所有出国交流的材料都包含本校及对方大学申请材料和签证材料两大部分，而留基委公派项目则还要包括向留基委递交的申请材料以及被录取之后一系列的公证材料等手续。由于这三部分手续有重叠部分，以下按准备时间进行介绍：
1. 首先是护照。有意出国的同学需要尽早(不必等到学校录取结果出来)前往公安出入境管理局办理护照，护照等待周期为两周(加急一周)，并且将在之后一系列手续中使用。
2. 身份证。留基委的申报工作基本在三到五月，因此要注意一下，在此期间本人身份证是否到期，到期的一定要提早更新有效证件。
3. 明确自己留学方向后，就要着手进行材料准备工作。学校部分和留基委部分都会要求在读证明和成绩单，所以这两样也需要尽快办妥，目前这一程序简化很多，但尽早办理总是好的(建议中英文各三份，以备需要);与此同时可以将基本材料进行扫描，方便随时发送或打印(包括护照首页，身份证，本人证件照，成绩单及在读证明)
提示：由于留学所需电子及纸质材料复杂繁琐，建议及早将所有留学需要的材料归拢到一起，单独保存，方便日后随时寻找。
4. 接下来就是学校要求以及留及委申请程序，这两部分需要的材料有重叠，所以可以同时准备，而且两者都需要墨方大学的邀请信，因此向外方递交材料的过程也要一并展开。以我个人经验(墨西哥普埃布拉人民自治大学，留基委优本项目)为例：
1) 自荐信、推荐信：这是墨方大学出具邀请信所要求的材料，都需要西班牙语撰写，自荐信可以参考一下以往学长学姐的，问题不大;推荐信则需要联系自己的西语老师来写，请与老师协调好，尽早完成。对方大学还会要求发送护照扫描件，在读证明及成绩单等文件，并填写他们发来的表格。
2) 学习计划：这可能是最费时费事，又最为重要的一张表格，学校和留基委都需要，建议多打印几份备着。其中选课转换学分部分，由于墨方大学的课程表上线时间远远晚于留基委材料递交时间，所以需要参考学长学姐的选课，先行填写，好在每年提供的课程变动不大。同时还需要附一份中文的学习计划(具体阐述留学目标，课程安排)，以及一份选修课程明细介绍(每门课的课程目标，教学内容)。这张表格需要系里、学校教务处以及学校对外交流合作处审核盖章才有效，在之后留基委的网申部分也需要在线填写，所以时间非常紧张，务必尽早完成，留出必要的修改时间。
3) 墨方大学邀请信：在完成了墨方大学的规定程序后，会收到他们的邀请信，首先是电子版，过后会寄来纸质版，要注意提早和墨方大学确认邮寄地址，避免耽误时间。这一文件需要按照格式进行翻译，由国际处盖章认证，才能用于学校和留基委申请。牵涉到外方大学的工作往往需要较长时间，很可能到的比较晚，所以我们这里必须抓紧时间。另外，纸质版须妥善保存，这是签证的必备材料。
4) 其他相关材料：留基委的网上申请时间非常紧迫，需要递交纸质材料(身份证、在读证明、成绩单、学习计划、邀请信)，同时上传至其网站，并且在线填写表格，等待审批。在上述材料之外，还需要填写一些学校要求的申请、表格等等，务必准备一份备忘录，时间节点是整个过程中最重要的。学校会针对留基委网申组织培训，外办老师也会介绍一些常见错误，务必仔细听讲，确保顺利进行申请。
5) 国际旅行健康证明：这是留基委要求的材料，墨西哥签证并未要求体检和疫苗，而上海体检中心每年暑期几乎都是爆满，所以至少提前两到三个月网上预约排队。另一个选择是前往邻近城市，如苏州、太湖、杭州等地体检，无须预约，人很少，一周内就能拿报告。这里要注意的是，有些国家在签证过程中需要体检，除了健康证明，还需要体检的检查记录表(具体查询对方国家和大学要求，在外省市检查的同学要注意体检中心是否提供该表格。
5. 墨西哥签证部分
1) 墨西哥签证需要提前在墨西哥领事馆官网上进行预约，通常是会安排在两周后，而且不可更改，否则就要作废重新预约。
2) 墨西哥签证不要求体检及接种证明、人身保险等，所以商业保险可以按照个人需要选择。如果材料齐全，通过面签，交款后第二天就能拿到签证。在签证上，留基委项目的同学只要拿到了奖学金证明来作为财产证明，是方便很多的。我们办理的是短期学生居留签证(领事馆官网上的手续6)
3) 留基委的纸质奖学金证明是可以作为财产证明的，而且非常有效，无须再提供父母财产证明、亲属证明等等材料，只要备齐官网要求的护照原件复印件，证件照，邀请信，留基委录取证明(英文的那张)和奖学金证明(红头文件)，一般第二天就能拿到，签，所以建议耐心等待留基委证明到来，六月预约签证。
提示：红头文件原件职能给签证官验看，绝不能交给领馆，所以带好复印件。在任何情况下都不能把红头文件给出去，直到前往中国驻墨西哥大使馆报道时。
4) 如果还没有拿到奖学金证明，或者是校际交流项目，那么需要准备的材料就复杂一些。按照官网规定，财产证明包括银行对账单、账户存款证明、收入证明等。通常我们需要用父母的证明，这又牵扯到本人与父母的亲属关系证明，本人出身证明，户口本，父母的在职证明(如果用的是工作收入证明的话)。这些缺一不可，漏材料需要隔一到两周再前往领馆补齐。
6. 留基委合同书公证以及保证金汇款
1) 除了奖学金证明，留基委还会寄来一式六份的项目合同书，需要我们在本地公证处公证，然后按照要求，由公证处、本人、担保人、留基委(邮寄)、学校进行保存(具体见公证书)。由于两位担保人不可以是配偶关系，所以可以由父母一方，加上亲戚朋友，或者同学父母之间相互担保。公证需要的材料、财产证明参考留基委和当地公证处规定。奖学金证明原件一定是要带的，不过交只能交复印件。
2) 优本项目的保证金为壹万元人民币，按照留基委合同提供的汇款方式和账号汇款即可，然后将汇款单传给留基委，并与留基委确认收款。
7. 公派留学派出机构
1) 留基委留学手续的最后一站就是选择派出机构(北京、上海、广州之一)，这根据个人需要在官网上选择，然后转入相应的派出机构的网页，按照指导，在规定的时间节点完成机票订购(派出机构有相应指导)、三个月生活费和中国驻墨大使馆报到证领取、航班信息确认等工作。其中后两项是要在机票确定之后前往派出机构办理的，这部分不再赘述。这段时间一定要时刻关注派出机构官网动态，特别是预订机票。
2) 留学时间务必严格按照留基委核准批复的资助期限进行安排，如果有出入，要尽早做好规划(早去或晚归)，避免超期等情况。