自费出国留学人员遇到的一个重要问题是本人档案的存放和管理，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道又会为出国和日后回国工作带来很多麻烦和困难。为了解决留学人员的实际困难，方便他们办理出国手续和回国工作派遣，解除其后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室(以下简称"留学人员档案室"专门从事留学人员档案的管理工作。自费出国留学人员均可将人事档案存放这里。
办理手续：
1、 申请存档人员，需持本人身份证、国外教育机构的入学证明(上述文件均出示原件，递交复印件;已办妥护照者还需携带护照原件和复印件)、原单位介绍信及存档费来本室办理存档手续。
2、 申请存档者已经出境，可委托他人代办。代办人需出具存档申请人的委托书、护照及国外教育机构的入学证明的复印件和代办人的有效存档手续。
3、 暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员，需持我驻外使(领)馆教育处(组)开具的"留学回国人员证明"、所获国外学历、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。
4、 经本室审核同意后，申请存档人员(或委托代办人)需填写"存档人员登记表"，签订留学存档协议书。本室向申请人原单位出具"调档通知单"调档。
5、 原单位接到调档通知后，将申请人档案和"档案转递通知单"一并转交本室。
6、 经审核无误后，本室将签字盖章的档案转递单回执退回申请人原单位。
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一、自费出国留学的条件总括
首先，经济条件是个重要因素。家庭现有及未来几年的经济收入是否足以支付孩子留学所需的基本费用，包括学费及生活费等，这应成为家长决定是否送孩子出国留学的重要依据之一。此外，通过正当合法手续取得足够的外汇资助或国外奖学金，即持有亲友提供的经济保证书，或持有国外院校、科研机构或基金会等提供的奖学金或资助证明。所得外汇资助或奖学金应能维持自己在国外的学习和生活。
现在的留学生多数都已经在经济能力方面具备了不错的条件，鲜有因为实际上无法支付留学费用而被拒签或者在留学期间因为打工挣钱而违法或者考试不通过的。但是仍然有少数的家长和学生希望在不具备足够的经济能力的情况下，盲目地考虑自费出国留学。我们需要明白一个道理，留学期间的学习任务很重，而申请奖学金是非常小概率的机会，如果试图靠打工挣到学费及生活费，这是不太现实的，所谓"鱼和熊掌不可兼得"，既要学习效果，还要挤占学习时间去打工，压力太大，恐难以如愿。
其次，应具有相当的外语水平。
在国外留学当然需要具备比较好的语言能力，否则是难以完成学业的，更别说留学成功了。有什么衡量的标准吗?当然不仅仅是TOEFL或者IELTS这样的考试考高分，接近母语水平的外语能力才是留学生应当追求的目标。关于语言能力的问题，有的家长和学生还有一个误区，他们认为到了国外，语言环境比较好，自然容易提高。这个想法是错误的，违背了外语学习的规律。外语不是母语，不可能自然习得，而需要通过科学的训练和刻苦的学习才能逐步获得。所谓的"留学垃圾"有很大一部分是栽在语言上面，因为听不懂课，无法与老师和同学交流，完不成作业，考试很难通过，进而导致了一步步地滑向厌学和学业不佳的境地。建议学生尽可能在留学前做好语言方面的准备，包括考试和能力训练。
第三，自身素质是个必备条件。是否具备生活自理能力、学习适应能力、语言能力和较成熟的心智，这些都是保证能够在国外健康成长和达到预期学习效果的必备条件。
在国外留学需要独立应对很多事情，有时候甚至是突发事件。这里所说的独立自主能力不仅仅是吃饭穿衣那么简单，还涉及到社交、与老师相处、选择课程、升学规划甚至是理财等方方面面。媒体上经常看到的有关留学生的负面消息常常是因为学生在上述能力方面有所欠缺而导致的，而留学比较成功的那些天子骄子在很大程度上则是因为上述问题处理得比较好。因此，要在出国留学前有意识加强独立思考和自主处理问题的能力训练。
此外对于习惯了被动学习和以考试为导向的教学模式的中国学生而言，国外以自主学习、主动思考、启发质疑等为主要方式的教学模式是比较陌生的。听说过这种模式是一回事，真正能适应并如鱼得水又是另一回事。在工作中，我们常说：你可以不会做，但是你不能不会学习。这是同样的道理。尤其是对于那些想要上名校的学生或者攻读研究生以上学历的学生而言，真正的学习能力和学术能力不仅仅是体现在你提交给学校的成绩单上。
二、大学在读出国留学的条件
大学在读出国留学主要是通过转学分或插班就读的方式，不同国家的条件不同，一般由以下条件决定：
中国大学学习的年限、何所大学就读、是否经正规高考进入该大学、学习的专业、所学的课程、在读成绩、拟申请留学的大学、拟申请大学的专业、目前的英文水平(雅思或托福的分数)等等。各国大学会综合考虑这些因素，然后决定学生到底该从大几开始读起，有可能是从大一读起，也有可能会从大二读起。对于专业选择方面，建议是继续学习本专业，这样申请成功的机率才会更大些。如果是转专业，那要根据所转专业的跨度来综合评估，本科插读难度一般比研究生申请要更复杂一些，所以如果你有这个想法，建议你及早规划自己的留学时间表。
国内大三或大四在读学生：一般不建议通过转学分或插班的方式出国去念本科，最好是等念完本科以后再出国读硕士。因为签证时签证官会质疑你的留学目的和动机，在大多数签证官看来，在中国读完本科再申请美国的硕士课程比较适合这个阶段学生的发展。
三、大学毕业出国留学的条件
大学毕业出国留学，即是出国读研，也是目前国内大多数留学生的选择。申请研究院通常有两种时机，一种时机是大学毕业后直接申请进入研究院就读，待取得学位后再踏入社会。计划直接就读研究生院的学生，在大学时最好开始为研究院课程做准备和规划，修读相关的预备课程，以具备直接申请相关主修专业的资格。另一种时机则在大学毕业，有过工作经验后再申请研究院。美国有些研究院科系要求申请人有工作经验，例如企管硕士，也就是通常所说的MBA课程，要求学生至少要有两年以上的工作经验，比较好的学生往往要求三年以上工作经验。由于MBA课程的目的在于培养经理级的人才，因此在工作三至五年之后就读MBA课程，对于学生的职业发展比较有利。有了工作经验再申请研究院的另一优点是，取得硕士学位后重新寻找工作，在职场上也占有优势。