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公司来宾住宿管理制度（精选10篇）
现如今，制度使用的频率越来越高，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。制度到底怎么拟定才合适呢？下面是小编为大家整理的公司来宾住宿管理制度，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
公司来宾住宿管理制度 1
第一章 总 则
为加强公司业务活动管理，本着“热情周到，规范节俭”的原则，认真做好来宾的接待工作，进一步规范公司接待程序，切实控制接待费用支出，特制定本制度。
第二章 细 则
第一条：公司来宾接待管理工作由公司办公室统一负责，并受公司总经理领导。
第二条：来宾接待工作，除各业务部门的`正常业务联系外，凡来公司检查工作、参观学习、洽谈业务的来宾均由公司办公室统一安排。需公司领导接待的，由公司办公室上报，并落实接待人员、接待地点、会议安排、交通工具等其事宜。
第三条：根据来客的远近、级次，确定不同的接待地点进行定点接待。
第四条：接待标准：
1、招待用餐按以下标准掌握：接待餐50—60元/餐x人；会议、培训用餐25—35元/餐x人；工作餐20元/餐x人，以上餐标均不含酒水，酒水费不超过标准的30%，工作餐原则上不安排酒水。
2、来宾的住宿费原则上自理，如遇特殊情况确需公司支付的，应事先由各部门主管向分管领导报告，由分管领导向总经理批准后由办公室予以安排。
第五条：接待程序
1、各类接待工作由各部门主管向办公室报告来访者目的和要求，待拟定接待日程及内容，报请公司领导批准后，通知对口部门承办实施。
2、公司办公室对各类接待工作登记造册，包括来访者单位、姓名、人数、时间、内容、接待部门等。
3、对直接来访的部门和人员，应先报公司办公室做出安排后接洽，一般不准擅自接待。特殊情况应在接待后及时将来访情况、接待内容报公司办公室备案。
4、来宾在公司内的各种活动均须由对口部门派员陪同，不得任其擅自活动。
第六条：凡涉及参观重要岗位，索取机密资料等事宜，均须报请公司领导批准。参加过程中，接待人员要严格执行保密制度。
公司来宾住宿管理制度 2
为进一步加强公司对来宾接待的管理工作，增进公司对外沟通与交往，体现企业形象，保证接待工作更加规范、有序，特制定本制度。
一、接待程序
1、办公室负责公司来宾接待事宜，并根据接待对象及来访事由，做好有关领导和部门对口接待的协调服务工作。
2、客户来访时，前台本着热情、周到的态度负责具体接待，问明来访事宜和拜访部门（人员），并通知相关部门和人员对口接待。
①属业务往来的，由业务部门对口接待，办公室予以协助。
②来公司参观考察的宾客接待，一般由对口部门负责人或工作人员陪同，办公室派员协助参加。
③公司领导重要客人接待，由办公室负责安排，事先做好招待准备，必要时作好导向或接站工作，并在客人来访时协助招待，事中根据领导授权做好住食行安排。领导在会议室接待客人时，办公室人员需不定时进入会议室倒茶。如果接待工作持续较长，并已过中、下午下班时间，办公室人员需安排人员值班（除非领导指示不需要值班）。
3、客户来电时，前台作好电话转接工作。相关人员不在时，前台须作好电话记录，并及时告知相关人员。
二、接待规格及标准
1、严格控制接待总费用，每年接待费用控制在年度接待费预算之内。
2、接待标准由办公室视情况灵活掌握，原则上按普通宾客、嘉宾、贵宾三个不同规格区别对待，做到既大方得体，又节省开支。
3、来宾接待住宿、就餐标准
（1）普通宾客“三星”住宿标准；就餐：80—150元/人（不包括酒水、烟）。
（2）嘉宾“四星”住宿标准；就餐：150—250元/人（不包括酒水、烟）。
（3）贵宾“五星”住宿标准；就餐：250—500 元/人（不包括酒水、烟）。
4、礼品赠送
礼品赠送按对口部门接待需要，报公司总经理同意后，由办公室协调办理。
三、接待申请程序
1、相关部门日常业务性宴请，由各部门填写《业务招待申请单》，单笔招待预算金额500元（含）以内报常务副总同意后自行安排，也可由办公室协助安排。单笔招待预算金额500元以上报常务副总审核后，报总经理审批。常务副总业务招待宴请，填写《业务招待申请单》后，报总经理审批同意后安排。
2、对重要来宾或团体类来宾接待，办公室和对口部门应及时了解来宾的人数、身份、姓名、抵达日期、来访事由、停留时间、活动要求等情况，并由办公室制定《接待行程安排表》。申请业务招待预算时，一般由对口部门事先填写《业务招待申请单》，报常务副总审核，总经理批准后，由办公室协调安排。
3、因特殊情况临时安排接待（宴请）的`，各部门需电话或口头告知公司主要领导，征得同意后可先行安排，事后告知办公室补办有关手续。常务副总临时接待，需事先口头告知总经理，事后告知办公室补办有关手续。
四、接待费的报销
1、接待费一般包括住宿、餐费、礼品、游览活动等费用。接待费用应及时报销，由对口部门凭《业务招待申请单》、填制报销凭证及业务招待报销确认单，经部门负责人审核，报分管领导和总经理签字后报销。具体费用报销按照沪银字[20xx]14号文件规定实施。
2、单笔实际招待费用超出该笔业务招待申请单预算金额，需补办追加申请手续，经总经理同意后方可全额报销。
本制度自发文之日起实行。
公司来宾住宿管理制度 3
一、总则
为了规范公司来宾住宿安排与管理，确保来宾在住宿期间感受到舒适、安全和便捷，同时合理控制公司住宿相关费用，特制定本制度。本制度适用于所有因公司业务往来而需安排住宿的来宾。
二、住宿安排原则
1.根据级别安排
公司重要合作伙伴、高级别来宾（如董事长、总经理级别的商务伙伴），优先安排五星级酒店或同等级别的高档住宿场所，确保住宿环境的豪华、舒适和服务的优质。
中层管理人员或重要项目负责人级别的.来宾，安排四星级酒店或具有良好口碑的商务型酒店，保证房间设施齐全、环境优雅。
一般业务往来的来宾，根据实际情况安排三星级酒店或经济舒适型酒店，注重住宿的性价比。
2.考虑地域因素
在公司所在地，如果有公司协议酒店，优先选择协议酒店。协议酒店应根据其服务质量、价格、位置等因素定期评估和更新。
在外地，依据当地的商业环境和业务地点，选择交通便利、周边配套设施完善（如靠近商务区、餐厅、便利店等）的酒店。
三、预订流程
1.申请
接待部门或负责人员提前xx天填写《来宾住宿申请表》，注明来宾姓名、单位、职务、预计入住日期、退房日期、住宿标准等信息。
对于重要来宾，申请表需经部门主管、分管领导审批；一般来宾的住宿申请由部门负责人审批。
2.预订
审批通过后，接待人员负责与酒店联系预订事宜。预订信息确认后，将酒店名称、地址、联系方式等详细信息告知来宾，并再次确认来宾的行程安排。
四、费用管理
1.预算与支付
接待部门在年度预算中应包含来宾住宿费用项目。每次安排住宿后，相关费用应及时登记，并确保不超过预算范围。
根据公司财务规定，住宿费用的支付方式可以是公司与酒店直接结算（针对协议酒店）或由接待人员先行垫付后报销。报销时需附上《来宾住宿申请表》、酒店发票等有效凭证。
2.费用控制
严格按照既定的住宿标准安排来宾住宿，如有特殊情况需要超出标准，需经上级领导特别批准。对于超出标准部分的费用，需在报销时详细说明原因。
五、住宿期间服务与管理
1.信息沟通
在来宾入住期间，接待人员应保持与来宾的联系，及时了解其住宿需求和反馈。如有问题，应积极协助酒店解决。
为来宾提供必要的住宿周边信息，如附近的医院、药店、公共交通等信息，方便来宾出行。
2.安全与保密
提醒来宾注意住宿安全，保管好个人财物。公司对于来宾在酒店内的安全问题负有一定的协助处理责任，但不承担直接的法律责任。
对于涉及公司商业机密的来宾，接待人员应提醒酒店注意保密工作，避免因信息泄露给公司带来损失。
六、退房与后续工作
1.退房检查
来宾退房时，接待人员或其指定人员应与酒店核对房内物品是否有损坏或遗失情况。如发现异常，应按照酒店规定处理，并及时向上级汇报。
确认退房手续办理完毕后，向酒店索取住宿发票和费用明细清单。
2.反馈与评估
接待部门对本次来宾住宿安排进行总结，收集来宾的反馈意见，对酒店的服务质量、住宿条件等进行评估。评估结果将作为今后选择酒店的参考依据。
公司来宾住宿管理制度 4
一、目的
为加强公司来宾住宿管理，提高服务质量，保证来宾在公司业务活动期间有良好的住宿体验，同时有效管理住宿相关资源，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于因商务洽谈、技术交流、培训学习、合作考察等公司业务原因，需要公司安排住宿的外来宾客。
三、职责分工
1.接待部门
负责确定来宾的住宿需求，包括住宿人数、住宿时间、人员身份等信息。
根据来宾情况填写《来宾住宿安排表》，提交给行政部门进行酒店预订和安排。
在来宾住宿期间，作为主要的联络人，处理来宾的特殊需求和突发情况，并与行政部门、酒店保持沟通协调。
2.行政部门
根据接待部门提交的《来宾住宿安排表》，结合公司的住宿标准和酒店资源，选择合适的酒店并进行预订。
与酒店协商房价、房间类型、入住和退房时间等细节，签订住宿协议（针对长期合作酒店）。
负责管理公司与酒店之间的合作关系，包括对酒店的评估、续约、更换等决策，确保酒店服务符合公司要求。
3.财务部门
审核来宾住宿费用的报销凭证，包括《来宾住宿安排表》、酒店发票、费用明细等，确保费用的合理性和合规性。
根据公司财务制度，支付酒店住宿费用，对住宿费用进行账务处理，并监督住宿预算的执行情况。
四、住宿安排流程
1.信息收集
接待部门在得知来宾需要住宿的消息后，第一时间收集来宾信息，如姓名、性别、职务、联系方式、预计到达和离开时间、是否有特殊需求（如吸烟房、无障碍设施等）。
将收集到的信息填写在《来宾住宿安排表》上，注明预计住宿天数和建议的住宿标准（根据来宾身份和公司业务重要性确定），提交给行政部门。
2.酒店预订
行政部门收到《来宾住宿安排表》后，在xx个工作日内完成酒店预订。根据公司的'酒店资源库和当前市场情况，优先选择公司协议酒店或符合公司住宿标准的合作酒店。
如果没有合适的协议酒店或合作酒店，行政部门需通过在线旅游平台、酒店预订热线等渠道寻找合适的酒店，并进行预订。在预订过程中，确保酒店提供优质的服务、安全的环境和合理的价格。
预订完成后，行政部门将酒店名称、地址、联系电话、预订房间号、入住时间等信息反馈给接待部门，由接待部门通知来宾。
3.入住接待
来宾抵达酒店前，接待部门应与酒店前台沟通，确保来宾能够顺利办理入住手续。对于重要来宾，接待部门可安排专人在酒店大堂迎接，并协助办理入住。
酒店应为来宾提供干净整洁、设施完备的房间。房间内配备必要的生活用品，如毛巾、浴巾、洗漱用品等，同时提供免费的无线网络、电视等娱乐设施。
五、住宿费用管理
1.费用标准
公司根据来宾的级别和业务性质制定不同的住宿费用标准。高级别来宾、重要合作伙伴的住宿费用标准较高，可享受豪华型或高级商务型酒店的住宿；一般业务来宾的住宿费用标准适中，选择经济型或舒适型酒店。
住宿费用标准包括房费、早餐费（如有）和政府规定的相关税费。其他额外费用（如迷你吧消费、洗衣服务等）由来宾自行承担，特殊情况需经公司领导批准后可由公司支付。
2.费用支付
对于与公司签订协议的酒店，可采用月结的方式支付住宿费用。行政部门定期核对酒店账单和实际住宿情况，确认无误后，提交财务部门审核付款。
对于非协议酒店，接待人员可根据公司财务规定先行垫付住宿费用，然后凭有效发票和相关凭证进行报销。报销流程按照公司财务报销制度执行。
3.预算控制
行政部门在每年年初根据公司业务计划和过往经验，制定来宾住宿费用年度预算。在预算执行过程中，密切关注费用支出情况，确保不超过预算金额。
如因业务需要，预计住宿费用将超出预算，行政部门需及时向公司领导汇报，申请调整预算或采取其他控制措施。
六、住宿服务与安全管理
1.服务保障
行政部门和接待部门共同监督酒店的服务质量。酒店应提供24小时前台服务、客房服务、行李寄存等基本服务。如有来宾反映服务问题，接待部门应及时与酒店沟通解决，确保来宾满意。
为来宾提供必要的本地信息服务，如周边景点、餐厅推荐、交通指南等，方便来宾在住宿期间的出行和休闲。
2.安全管理
酒店应具备完善的安全设施和安全管理制度，包括消防设施、监控系统、门禁系统等。行政部门在选择酒店时，要对酒店的安全状况进行评估，确保来宾的人身和财产安全。
接待部门应向来宾告知酒店的安全注意事项，如紧急出口位置、房间门锁使用方法等。在住宿期间，如发生安全事故，接待部门应协助来宾和酒店妥善处理，并及时向公司领导汇报。
七、退房与后续工作
1.退房手续
来宾退房时，接待部门应与酒店确认退房时间，并检查房间内物品是否完好无损。如有物品损坏或遗失，按照酒店规定处理。
酒店应在来宾退房后及时出具住宿发票和费用明细清单，由接待部门转交给财务部门进行报销和账务处理。
2.评价反馈
接待部门和行政部门共同对本次来宾住宿安排进行评价，收集来宾的反馈意见，对酒店的服务质量、设施条件、价格合理性等方面进行评估。
根据评价结果，对表现优秀的酒店可考虑继续合作或给予更多的业务机会；对存在问题的酒店，要求其限期整改或考虑终止合作。同时，总结经验教训，为今后的来宾住宿安排提供参考。
公司来宾住宿管理制度 5
一、总则
本制度旨在规范公司来宾住宿管理工作，确保住宿安排的合理性、舒适性和安全性，同时合理控制成本，提升公司对外接待形象。本制度适用于公司所有因公务接待需要安排住宿的来宾。
二、管理原则
1.接待对等原则
根据来宾的身份、来访目的和与公司的关系，安排相应档次的住宿，体现公司对来宾的尊重。
2.安全舒适原则
优先选择安全设施完善、环境舒适、服务质量高的酒店，保障来宾在住宿期间的良好体验。
3.成本控制原则
在满足接待要求的前提下，合理控制住宿费用，避免不必要的浪费。
三、住宿安排
1.确定住宿标准
政府官员、重要战略合作伙伴高层领导：五星级酒店或当地最高档次酒店的行政套房或豪华套房，配备高级别的商务服务设施。
合作单位中层管理人员、专家学者：四星级酒店的高级标准间或商务单间，房间应具备舒适的办公和休息环境。
一般业务往来人员、培训学员：三星级酒店或经济型酒店的标准间，保证基本的住宿条件和卫生标准。
2.酒店选择
优先选择公司长期合作的协议酒店，协议酒店应具备良好的信誉、优质的服务和合理的价格。
在没有协议酒店的地区，通过以下途径选择酒店：
参考当地知名的`酒店预订平台或商务推荐网站的评价和排名。
向当地分公司、办事处或合作伙伴咨询推荐。
根据酒店的地理位置、交通便利性、周边配套设施等因素综合评估。
3.预订流程
接待部门在接到来宾接待任务后，根据来宾信息填写《来宾住宿预订申请表》，内容包括来宾姓名、单位、职务、预计入住日期、退房日期、住宿标准、特殊需求（如无障碍设施、特殊饮食要求等）。
《来宾住宿预订申请表》经部门负责人审核后，提交给行政部。行政部根据住宿标准和酒店资源情况进行预订。对于重要来宾的住宿预订，需经公司分管领导审批。
预订成功后，行政部将酒店预订信息（酒店名称、地址、联系电话、预订房间号、入住时间、退房时间等）反馈给接待部门，接待部门及时通知来宾。
四、入住接待
1.接待准备
接待部门在来宾入住前与酒店沟通协调，确保酒店做好接待准备工作，如房间布置、欢迎卡片、鲜花等（根据来宾级别和公司接待规格确定）。
对于重要来宾，接待部门应安排专人在酒店大堂迎接，协助来宾办理入住手续，并向来宾介绍酒店的基本设施和服务。
2.特殊情况处理
如果来宾在入住时遇到问题（如房间不满意、设施故障等），接待人员应及时与酒店沟通协调，为来宾更换房间或解决问题。若酒店无法满足要求，应尽快安排来宾转移至其他合适的酒店，并向上级领导汇报。
五、住宿期间管理
1.沟通协调
接待部门在来宾住宿期间保持与来宾的密切联系，了解其住宿需求和满意度。每天至少与来宾沟通一次，询问是否有需要协助解决的问题。
同时，接待部门与酒店保持沟通，督促酒店做好服务工作，确保来宾的特殊需求（如洗衣服务、餐饮安排等）得到及时满足。
2.安全保障
行政部要求酒店加强对来宾住宿区域的安全管理，包括门禁控制、监控巡查、消防安全等措施。酒店应向来宾提供安全注意事项说明，并在房间内配备必要的安全设施（如灭火器、逃生指南等）。
接待人员提醒来宾注意个人财物安全，保管好贵重物品。如有安全事故发生，接待人员应第一时间赶到现场协助处理，并及时向公司领导报告。
六、费用管理
1.费用预算
行政部每年根据公司业务接待计划和过往经验，制定来宾住宿费用预算。预算应细化到不同级别来宾的住宿费用标准和预计接待人数。
在预算执行过程中，行政部定期对住宿费用进行统计分析，如发现费用超支趋势，及时与接待部门沟通调整接待方案。
2.费用支付与报销
对于协议酒店，公司与酒店按照约定的结算周期（如月结、季度结）和方式进行费用结算。行政部负责核对账单，确保费用准确无误后，提交财务部门审核支付。
对于非协议酒店，接待人员在支付住宿费用后，凭有效发票、《来宾住宿预订申请表》、费用明细清单等凭证在规定时间内到财务部门报销。财务部门审核报销凭证的真实性、合规性和合理性，不符合要求的不予报销。
七、退房管理
1.退房手续
来宾退房前，接待人员应与酒店沟通，确认退房时间和流程。协助来宾检查房间内物品是否齐全，如有遗留物品应及时提醒来宾。
在来宾办理退房手续时，接待人员与酒店核对房费、其他消费等费用明细，确保无差错。如有费用争议，应及时协商解决。
2.反馈评价
接待部门在来宾退房后收集来宾对住宿的反馈意见，包括对酒店设施、服务质量、清洁卫生等方面的评价。同时，行政部结合酒店的实际表现（如是否按照协议执行、服务响应速度等），对酒店进行综合评价。
评价结果将作为今后酒店选择和合作的重要依据。对于评价优秀的酒店，可考虑增加合作机会或调整合作条款；对于评价较差的酒店，视情况进行警告、整改或终止合作。
公司来宾住宿管理制度 6
一、目的
为规范公司来宾住宿安排与管理，确保来宾在住宿期间的安全、舒适，同时合理控制住宿成本，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于因公司业务需要接待的所有外来宾客，包括合作伙伴、客户、供应商、专家等人员的住宿安排。
三、职责分工
（一）接待部门
1.负责确定来宾的住宿需求，包括住宿人数、住宿时间、房型要求（如单人房、双人房等）、特殊需求（如无障碍设施、靠近电梯等）。
2.根据来宾身份和公司接待标准，选择合适的酒店或公司内部住宿设施，并预订房间。
3.向来宾提供住宿相关信息，如酒店地址、联系方式、入住和退房流程等。
（二）行政部门
1.负责与酒店或其他住宿服务提供商签订合作协议，协商房价、服务内容、结算方式等条款，争取优惠条件。
2.建立并维护公司认可的酒店名单，定期评估酒店的服务质量、卫生状况、安全性等，并根据评估结果进行调整。
3.协助接待部门处理住宿安排过程中的问题，如房间紧张、临时变更等情况，并监督住宿费用的报销情况。
（三）财务部门
1.负责审核住宿费用报销凭证，确保费用符合公司规定的接待标准和财务制度。
2.根据与酒店签订的协议，安排住宿费用的结算和支付。
四、住宿安排原则
（一）根据身份和级别安排
1.对于重要合作伙伴、高级别客户或贵宾，优先安排在四星级及以上酒店或公司内部高级别住宿设施，房间类型根据需要选择套房或高级单人房、双人房。
2.一般业务往来的来宾，可安排在三星级左右酒店或公司内部普通住宿设施，以标准单人房或双人房为主。
（二）就近安排原则
1.根据来宾在公司的活动地点，选择距离公司较近的酒店，方便来宾出行，减少交通时间和成本。
2.如果公司内部有合适的住宿条件，优先考虑安排在公司内部，便于沟通和管理。
（三）成本控制原则
1.在满足来宾住宿需求和接待标准的前提下，尽量选择性价比高的'酒店或住宿方案，避免不必要的浪费。
2.接待部门在预订房间时，应根据实际入住人数合理预订房型和数量，避免出现空房浪费现象。
五、住宿登记与入住流程
（一）登记信息
1.接待部门在预订房间时，需将来宾的基本信息（姓名、性别、身份证号码或护照号码、联系方式等）提供给酒店或公司内部住宿管理部门进行登记。
2.对于国外来宾，还需按照国家有关规定办理入境人员住宿登记手续。
（二）入住手续
1.来宾到达酒店或公司内部住宿地点后，接待人员可协助其办理入住手续，包括领取房卡、签署相关文件（如住宿登记表、押金支付协议等）。
2.向来宾介绍酒店或住宿设施的基本情况，如餐厅位置、早餐时间、健身房等配套设施的使用方法。
六、住宿期间管理
（一）安全管理
1.告知来宾住宿期间的安全注意事项，如保管好个人财物、注意消防安全等。
2.公司与酒店应确保住宿区域的安全设施（如监控系统、消防设备等）齐全且正常运行，定期进行安全检查。
（二）服务保障
1.要求酒店为来宾提供优质的客房服务，包括每日清洁、更换洗漱用品等。
2.及时处理来宾在住宿期间提出的问题和需求，如房间设施故障、网络问题等，确保来宾的满意度。
（三）信息沟通
1.接待部门应保持与来宾在住宿期间的沟通，了解其在住宿方面是否有新的需求或问题，并及时协调解决。
2.若公司安排了活动或会议，及时通知来宾相关的时间、地点和行程安排。
七、退房流程
（一）检查房间
1.来宾退房时，酒店或公司内部住宿管理部门应及时检查房间内设施设备是否完好，有无物品损坏或丢失情况。
2.如发现问题，根据实际情况确定赔偿责任，并向来宾说明情况。
（二）结算费用
1.财务部门按照与酒店签订的协议结算住宿费用，核对账单明细，确保费用准确无误。
2.对于来宾在住宿期间产生的其他费用（如客房内的消费、损坏物品赔偿等），一并进行结算。
（三）反馈评价
1.接待部门和行政部门收集来宾对住宿安排的反馈意见，包括对酒店服务、住宿条件等方面的评价。
2.根据反馈意见，对公司的住宿安排工作进行改进和优化。
公司来宾住宿管理制度 7
总则
为提高公司来宾住宿管理水平，为来宾提供优质、便捷的住宿服务，保障公司接待工作的顺利进行，结合公司实际情况，特制定本制度。
住宿安排标准
（一）接待级别分类
1.A 级接待：包括公司重要战略合作伙伴高层领导、政府部门高级官员等。此类来宾安排五星级酒店豪华套房或同等标准的公司内部高级贵宾房，房间内应配备高档家具、优质床上用品、齐全的办公设备等，提供 24 小时专属管家服务。
2.B 级接待：如重要客户、合作伙伴的中层管理人员等。安排四星级酒店的行政套房或公司内部高级客房，房间需具备舒适的休息环境、良好的办公条件，提供包括叫醒服务、免费早餐等标准服务。
3.C 级接待：一般业务往来的客户、供应商代表等。可选择三星级酒店的标准间或公司内部普通客房，确保房间干净整洁、设施齐全，提供基本的住宿服务。
（二）特殊情况处理
1.当酒店房间紧张或有特殊需求时，经公司领导批准，可适当调整住宿安排标准，但应确保来宾的舒适度和满意度。
2.对于有特殊宗教信仰、身体状况或生活习惯的来宾，应根据其需求提供相应的特殊住宿安排，如清真饮食、无障碍设施等。
住宿预订流程
（一）需求确认
1.接待人员在接到来宾接待任务后，应及时与来宾或其联系人沟通，详细了解来宾的住宿要求，包括预计入住日期、退房日期、人数、房型偏好、是否有特殊需求等信息。
2.将收集到的信息整理形成住宿需求报告，提交给上级领导审批。
（二）预订操作
1.根据领导审批后的住宿需求报告，选择合适的酒店或公司内部住宿资源进行预订。在预订过程中，与酒店方或公司内部住宿管理部门保持密切沟通，确保预订信息准确无误。
2.对于长期合作的酒店，可通过预订系统或指定联系人进行预订；对于新选择的酒店，需签订临时住宿协议，明确双方的权利和义务，包括房价、服务内容、取消条款等。
（三）信息反馈
1.在完成预订后，接待人员应及时向来宾或其联系人反馈预订结果，包括酒店名称、地址、联系电话、入住和退房流程、预计费用等信息。
2.同时，将预订信息抄送至行政部门和财务部门，以便进行后续的'管理和费用核算。
住宿接待服务
（一）入住引导
1.来宾抵达酒店或公司内部住宿地点时，接待人员应提前到达现场迎接，并协助来宾办理入住手续。在办理手续过程中，向来宾介绍酒店或住宿设施的基本情况和注意事项。
2.帮助来宾将行李送至房间，并再次确认房间设施是否满足来宾需求，如有问题及时协调解决。
（二）日常服务保障
1.在来宾住宿期间，安排专人负责与来宾保持联系，及时了解其在住宿方面的需求和意见。对于来宾提出的问题，如房间清洁、设备维修、网络故障等，应在最短时间内协调酒店或公司内部维修人员进行处理。
2.根据来宾的接待级别，安排相应的增值服务，如 A 级接待来宾可享受免费的水果篮、鲜花布置、特色餐饮安排等；B 级接待来宾可享受酒店的行政酒廊待遇、免费的本地特色小吃等。
（三）安全与隐私保护
1.向来宾强调住宿期间的安全注意事项，如房间钥匙保管、贵重物品存放等。酒店和公司内部住宿区域应配备完善的安全设施，包括监控系统、门禁系统、消防设备等，并确保其正常运行。
2.严格保护来宾的隐私，未经来宾同意，不得随意透露其住宿信息。酒店或公司内部工作人员在进入来宾房间进行服务时，应遵守相关的隐私保护规定。
住宿费用管理
（一）费用标准
1.不同接待级别的住宿费用应严格按照公司规定的标准执行，不得超出预算。住宿费包括房费、服务费、政府规定的税费等相关费用。
2.对于因特殊情况超出标准的住宿费用，需由接待人员填写费用超支说明报告，经公司领导审批后方可报销。
（二）费用结算
1.财务部门根据与酒店签订的协议和实际住宿情况，定期与酒店进行费用结算。结算方式可采用月结、转账等方式，确保费用支付的及时性和准确性。
2.对于来宾在住宿期间的个人消费（如客房内的酒水、食品等），由来宾自行结算或按照公司与来宾的约定进行处理。
退房与后续工作
（一）退房手续
1.来宾退房时，接待人员应协助酒店或公司内部住宿管理部门检查房间设施设备是否完好，有无物品遗失或损坏情况。如有问题，按照酒店规定或公司内部制度进行处理。
2.确认无误后，协助来宾办理退房手续，确保退房过程顺利。
（二）评价与反馈
1.接待人员应向来宾征求对住宿安排的意见和建议，并填写住宿评价表。评价内容包括酒店服务质量、房间舒适度、餐饮满意度等方面。
2.将住宿评价表提交给行政部门，行政部门根据评价结果对酒店进行评估，对于表现不佳的酒店可考虑取消合作；同时，总结经验教训，为今后的住宿安排工作提供参考，不断优化接待服务。
公司来宾住宿管理制度 8
一、目的
规范公司来宾住宿安排和管理流程，确保公司对外接待工作的专业性和高效性，同时保证来宾在住宿期间有良好的体验，维护公司形象。
二、范围
本制度适用于公司邀请的各类来宾在公司所在地住宿的管理，包括商务洽谈、会议、培训、参观考察等活动期间的住宿安排。
三、职责
（一）接待委员会（或指定接待团队）
1.作为公司接待工作的统筹协调机构，负责制定来宾住宿接待方案，根据来宾的重要性、人数、行程等因素确定住宿安排的总体原则和标准。
2.协调各相关部门，确保住宿安排工作的顺利进行，处理住宿过程中的突发情况和特殊需求。
（二）接待部门（具体负责接待的业务部门）
1.详细了解来宾的具体情况和住宿要求，包括但不限于人员信息（姓名、性别、联系方式等）、住宿时间（入住和退房日期、时间）、房型要求（如单人豪华间、双人标准间等）、特殊需求（如特定朝向、安静环境、特殊设施等）。
2.根据接待委员会确定的标准，初步筛选合适的住宿地点，并将相关信息反馈给接待委员会。在来宾入住期间，保持与来宾的密切联系，及时解决与住宿相关的问题。
（三）行政部门
1.根据接待部门提供的信息，对初步筛选的住宿地点进行进一步考察和评估，包括酒店的地理位置、交通便利性、周边环境、设施设备、服务质量、安全状况等。
2.与选定的酒店或住宿供应商进行谈判，签订住宿合作协议，明确房价、服务内容（如早餐、清洁服务、网络服务等）、结算方式、违约责任等条款。
3.建立和维护住宿供应商数据库，定期更新酒店信息和评价结果，为接待部门提供准确的参考依据。
（四）财务部门
1.审核住宿费用预算，确保住宿安排在公司规定的财务预算范围内。根据与住宿供应商签订的协议，负责住宿费用的支付和结算工作，审核相关费用报销凭证的`合法性和合规性。
2.协助行政部门分析住宿费用情况，为公司制定合理的住宿接待标准提供财务数据支持。
四、住宿安排流程
（一）接待准备阶段
1.接待部门在接到来宾接待任务后，于xx个工作日内将来宾住宿需求信息整理并提交给接待委员会。
2.接待委员会在收到信息后的xx个工作日内确定住宿安排的大致方向（如酒店星级、大致区域等），并通知行政部门开展具体的酒店筛选工作。
3.行政部门根据接待委员会的指示，在xx个工作日内从住宿供应商数据库中筛选出xx家符合条件的酒店，并向接待委员会提交酒店评估报告。
（二）酒店确定阶段
1.接待委员会在收到行政部门的报告后，在xx个工作日内选定最终的住宿酒店，并通知行政部门与酒店进行沟通协调，确保酒店能够满足来宾的所有需求。
2.行政部门与酒店确认房间预订情况，并将预订信息（包括酒店名称、地址、联系电话、预订房间数、房型等）反馈给接待部门。接待部门负责向来宾发送详细的住宿安排通知。
（三）入住阶段
1.来宾抵达前，接待部门应与酒店再次核对预订信息，确保一切准备就绪。来宾到达酒店后，接待人员应在酒店大堂迎接，协助来宾办理入住手续，如帮助填写入住登记表、领取房卡等。
2.接待人员向来宾介绍酒店的基本设施和服务（如餐厅位置、健身房开放时间、客房服务电话等），并将公司准备的欢迎资料（如活动日程表、公司简介等）交予来宾。
（四）住宿期间管理阶段
1.接待部门在来宾住宿期间每天与来宾或酒店进行沟通，了解来宾的住宿体验，及时处理诸如房间设施故障、卫生问题、服务不满意等情况。
2.对于来宾提出的特殊需求（如临时增加房间、更换房型、特殊餐饮安排等），接待部门应及时协调行政部门和酒店进行解决。行政部门负责监督酒店的服务质量，确保酒店按照协议提供服务。
（五）退房阶段
1.来宾退房前，接待部门应与酒店确认退房时间和相关事宜。来宾退房时，接待人员协助酒店检查房间内物品是否齐全、设施有无损坏。如有异常情况，按照酒店规定和公司与酒店的协议进行处理。
2.财务部门在收到酒店的住宿费用结算清单后，在xx个工作日内完成审核和支付工作。
五、住宿标准
（一）星级酒店标准
1.五星级酒店：适用于公司的重要战略合作伙伴、高级政府官员、国际知名企业高层领导等。提供豪华套房或行政套房，房间内应配备高档的家具、床上用品、先进的办公设备、优质的洗浴用品等。酒店服务包括 24 小时管家服务、免费的自助早餐、行政酒廊待遇、免费的机场接送等。
2.四星级酒店：用于接待重要客户、合作伙伴的中高层管理人员等。安排高级标准间或小套房，房间设施要舒适、齐全，包括优质的床垫、独立的办公区域、高速网络等。酒店服务包括免费早餐、叫醒服务、健身房和游泳池使用权限等。
3.三星级酒店：针对一般业务往来的客户、供应商代表等。提供标准的单人房或双人房，房间应干净整洁，具备基本的住宿设施，如空调、电视、独立卫生间等。酒店提供基本的客房服务和简单的早餐。
（二）公司内部住宿标准
1.公司内部设有专门的招待所或宿舍用于接待来宾时，应按照不同的房型和设施条件划分等级。高级客房应配备与三星级酒店相当的设施和服务，普通客房应满足基本的住宿需求。
2.对于入住公司内部住宿设施的来宾，公司应提供相应的安全保障、清洁服务和必要的生活用品。
六、应急处理
1.在住宿安排过程中，如遇到酒店房间紧张、突发自然灾害、社会安全事件等不可抗力因素导致无法按照原计划安排住宿时，接待委员会应立即启动应急预案。
2.应急处理措施包括但不限于协调其他备用酒店、调整住宿安排标准（需经公司领导批准）、为来宾提供临时的安置方案（如安排在公司会议室、休息室等，并提供必要的生活用品），同时向来宾做好解释和安抚工作。
七、监督与评估
1.接待部门在每次接待任务完成后，应及时填写来宾住宿反馈表，对本次住宿安排的各个环节进行评价，包括酒店选择、服务质量、费用控制等方面。
2.行政部门根据接待部门的反馈和平时对酒店的监督情况，定期对住宿供应商进行综合评估。评估内容包括酒店的履约情况、服务质量变化、价格合理性等。对于评估不合格的酒店，应及时终止合作，并从住宿供应商数据库中删除。
3.公司应定期对整个来宾住宿管理制度进行审查和优化，根据公司发展战略、市场环境变化和接待工作中的新情况，调整住宿标准、流程和相关规定，以提高公司接待工作的质量和效率。
公司来宾住宿管理制度 9
一、总则
为规范公司来宾住宿安排与管理，确保来宾住宿期间的安全、舒适和便利，同时合理控制住宿成本，特制定本制度。本制度适用于所有因公司业务往来而需要安排住宿的来宾。
二、住宿安排原则
1.分类安排
根据来宾的身份、级别、来访目的以及与公司业务关系的重要程度，对住宿进行分类安排。重要客户、合作伙伴高层等安排较高档次的酒店；一般业务往来人员根据预算和实际情况安排合适的经济型酒店或公司协议酒店。
2.就近原则
优先选择距离公司办公地点较近的酒店，方便来宾参加公司的会议、活动以及日常业务沟通，减少交通时间和成本。
三、住宿预订流程
1.需求确认
接待部门在得知来宾来访信息后，需及时填写《来宾住宿申请表》，注明来宾姓名、人数、身份、预计入住和退房时间、来访目的等信息，并提交给上级领导审批。
2.预订操作
经领导审批通过后，接待部门负责联系酒店进行预订。预订时需明确房型、房价、是否含早餐等细节，并要求酒店以书面或电子形式确认预订信息。对于长期合作的协议酒店，可通过预订系统或指定联系人进行预订。
3.信息反馈
预订完成后，接待部门将酒店名称、地址、联系方式、入住时间、退房时间等相关住宿信息及时反馈给来宾，并告知来宾如有特殊需求可提前与酒店沟通。
四、住宿费用管理
1.预算控制
接待部门在安排住宿时应严格按照公司预算执行，确保住宿费用在预算范围内。对于超出预算的特殊情况，需提前向上级领导申请并说明原因，经批准后方可安排。
2.费用结算
公司与协议酒店一般采用月结方式结算费用。非协议酒店的住宿费用，可根据公司财务规定，由接待人员先行垫付或采用公司授权的支付方式进行结算，随后凭有效发票和相关凭证到财务部门报销。
五、来宾住宿服务与管理
1.入住接待
来宾抵达酒店时，接待部门可安排专人协助办理入住手续，确保来宾顺利入住。如有特殊要求或问题，及时与酒店协调解决。
2.住宿期间服务
在来宾住宿期间，接待部门应保持与来宾的沟通，及时了解来宾的需求和反馈。对于来宾提出的关于住宿方面的`问题，如房间设施故障、服务不满意等，要积极与酒店沟通协调，尽快解决问题。
3.退房管理
来宾退房时，接待部门应提醒来宾检查个人物品是否遗漏，并协助办理退房手续。如有因来宾原因造成酒店物品损坏或遗失的情况，应按照酒店规定处理。
六、安全与保密管理
1.安全保障
公司要求酒店确保来宾住宿期间的人身和财产安全。酒店应具备完善的安全设施和安保措施，如监控系统、门禁系统等。接待部门也要向来宾提醒安全注意事项，如保管好个人财物、注意房间门锁安全等。
2.保密要求
对于涉及公司商业机密的来宾，要特别注意住宿环境的保密性。选择具有保密条件的酒店和房间，避免因住宿安排不当导致公司机密信息泄露。
公司来宾住宿管理制度 10
一、制度背景
随着公司业务的拓展和对外交流的频繁，公司接待的来宾数量日益增多，为了更好地管理来宾住宿事宜，提高接待水平，特制定本管理制度，确保来宾住宿安排科学合理、服务周到、费用合规。
二、管理细则
（一）前期准备
1.信息收集
当有来宾来访需安排住宿时，接待负责人应在第一时间获取来宾的详细信息，包括姓名、性别、职务、随行人数、预计到达和离开时间、来访事由等。同时，了解来宾的特殊需求，如对房间设施（如网络速度、特殊床垫等）、饮食（如素食、宗教饮食禁忌等）的要求。
根据来宾信息，初步确定住宿安排的档次和大致方向。例如，对于重要合作伙伴的高层领导，安排四星级及以上酒店；对于一般业务合作的来宾，根据预算安排三星级或经济型酒店。
2.预算规划
依据公司接待预算和来宾的.住宿标准，接待负责人制定详细的住宿预算。预算内容包括房费、可能产生的加床费、早餐费、服务费等。对于长期住宿或大型接待活动中的住宿安排，需进行更精确的预算估算，并预留一定的弹性空间，以应对可能出现的价格波动或临时需求变化。
预算规划完成后，提交上级主管审核批准，确保住宿安排在公司财务计划范围内。
（二）酒店选择与预订
1.酒店筛选
根据住宿预算和来宾需求，从公司的酒店供应商名单中筛选合适的酒店。优先考虑与公司有长期合作关系、服务质量好、地理位置便利（靠近公司办公地点或活动场所）的酒店。
对于新选择的酒店，需对其进行评估，包括酒店的设施设备、安全卫生状况、服务水平、价格合理性等方面。可以通过网络评价、实地考察、询问其他使用过该酒店的公司等方式收集信息。
2.预订流程
确定酒店后，接待负责人通过酒店预订系统、电话或电子邮件等方式进行预订。预订时需明确告知酒店以下信息：来宾人数、预计入住和退房日期、房型要求（如标准间、套房等）、特殊需求、公司名称和预订人信息。
获取酒店的预订确认信息，包括预订编号、房价、包含的服务内容等，并将这些信息详细记录在公司的接待文档中。同时，要求酒店在预订有变时及时通知公司。
（三）入住期间管理
1.入住协助
在来宾入住当天，接待人员或指定的工作人员应在酒店大堂迎接来宾，协助办理入住手续。帮助来宾搬运行李，引导来宾至房间，并向来宾介绍房间设施的使用方法、酒店的服务设施（如餐厅、健身房等）位置和使用时间。
向来宾发放公司准备的欢迎礼包，礼包内容可包括公司宣传资料、当地旅游信息、紧急联系卡（注明公司接待人员和当地紧急救援电话）等，让来宾感受到公司的热情和关怀。
2.住宿服务跟进
在来宾住宿期间，接待人员保持与来宾的日常沟通，每天至少询问一次来宾的住宿体验，及时处理来宾反馈的问题。如遇酒店无法当场解决的问题，接待人员应积极协调，确保问题得到妥善处理。
对于在酒店内举行的与公司相关的活动（如会议、晚宴等），接待人员提前与酒店沟通协调，确保活动场地、设备、餐饮等各项服务准备就绪。同时，监督酒店服务质量，保障活动顺利进行。
（四）退房管理与后续工作
1.退房手续办理
来宾退房时，接待人员协助酒店工作人员检查房间内设施设备是否完好、有无来宾遗留物品。如发现问题，及时与来宾沟通并按照酒店规定处理。
确认无误后，办理退房手续，获取酒店的最终费用清单。对于有争议的费用项目，接待人员要与酒店进行核对和协商，确保费用准确合理。
2.费用结算与反馈
根据酒店的费用清单，财务部门按照公司财务流程进行费用结算。结算完成后，对本次住宿安排进行总结反馈，分析在接待过程中遇到的问题和不足之处，提出改进建议，为今后的接待工作提供经验参考。同时，将本次住宿安排的相关资料整理归档，包括来宾信息、住宿预算、酒店预订信息、费用清单等。
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