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在填写申请表之前，需要注册一个ID，美国研究生院申请系统大体分为两类，一类是学校自己设计的网上申请系统，如Columbia、Berkeley等，对于这些学校，每个学校需申请单独的ID。另外一类网上申请系统被美国研究生院广泛采纳，分为四种分别为Applyyourself系统、Applyweb系统、embark系统以及ApplyTex系统(为Texas的学校所采用)，当几个学校使用了同一种网上申请系统时，可以使用同一套账号与密码，甚至可以使用一部分填写过的个人信息，使网上申请过程更加方便快捷。同时，这些系统提供保存及修改功能，申请者可以在任何时候保存所填写的内容。
一般来说，网上申请表格的链接能够通过研究生院的网页或系里的网页找到，有些学校采用研究生院单一系统，只需要填写一份申请表格即可，有些学校则要求申请者填写两份申请表格，一份在研究生院的网页上，另一份则在相应的院系网页上。同时在相应的网页上也有对申请过程的简单指导和注意事项，这也是需要注意的地方。
以Stanford的Biology为例,一共分为9个表格，分别是 Personal Information, Application Information, Languages, Educational Background, Employment/Residence Information, Honors awards activities, Legal agent/privacy statement, Statements, Signature
1. Personal Information
Name：姓名
Family/Last Name：姓
First/Given Name：名
Middle Name：中间名，没有则空着或填写”N/A”
Suffix：名字后缀，中国人一般没有
Former Name：曾用名
注：有时会要求填写“Initial of the first name”即要求填写姓氏的首字母。
Social Security Number：美国社会保险号，没有则空着或填写9个0或9个1
Title：头衔，一般为Mr./Miss./Ms.
Date of Birth：生日，一般按MM/DD/YYYY格式填写
Country of Birth/Country of Citizenship/Country of Permanent Residency：一般为China.
Mailing Address/Current Address：通信地址，可以填写F0300000, SJTU, Dongchuan Rd.800, Shanghai, 200240, China.
Daytime Phone/Daytime Fax：中国区号为86，以021-54746000为例，可写为+86-21-54746000，手机写为+86-13800000000。
Email Address：提供一个安全可靠的邮箱。
Permanent Address：相对于Current Address，一般写家里地址或现在地址。
Gender：male或female。
Ethnicity：种族，一般让美国公民或固定居民填写，可以不填。如果一定要写，选择Asian。
注：一定要确认个人信息的正确，否则可能导致收不到信件或邮件，错过电话面试等等。
2. Application Information
Proposed Term of Entry：入学学期，一般秋季入学选择Fall,200×.
Proposed Major and Degree：专业及学位
Do you have multiple applications：是否申请了多个program，按具体情况回答.
Do you intend to apply for assistantship：是否申请奖学金，选Yes.
其他一些关于program的问题：多数学校有一些特别的program，申请这些program有不同的流程与政策，所以会在此专门让你指出是否申请了这些program.
3. Languages
能够使用的语言及各英语考试成绩信息。应如实填写。
4. Education Background
High School Information：高中学校，包括Applyyourself在内的一些系统要求填写此项。
Most Recent College/University(Post Secondary Institution/School)：填写大学信息，包括：
Name of Institution:校名，长度允许的情况下写全称，长度不允许则写适当缩写，如Shanghai Jiaotong U
School Code:学校代码，分两种情况，一种Look up时只有美国本土学校，可按照提示选择other或填写专门code;另一种即能够找到本校的code，选择即可。
From To:填写入学及完成学业时间。