怎样建立个人电子档案

时间：2023-05-17 18:22:40 档案我要投稿

相关推荐

怎样建立个人电子档案

　　一般，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。以下是小编为大家整理的怎样建立个人电子档案相关内容，仅供参考，希望能够帮助大家！

　　1、整理。

　　根据你的硬盘情况，把某类的文件集中到某一个硬盘，尽量使D、E、F、G各盘合理存放。存放到位后尽量不要移动。

　　纳入电子档案的文件不要放在“我的文档”，防止电脑重装后丢失。

　　2、分类。

　　对你电脑文件的类型有个大体的估计，将重要文件、需长期保管的文件纳入电子档案的范围，并分成若干专题。如：个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等分类。分类原则：便于快速查找。

　　思路：每一类建一个文档，然后链接分散在D、E、F、G各盘的具体文件，形成目录。这样，对电脑文件形成了归类归档，把散放的文件制作成电子档案。

　　3、制作。（这一步是重点）

　　举例：建立“个人证件”专题档案。

　　1、打开WPS文档，建立一个表格。内容包括序号、文件名称、提要、生成时间、备注，行数按估计文件个数设置。

　　2、选中文件名，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中点击“超链接”。

　　3、在弹框中找到文件所在盘，再找到所要链接的文件点击。

　　4、单击“确定”。

　　按此方法添加其它文件。

　　按此方法建立其它专题文档。

　　4、添加密码。

　　如哪一类不愿意让别人看，可添加密码。

　　1、点击左上角的”WPS文字“；

　　2、在文件信息中找到“文件加密”，点击；

　　3、在弹框中输入密码，点“确定”。

　　注：这只是在某个专题文档（如“个人证件”）加了密码，被链接的文档没有。被链接的文档要加密码，要在那里加。

　　5、建立总目录。

　　在硬盘新建一个文件夹，起名“电子档案”，然后将新建立的个人证件、理财记账、电话邮箱、旅游照片、视频、个人论文、网上文摘、纪实传记等专题文档拉入。好了，这就形成了总目录，成为电子档案。

　　6、维护。

　　这种方法建立的电子档案的最大特点有三：1、因为是链接形成，不破坏电脑文件的原来状况；2、生成后可快速找到所需文件，免去“找不到”的烦恼，特别对于存放文件多的，意义更大；3、要注意突出重点，简明扼要。归档文件只选重要文件、需长期保管的文件，临时文件要及时清除。如有必要，将临时文件建一个“临时文件”专题文档，把临时文件全部放在这里，不用的文档随时清除。

【怎样建立个人电子档案】相关文章：