文件档案移交流程

时间:2023-10-18 11:58:09 档案 我要投稿
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文件档案移交流程

  文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。以下小编为大家整理了文件档案移交流程的详细内容,希望对大家有所帮助!

  文件档案移交流程1

  一、要区分归档与不归档的案卷

  归档范围和不归档范围是有明确规定的,在日常档案管理工作中,要把不归档的,仅留存在本机关团体供工作参考的案卷与应归档的案卷区分出来,把应归档文件的案卷移交给上级档案部门。

  二、要编制移交目录

  所谓编制移交目录,就是把归档文件目录或案卷目录打印或复印成一式三份,分别交移交部门、接收部门一份,另一份留存在档案盒内。在移交目录后面,还应附有《移交备考表》,内容包括:档案盒总数、移交人、接收人、交接时间等项目。这些目录、备考表可以使用电子表格模板填写并打印,为了管理更高效,建议使用档案管理软件对档案进行管理,例如笔者一直使用谋艺工作室研发的万能档案软件,打印目录、备考表非常方便。

  三、查验归档案卷

  在移交档案时,档案管理部门要对案卷进行严格检查,一方面要检查案卷质量,看是否符合归档文件整理的原则、要求,是否反映了卷内文件特征,盒内文件是否有损坏、装订是否整齐等等。另一方面,还要检查案卷内文件的数量,与移交目录内所列的`数量是否吻和,盒内文件件数或卷内文件页数是否与案卷封面所填写的数目相一致。

  四、办理移交手续。

  归档文件的案卷检查完毕,对符合要求的案卷就可以办理具体移交手续。具体移交时,交接双方各拿一份移交目录,核对无误后,双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字。

  为避免返工、浪费时间和增加工作量,提高管理档案的效率,在计算机日益普及的今天,建议有条件的单位最好使用档案软件管理档案,这样,案卷内文件的数量在日常工作中就能随时核对,有问题能够及时发现和纠正。这一步工作做得越好,在移交检查时出现返工的概率就越小,工作效率就越高。至于选择什么样的档案软件,除了我文中提到的万能档案外,还有许多优秀的档案软件都可以选择,在选择时注意软件功能与自己的档案管理业务越匹配越好。

  文件档案移交流程2

  档案是直接形成的历史记录。“直接形成”说明档案继承了文件的原始性,“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时,也继承了文件的记录性,是再现历史真实面貌的原始文献。以下是小编为大家整理的档案迁移流程,希望对大家有所帮助!

  档案迁移流程

  1、到接收地人才服务中心开具《人事关系及档案接受函》,并加盖公章;

  2、到调出地人才服务中心综合事务办公室,凭《接受函》填写一式两份《商调人员情况登记表》;

  3、到调出地人才服务中心人事档案办公室,凭《接受函》查阅人事关系计算机资料,确认在案后缴纳所欠的人事代理费用,以20元/月累计;交清后在两份《登记表》主管部门意见栏加盖公章;

  4、人事档案办公室随即将你的档案袋调送到综合事务办公室;

  5、到原就职单位,在两份《登记表》调出单位意见栏加盖公章;(该步可能可以免除);

  6、凭《接受函》和两份《登记表》到综合事务办公室开具介绍信;此时工作人员会问你自带还是邮寄,如果自带,则会将档案袋连同介绍信用封条封好,并在封条处加盖十几个公章,办公室同时保留一份《登记表》,另一份由你带走;

  7、到现就职单位在《登记表》上加盖调入部门意见栏公章;(该步可能可以免除)

  8、将密封好的档案袋妥善地移送到接受地人才服务中心,并在《登记表》上加盖调入地主管部门意见栏公章;

  9、完成。

  档案作用:

  1、企事业单位招聘员工,国家公务员的'选拔等都要审查档案,并以其记载的.相关资讯作为甄选人才的重要证据。

  2、办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。

  3、人事档案的主要功能:办理工作调动时需要档案;参加公务人员招聘考试,需档案确定身份;办理个人退休手续时,要查看档案记录;专业职称晋升的参考依据;出国政审和公证时,需要查阅个人档案。

  从2016年元旦起,全国都将取消档案管理费,财政拨款解决档案管理问题。

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