物业公司档案管理制度最新

物业公司档案管理制度最新范本

　　档案管理是企业管理的重要内容之一，以下是YJBYS制度网为您提供的《物业公司档案管理制度范本》。

　　【物业公司档案管理制度范本】

　　物业管理公司档案管理制度提要：

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。 物业公司档案管理制度

　　第一章 总则

　　档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。

　　第二章 档案分类

　　一、综合类

　　(一)公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、

　　可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等; 永久

　　(二)公司编文号的全部文件; 永久

　　(三)公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件; 长期

　　(四)公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复; 永久

　　(五)公司的各种请示报告及上级部门的批复; 永久或长期

　　(六)集团内各单位主送我司有关重要问题的文件; 长期或永久

　　(七)政府各级部门发送的文件; 长期

　　(八)公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录; 长期

　　(九)介绍信、信函存根、电报底稿; 短期

　　(十)公司档案的交接清册和销毁清册; 长期 (十一)各职能部门、综合类档案目录。 永久

　　二、经营管理类

　　(一)各职能部门管理文件、重要资料目录; 永久

　　(二)公司下达的年度考核经济指标及完成情况; 永久

　　(三)公司各部经济考核指标; 短期

　　(四)公司和业务部门对外签订的协议、合同; 永久或长期

　　(五)上级部门制定的政策、规定等指导性文件。 长期

　　三、财务类

　　(一)年度审计报告; 永久

　　(二)年初预算报告; 长期

　　(三)财务分析报告; 长期

　　(四)财务存档资料、文件目录。 永久

　　四、人事类

　　(一)公司领导成员的任免申报及上级批复; 永久

　　(二)公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册 永久

　　(三)职工奖惩情况记录; 永久

　　(四)职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料; 永久

　　(五)劳动工资报表(年报); 永久

　　(六)有关奖励基金和福利基金的开支情况资料 短期

　　五、行政类

　　(一)固定资产登记，产权移交、清册报表和资料; 永久

　　(二)基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料(包括水、电、气在内); 永久

　　(三)购买固定资产计划、资料。 永久

　　六、工程类

　　接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。

　　备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5-10年， 短期指5年以下。

　　第三章 档案保管

　　一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。

　　二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。

　　三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。

　　四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。

　　五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。

　　六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。

　　第四章 档案借阅

　　一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。借阅时间原则上不超过一天。如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。

　　二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。

　　三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。其中的机密事项只能在档案室内查阅。如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。

　　四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。

　　第五章 立卷归档

　　一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料(包括照片、声像)整理后交档案管理人员归档。

　　二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录(包括上级下发的承办和阅存的文件)，于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。会计档案资料由财务部存档。

　　三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。

　　第六章 其 他

　　一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。

　　二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。

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