纸质档案和电子档案分别有哪些优点

时间：2022-09-07 02:58:29 档案我要投稿

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纸质档案和电子档案分别有哪些优点

　　档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。以下是小编为大家整理的纸质档案和电子档案分别有哪些优点相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　一、电子档案和纸质档案比较的优势分析

　　（一）电子档案的可分享性。纸质档案一般只有一份或者几份，数量非常少，而且只能在同一个地点观看。这对于文件的传输是非常不利的。如果另一个距离较远的地方的人需要了解这份纸质文件，只有两种方法：一种是远距离的人乘坐交通工具来到纸质文件所在地，另一种是通过邮寄纸质文件。显然这样会浪费大量的时间，人力物力。而且很大一部分的纸质绝密档案是不允许被邮寄的。邮寄的途中很有可能会造成文件的损坏或者丢失。但是电子文件则可以在不同的时间，不同的地点同时被很多人看到。一方面可以打破人数的限制，同时被很多人看到，无形当中增加了档案的利用价值和利用效率。另一方面打破了纸质档案只能在同一场所观看的限制。观看者可以通过多种方式进行远距离观看。我们国家之前的文物档案都是采用纸质书面的形式，而且人们只能通过去博物馆才能看到文物，我们国家每个地区几乎都有博物馆，而且拥有五千年历史，文物数不胜数。远距离、时间少限制着很多对文物对历史有着浓厚兴趣的人。于是现在更多的博物馆开始采用电子档案以及线上观看、查询的方式。高科技的发展使得资源可以更加有效地分享。

　　（二）电子档案的不易失真性和经济环保性。纸质的档案随着时间的增加和阅读次数的增加会受到不同程度的损坏，字迹也会越来越老化，难以长时间保存。高温高湿等环境因素均可促进纸张发生水解，同时也可使字迹材料发生扩散、洇化。而且意外事件的发生也极有可能会使珍贵的档案材料毁于一旦，比如火灾。但是电子档案却可以进行多个备份，而且数字化档案不会因为重复性利用而失效，我们可以进行无数次的打印、下载和传输。纸质档案需要大量的纸张，而且档案工作人员需要花费大量的时间精力对纸质档案进行拆钉、装订和搬运。我国虽然地域广阔，树木众多，但是人均资源并不多。这是我们每个人都知道的常识。每年保存档案所消耗纸质的数量是十分庞大的，这显然是不符合建立资源节约型，环境友好型社会的。增加电子档案的使用可以很大程度上减少纸质档案的使用，保护环境。当一份文件需要传送给多个人的时候，只需要通过邮件、文档等方法即可，而不再需要大量的复印。

　　（三）电子文档的多样性和趣味性。纸质文档的形式比较单一，只可以通过文字的描写来表达。在书写的过程中很容易出错。在观看文档的时候我们经常会看到潦草的字迹，很难认清。如果经过较长的时间，是很难求证的。电子档案的录入相对于纸质档案来说速度比较快，字迹工整，出错后方便修正。电子文档在录入时形式是多样性的，不只是单一的文字形式。还可以采用多种图形比如柱状图、饼状图、条形图等来进行统计。另外电子档案可以将相关物品的图片放入档案中，达到图形和文字的统一。有了电子文件可以更方便快速地对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，更好地满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时，电子文件比手工编辑更快速，加工更方便。

　　二、纸质档案和电子档案的优势比较分析

　　（一）纸质档案的不易篡改性和丢失性。电子档案对于电脑高手或者可以接触到档案的相关人员来说是极其容易侵入并且进行篡改的，而且电子档案篡改后不留痕迹，是非常难以被发现和识别的。纸质档案不容易被篡改，被篡改后会留下相应的痕迹，是非常容易被发现和辨别的。而且纸质的档案具有独一无二性，可以通过字迹等来进行相应的辨别。同样，一份历经时间越久的档案也就显得愈加珍贵。电子档案的不稳定性更加明显，遇到计算机病毒或者计算机故障的情况，如果没有及时备份是十分严重的。保存电子档案的U盘、光盘、磁盘一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案内容的丢失和损坏。电子档案的查阅需要计算机等相关的设备和知识，而纸质档案方便快捷。同时电子档案的容易篡改性、拷贝性使得它的真实性容易受到质疑，相比纸质档案更有说服力。

　　（二）纸质档案的安全性。有些档案是绝密的，有些档案是关系着国家安全的，有些档案是关系公民个人隐私的。但是电子档案的安全性远远不如纸质档案。对于网络上的一些高手来说，侵入各个系统的电脑并非不可能。电脑技术日新月异，每个国家都在飞速进步。如果想保证电子档案的安全性，我们必须不断地提高相关的技术，防止国家机密的外泄。

　　【拓展内容】

　　加强电子档案的管理和做好电子档案的利用

　　电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

　　一、电子档案使用的主要途径

　　电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。当前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

　　1.提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，当向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

　　2.通信传输。通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，以及向相对固定的查档单位提供档案资料，可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

　　3.直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

　　二、加强电子档案管理的重要意义

　　电子档案对于大部分的单位和部门来说，还是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强电子档案管理的重要意义进行分析。

　　1.加强电子档案管理，有利于节省人力物力。？在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，大大提高了档案管理的工作效率。？

　　2.加强电子档案管理，有利于提高服务质量。？档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强电子档案的管理，为读者提高高质量的服务，要求我们必须拓宽知识面，努力学习新技术，增长技能，提高驾驭现代化技术的能力，使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益。

　　3.加强电子档案管理，有利于满足多样化需求。随着社会的进步，越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，他们不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与社会发展水平和人们生活的文明程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

　　三、做好电子档案管理和利用的主要措施

　　由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

　　1.建立档案利用制度，整合各类档案资源。要建立档案利用审批制度，相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批，还要建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，并做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

　　2.规范档案利用方式，避免不可挽回损失。电子档案的利用不能够无原则，应该根据利用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供使用，对这类文件浏览的过程必须在有效的监控下进行。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的不可挽回的损失。

　　3.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”管理模式对档案工作者提出了新的挑战，要求档案人员要紧跟时代步伐，掌握现代信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。另外，“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

　　4.加强工作人员管理，提高档案保护意识。电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

　　现代社会正在跨入“信息时代”，网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。

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