电子档案系统应包括哪些功能

时间：2022-12-15 02:31:59 档案我要投稿

相关推荐

电子档案系统应包括哪些功能

　　档案管理系统主要功能：档案流水化采集功能实现多人多客户端对多本档案同时进行扫描采集功能，并按操作角色进行分工及权限管理。以下小编为大家整理了电子档案系统的功能，希望对大家有所帮助！

　　1、档案类型管理：

　　可自由定义档案的管理类型及其架构，符合国家标准。

　　2、档案属性管理：

　　属性分为系统标准属性与可由用户自定义的附加属性，并可根据分类进行继承，并且可以调整自由匹配列表显示属性，实现客户对于不同类型档案（如实物档案和照片档案）属性管理的需要。

　　3、档案信息的采集：

　　提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、顺序号等对应信息批量对应上传的功能。

　　4、归档编辑功能：

　　文件归档编辑功能，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可实现从文件到档案的全过程。

　　不同的用户可根据被授予的权限，在不同的文件管理分类中分散进行整理工作，亦可利用归档编辑功能实施集中整理，甚至根据管理需要，采用混合模式对归档文件进行整理，大大地提高了档案管理人员的工作效率和管理的灵活性。

　　5、权限管理：

　　针对不同管理对象（如不同的电子案卷）可采取不同的权限控制，提供使用权限以及接触密级权限的二维权限管理。

　　6、编号管理：

　　档案注册可自动生成归档编号、统计文件数及页数，完成档案归档

　　7、档案借阅申请：

　　当只有条目阅读权，但需要查看信息的内容时，可向该条信息的管理员申请借阅电子文档。

　　8、档案利用统计：

　　有权限的用户可随时对文档的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握文档资料的利用情况，还能统计文档的使用热度。

　　9、档案检索：

　　持按关键字搜索、限定属性的组合条件搜索以及全文搜索。

　　10、过期档案管理：

　　根据国家法规和行业规章，档案都是有保管期限的，超过保管期限的档案实体可以销毁。对于电子档案，超过保管期限时，可以注销，也可以删除，但如果存储空间许可，注销或转移保存更为可取。

　　电子档案存储管理制度

　　第一章总则

　　第一条为了加强电子文件的存储管理，保障电子档案的安全保管，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件存储与管理规范》〔GB/T 18894-2002〕、《重庆市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和有关法规、国家标准、行政规章，结合重庆市实际制订本制度。

　　第二条本制度参照重庆市电子档案管理技术标准执行。

　　第三条本制度以维护电子档案的真实性、完整性、有效性为原则，保证电子档案的安全性和可利用性。

　　第四条基本术语解释

　　（一）电子文件是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现，通过编码和解码来输入和输出。

　　（二）电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值，按照有关电子文件存储管理规定处理并且已经存储的电子文件。

　　第二章电子档案的存储

　　第五条电子文件具有对计算机系统的依赖性、非人工直接识读性、复制传递的高保真性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性、载体的不稳定性等特性，并且对于不同信息类型的电子文件，由于其技术特点不同，存储载体和记录信息的标准、算法也不同，所以电子档案的存储应根据电子文件的特点分别采取措施保证其原始性、真实性、完整性：

　　（一）字处理文件

　　1、TXT文档可以作为电子档案直接存储。

　　2、XML文档可以作为电子档案直接存储。

　　3、对于其它类型的文档，如果无法转换为XML或TXT格式，则应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

　　（二）图像文件

　　1、TIFF格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

　　2、JPEG格式图片可以作为电子档案直接存储，有特殊压缩参数的要作说明。

　　3、其它格式图片应转换为以上两种格式中任意一种，有特殊压缩参数的要作说明。

　　4、对于无法转换格式的图片应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

　　5、由扫描仪获得的图像电子档案，对于普通纸质档案来说光学分辨率不低于200dpi，对于照片档案来说分辨率不得低于600dpi。

　　6、由缩微胶片扫描仪获得的电子档案，对于16mm胶片来说分辨率不低于200 dpi，对于35mm胶片来说分辨率不低于600dpi。

　　（三）图形文件

　　1、图形文件的存储要求参见图像文件的存储要求。

　　2、存储时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，对相关软件及各种数据信息应一并存储。

　　（四）影像文件

　　1、MPEG格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作为电子档案直接存储。

　　2、对于无法转换格式的影像文件应按原格式存放并将有关的软件、压缩算法和计算机系统信息一并存储。

　　（五）声音文件

　　1、WAV格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

　　2、MP3格式声音文件可以作为电子档案直接存储。

　　3、对于无法转换格式的声音文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

　　（六）多媒体文件

　　1、多媒体文件包含多种信息形式，信息完整的多媒体文件可以作为电子档案直接存储。

　　2、多媒体文件依赖的计算机软硬件信息及相关参数应一并存储。

　　（七）数据库文件

　　1、数据库文件DBF格式可以作为电子文件直接存储。

　　2、对于无法转换格式的数据库文件应按原格式存放并将有关的软件和计算机系统信息一并存储。

　　（八）超文本文件

　　1、超文本文件包含的信息较多，存储时注意数据的完整性。

　　2、信息完整的超文本文件可以作为电子档案直接存储。

　　3、超文本文件依赖的计算机软硬件信息应一并存储。

　　（九）计算机程序

　　1、计算机程序可以作为电子档案直接存储。

　　2、计算机程序依赖的软、硬件平台说明应一并存储。

　　（十）数据文件

　　1、数据文件的类型较多，包含以上所示的多种类型，具体类型的存储办法参考以上各类型的存储办法。

　　2、数据文件应对数据来源进行说明并一同存储。

　　第六条对电子档案的说明性文档一律用TXT文档编写。

　　第七条在符合软、硬件平台条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。

　　第八条电子档案中涉及的口令、密匙、权限管理说明等应同电子档案一并存储。

　　第九条保存与纸质等档案内容相同的电子档案时，要与纸质等文件之间互相建立准确、可靠的标识关系。

　　第十条用扫描仪、视频压缩卡等设备获得的电子档案，如果采用非标准算法，则应将相关软件一并存储。

　　第十一条计算机系统运行和信息处理等过程中设计的各类参数、管理数据等应与电子档案一同存储。

　　第十二条电子档案应该拷贝到耐久性的载体上，一式3套，一套封存（A），一套供查阅利用（B），一套异地保存（C）。对于加密的电子文件，则应在解密后再完成上述工作。

　　第十三条在相同条件下，电子档案的存储载体的选择应优先考虑可靠性和先进性。本标准推荐的存储载体是：只读光盘、磁带等。禁止使用软磁盘作为电子档案的长期保存载体。

　　第十四条对于具有稳定可靠的网络环境的单位具体要求：

　　1、电子档案应存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机容错等备份措施。

　　2、内部局域网要有可靠的安全防范措施和管理制度，系统设备更新时必须制定严格的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。

　　第十五条电子档案的保管要求除应具备纸质档案的一般要求外，还应符合下列条件：

　　1、存储载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，作到防尘、防变形，避免阳光直接照射。

　　2、环境温度选定范围：17---20℃，相对湿度选定范围：35%--45%。

　　3、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离，远离热源。

　　第十六条电子文件存储时必须检查病毒及其他危害计算机的隐患，对于不能清除隐患的电子文件不得存储。

　　第十七条存储电子档案的光盘应放入盒中存放，A、B两套电子档案应分开保管。

　　第十八条电子档案的有效性保证：

　　（一）随着计算机技术和设备的更新发展，存储载体或电子档案数据会出现兼容性问题。

　　1、存储载体出现兼容性问题时应更换先进、可靠的存储载体进行复制。

　　2、电子档案数据出现兼容性问题时应对电子档案进行升级转换并进行复制。

　　3、复制后旧版存储载体应至少保留四年。

　　（二）刻录光盘时采用整盘刻录（disk-at-once recording）方式，不得使用多段刻录（multiseion recording）等方式。推荐使用的刻录软件为： NERO BURNING６、WINONCD６以上版本。

　　（三）对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次有效性、安全性检查，对存储载体的寿命、存储载体的兼容性、电子档案的兼容性等问题进行抽查，抽检率不得低于30%，发现问题要及时补救。

　　（四）存储在磁带上的电子档案，每年应倒带一次，五年转存一次。

　　（五）检查、拷贝、转换等情况要做好登记。

【电子档案系统应包括哪些功能】相关文章：