财会电算化管理制度

 

1.目的：为加强财会电算化管理管理，特制定本办法。

2.适用范围：本规定适用于公司及分子公司。

3.财会电算化软、硬件的购置

3.1电算化软件的购置、使用运行、升级换版、二次开发等，由公司财务部统一负责组织实施，并须符合下列条件：

3.1.1购入软件应进行可行性论证和方案设计，在充分考察适合公司情况的基础上，经财务主管领导批准方可添购；

3.1.2购入软件必须是经国家财政部统一鉴定合格的、且售后服务好和技术支持保障科技含量高的软件；

3.1.3未经批准不得使用外来软件（包括应用软件和系统软件）；不准对购入软件进行随意修改，对外拷贝；

3.1.4二次开发软件要经公司财务部领导同意、财务主管领导批准后方可实施，且仅限于对原始数据的利用和深加工，不得修改原始数据。二次开发的软件应达至财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的相关要求。

3.2电算化硬件的购置

首先由财务部根据工作需要提出硬件需要量申请，再由公司信息部进行选型和市场价格调查的工作，选择性价比好，商品质量高的品种和售后服务好的商家签订合同，经公司领导批准后购置。

4.计算机上岗要求

4.1专职计算机操作人员经专门培训并取得合格证后才能上岗操作，兼职操作人员可逐渐达到这一要求。

4.2各财务部使用的计算机只能用于本公司，未经公司财务部批准不得对外使用。

4.3为保证系统的正常、安全运行，杜绝各种非法舞弊行为，防止造成系统内数据的破坏，保证数据正确性和运行效率，对上机操作人员规定：

4.3.1系统操作员、数量录入员、数据审核员由财务负责人根据业务需要确定；

4.3.2系统管理员、系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审核员及其他由财务负责人批准的有关财会人员，有权上机操作本人权限范围内的财务运行系统；

4.3.3与业务无关人员及脱离会计岗位的人员不得上机运行财务系统。

4.4严格操作规则

4.4.1原始凭证需经有关领导审核，并按有关财经法规填制记帐凭证，凭此进行账务处理；

4.4.2记帐凭证必须经专职审核员审核后才能录入微机。数据录入人员应严格按照凭证输入数据，不得擅自修改凭证数据，如发现差错，应在输入计算机前及时反映给凭证编制人员或系统管理员。已输入计算机的数据，在登帐前发现有错，可按凭证数据进行修正。如在登帐之后发现有错，必须另做凭证，以红字冲销，录入计算机。最后由复核员调正，并在机内签字，记帐才能进行；

4.4.3当月机内数据必须全部记帐完毕，方可由指定人员进行结帐；

4.4.4除了系统维护员之外，其他人员一律不得直接打开库进行操作，不得随意增删修改数据、源程序和库文件结构；

4.4.5出纳人员、软件开发人员不得担任现金和各类银行帐的原始数据录入工作，更不允许进行系统性操作；

4.4.6系统软件、二次开发的文档资料，均由财务负责人指定专人保管，未经许可不得擅自复制、修改和出借；

4.4.7存档的数据软盘、帐表、凭证各文档资料等，由档案管理员按规定进行复制、核对、保管；机内数据必须每天双备份；月未根据需要将明细帐打印归档（如现金、银行存款、结算中心往来帐等），年未必须将当年所有的明细帐打印出装订成册归档；

4.4.8系统维护人员必须按有关的维护规定操作；

4.4.9各操作人员在上机时，应认真登记姓名、系统时间、业务时间等。操作员必须对自己的登机口令保密，以便帐务系统自动对其上机操作进行流水登记，财务部负责人定期检查此上机记录，以作为责任划分的依据；操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作；必须认真登记凭证数据摘要及有关附件信息，保证会计信息的全面完整；

4.4.10每次上机完毕，应做好所需的各项备份工作，以防止发生意外事故；

4.4.11严禁使用来历不明的软盘或光盘上机操作，严禁非法拷贝工作，外购软盘使用前必须先进行防病毒的检查。

5.软件升级的审批程序

5.1由系统管理员根据工作需要提出软件升级申请报告。

5.2公司财务部经理审查申请报告、信息部论证其可行性、公司分管领导审批。

5.3原程序清单存档。

5.4手续完备后，实施软件升级。

5.5软件升级后使用变更通知。

5.6进行软件升级后的`试运行。

5.7根据运行的情况总结并升级文档资料。

5.8发出软件升级后正式运行通知。

5.9软件更新后的备份与定稿的文档资料一同存档。文档主要包括以上修改或更新的提请人、审批人、维护人的姓名，维护时间，修改时间，修改的原因，修改的内容，修改后的现状等。

6.财会电算化档案管理

财会电算化档案主要是打印输出的各种帐簿、报表、凭证，存储会计数据和程序的磁盘或光盘及其它存储介质，系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。电算化财会档案一般包括以下内容：

6.1会计凭证、会计帐簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据，财务部必须加强会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。

6.2记帐凭证由人工统一登记编号，经审核人员审查后录入微机。定期汇总，按类装订成册，专人保管，帐表必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。

6.3每月形成的帐簿、报表都应按月打印，按科目、类别立卷，装订成册，年底送财务部档案室集中管理。

6.4会计档案一律以纸质形式保存，同时以磁质形式保存会计档案，磁质档案一般应保存2到3份，保存时限至少为五年。其他各类文档的保存期限及销毁手续，应按《会计档案管理方法》的规定保管期限进行保管。

6.5会计档案必须做到妥善保管，存放有序，方便查找，备份软盘应贴上保护标签，标签信息完整，字迹信息完整，字迹清楚，必须用钢笔填写。存放在安全、清净、防热、防潮的场；同时，严格执行保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。