整理,概括出来的要点,是会议纪要的写作主体。一要善于发现要点。如:会前,会议主持人宣布会议召开的目的和任务。会中,凸显的新思想、新观点、新思路;讨论争议较大的问题;与会者就某些重要问题所达成的共识,提出的解决办法,形成的政策性规定和指导性意见。会尾,领导所做的总结性发言,对会中提出问题的具体答复以及上级领导所做的指示,等等。这些都是会议内容的精要所在,也是介绍会议成果的关键之处。二要集中反映要点。一方面要有的放矢,善谋全局。撰写者要从召开会议的实质精神出发,分析、综合会议的各种意见,舍弃那些琐碎枝节、与会议宗旨无关以及会议中未达成共识而散见于与会者间的零散意见;另一方面要抓住精要,突出重点。要将会议纪要纳入整个会议过程和具体环境中去考虑,重点反映“如何尽快把与会者的思想统一到会议精神上来;如何较好地解决现阶段工作中遇到的突出矛盾;如何科学地指导下阶段工作的开展”等等。三要注意把握要点。也即会议纪要撰写的“度”。

  撰写会议纪要既不可凌驾于会议内容之上,夸夸其谈,喊口号;也不可脱离会议中心,冥思苦想,搞创作,要切实达到任务清楚、目标明确、责任到位。首先,在反映会议决议的时候,要直截了当、开门见山、直言其事,切勿含糊不清、华而不实,尤其是对会议中未达成一致的观点或未最终形成决议的事项,切不可任意发挥、恣意想象、矫揉造作;其次,在明确工作目标的时候,要切合与会单位工作实际,符合事物发展客观规律,切不可虚无缥缈、言之无物,搞“超前主义”或“慢步主义”;再次,在明确责任事项的时候,不仅要写明要办理的事项,而且要写明办理的期限和所负的责任,以免各单位互相推委、扯皮,或因责任不明而推卸责任等。

  会议纪要特点

  1、纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实,不能随意增减和更改内容,任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

  2、概括性。会议纪要必须精其髓,概其要,以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要,还要有一定的分析说理。

  3、条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括,使之眉目清晰、条理清楚。

  三种写法

  集中概述法

  这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多,可分条列述。

  分项叙述法

  召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。

  发言提要法

  这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。

  会议纪要组成格式

  标题

  有两种格式:一是,会议名称加纪要,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。如《全国财贸工会工作会议纪要》《吉林省工商行政管理局长会议纪要》。会议名称可以写简称,也可以用开会地点做为会议名称。如《京、津、沪、穗、汉五大城市治安座谈会纪要》《郑州会议纪要》。二是,把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。如《关于加强纪检工作座谈会纪要》《关于落实省委领导同志批示保护省级文物七级浮屠塔问题的会议纪要》。

  开头

  简要介绍会议概况,其中包括:

  (1)会议召开的形势和背景;

  (2)会议的指导思想和目的要求;

  (3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;

  (4)会议的主要议题或解决什么问题;

  (5)对会议的评价。

  文号格式

  文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“〔〕”括入,如:〔20xx〕67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第XX期”、“第XX次”,写在标题的正下方。

  制文时间

  会议纪要的时间可以写在标题的下方,也可以写在正文的右下方、主办单位的下面,要用汉字写明“年、月、日”,如“二〇〇二年八月十六日”。

  正文

  它是纪要的主体部分,是对会议的主要内容、主要精神、主要原则以及基本结论和今后任务等进行具体的综合和阐述。

  怎样才能写好正文部分?也就是说,要掌握点什么要领与方法,是否可以这样:

  (1)要从会议的客观实际出发,从会议的具体内容出发,抓中心,抓要点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作;所谓要点,就是会议主要内容。要对此进行条理化的纪要。

  (2)会议纪要是以整个会议的名义表述的,因此,必须概括会议的共同决定,反映会议的全貌。凡没有形成一致意见的问题,则需要分别论述并写明分歧之所在。

  (3)要掌握并运用马列主义的基本理论与党的方针、政策对会议进行概括与总结。它是贯穿在纪要始终的一条红线。

  (4)为了叙述方便,眉目清楚,常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“与会人员一致表示”等词语,做为段落的开头语。也有用在段中的,仍起强调的作用。

  (5)属于介绍性文字,笔者可以灵活自由叙述,但属于引用性文字,必须忠实于发言原意,不能篡改,也不可强加于人。

  (6)小型会议,侧重于综合会议发言和讨论情况,并要列出决议的事项。大型会议内容较多,正文可以分几部分来写。常见的有三种:一是概括叙述式;二是分列标题式;三是发言记录式。

  结尾

  一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义向本地区或本系统发出号召,要求广大干部认真贯彻执行会议精神,夺取新的胜利;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题;有的是对会议做出简要评价,结合提出希望要求。

  编写注意事项

  1、要突出中心。

  2、注意吸收正确意见。

  3、要条理化、理论化。

  4、要忠于会议的实际内容。

  5、要认真做好会议记录,详尽地占有材料;并且要认真研究会议的精神,以便对材料正确取舍,合理删减。

  6、会议纪要是与会者共同意志的体现,落款应是全体与会单位,故不写落款,不加盖公章,与会者带回去执行就行了。

  会议纪要案例

  名称:

  北京x公司车队安全例会

  时间:

  20xx年xx月xx日

  地点:

  车队办公室

  出席:

  会议主要内容

  1、把提高效率、降低成本落实到行动,不能空喊口号,要从点滴做起。

  2、降低油耗,平稳起步,宜轻宜缓踩油门,匀速行驶,不能猛加油猛踩刹车。

  3、控制车速,行驶中发现车辆拥堵时要提前采取措施,可带档滑行,减少使用刹车减速,以滑代刹从而达到节油的目的。

  4、罐车司机进入施工现场时要积极配合现场施工人员,以最短的时间浇筑完,及时返回站内,以备调度调配。

  5、准备装车的车辆拿到小票后注意查看LED显示屏,排队熄火等候装车。

  6、最近车辆卫生差,司机刷车不及时,工地现场乱砸、乱冲现象经常发生,个别司机要注意听从工地安排,到指定地点刷车。

  7、近期请假人员多,如多次请假可提出辞职或休假。

  8、重车限速55公里/小时,空车限速65公里/小时。站内限速5公里/小时。

  9、严禁偷盗站内和工地任何物品,发现一次公司重罚,并移交派出所处理。

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