怎样写会议邀请函

时间:2018-01-21 编辑:少伟 手机版

  邀请函作为一种礼仪性文书,在日常工作中也经常用到,一份好的邀请函,可以提高邀请人或单位在被邀请人心目中的地位。以下是小编搜集的怎样写会议邀请函,仅供大家参考,希望帮助到大家。

  怎样写会议邀请函

  一、会议邀请函的含义

  会议邀请函是专门用于邀请特定单位或人士参加会议,具有礼仪和告知双重作用的会议文书。

  邀请函用于会议活动时,与会议通知的不同之处在于其主要用于横向性的会议活动,发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人,也不属于本组织的成员,一般不具有法定的与会权利或义务,是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等会议,以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系(即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系)性质的会议,和与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议,如人民代表大会、董事会议等。对于这一些会议的对象来说,参加会议是一种责任,因此只能发会议通知,不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时,要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知,而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。

  二、会议邀请函的基本内容

  会议邀请函的基本内容与会议通知一致,包括会议的背景、目的和名称;主办单位和组织机构;会议内容和形式;参加对象;会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。

  三、会议邀请函的结构与写法

  1、标题:

  由会议名称和“邀请函(书)”组成,一般可不写主办机关名称和“关于举办”的字样,如:《中国信息化高级论坛邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称,与公文中的“函”是两种不同的文种,因此不宜拆开写成“关于邀请出席××会议的函”

  2、称呼:

  邀请函的发送对象有三类情况:

  (1)发送到单位的邀请函,应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书,称呼中要用单称的写法,不宜用泛称(统称),以示礼貌和尊重。

  (2)邀请函直接发给个人的,应当写个人姓名,前冠“尊敬的”敬语词,后缀“先生”、“女士”、“同志”等。

  (3)网上或报刊上公开发布的邀请函,由于对象不确定,可省略称呼,或以“敬启者”统称。

  3、正文:

  正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的,用“特邀请您出席(列席)”照应称呼,再用过渡句转入下文;主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项;最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写“此致”,再换行顶格写“敬礼”,亦可省略。

  4、落款:

  因邀请函的标题一般不标注主办单位名称,因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

  5、成文时间:

  写明具体的年、月、日。

  6、注明支持者:

  如会议邀请活动有外包单位,可说明会议支持:易拜资讯会议运作中心。

  7、参会指引:

  需要留下一个参会热线,便于参会人员询问路线或者寻求帮助。

  会议邀请函范文

尊敬的先生/女士:

  您好!

  我们很荣幸地邀请您参加将于5月15—16日在北京21世纪饭店举办的“第27届联合国粮食及农业组织亚太地区大会非政府组织磋商会议”。本次会议的主题是:从议程到行动——继“非政府组织粮食主权论坛”之后。此次磋商会议由联合国粮农组织(FAO)和国际粮食主权计划委员会亚洲分会(IPC—Asia)主办,中国国际民间组织合作促进会协办。届时,来自亚太地区80多个民间组织的100余名代表将参加会议。本次会议宣言将在5月17—21日召开的27届联合国粮食及农业组织亚太地区大会上宣读。

  本次会议的主要议题包括:

  1、亚太地区粮食和农业领域的非政府组织如何在地区和国家层面执行“全球行动议程/公民社会战略”。

  2、亚太地区粮食和农业领域的非政府组织如何根据目前形势确定今后行动的参与者。

  3、参会机构起草非政府组织推荐书提交给第27届联合国粮食及农业组织亚太地区会议,继续呼吁维护农民的利益。

  真诚地期盼着您的用心支持与参与!

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  20XX—XX—XX

  会议邀请函范文二

兹邀请:

  参加苏州园发企业管理咨询有限公司在苏州举办的20XX年新年园发客户分享会。具体活动安排如下:

  活动时间

  20XX年 1月 6日 (星期三)

  16:30~20:00

  活动安排

  16:30—17:00 嘉宾签到

  17:00—17:05 园发企管顾问致欢迎词

  17:05—17:30 20XX年度园发培训项目回顾和新课程发布

  17:30—17:40 参训企业代表发言

  17:40—18:00 政策宣讲

  18:00—20:00 晚餐

  活动地点

  苏州工业园区月光码头A1号 216包厢(老北门饭店月光码头店)

  活动人数和费用

  限30人内、免费(报名人员:企业HR、培训或者相关高层)

  报名方式

  将姓名及职位等信息(详见报名回执表)发送邮件

  咨询电话

  欢迎您的到来!

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  20XX—XX—XX

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