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参考文献著录质量探讨
摘要：针对参考文献著录不规范、不完整，甚至存在错漏等问题，先对参考文献在文中未标注、标注混乱、标注不全、重复标注等问题进行总结，再从主要责任者、题名项、其他责任者、版本项、出版项、出处项、著录用符号几方面依次分析文后著录中存在的问题;进而从作者、编审方面分析参考文献著录错误的原因;最后提出加强对参考文献著录质量重要性的宣传、加强编辑的培训、提高编辑的业务素质等措施。
关键词：参考文献 著录 标注 质量
参考文献是学术论文的重要组成部分，著录参考文献不仅有助于读者了解有关内容，而且可以作为评价论文学术水平的重要参考，同时体现了作者的治学严谨，言之有据。[1]参考文献的著录质量不仅体现了作者严谨的科研和学术态度，也是影响刊物质量的一个因素。近年来对参考文献的引用及其推广研究受到了作者和编辑的重视。我国于2005年颁布并实施了GB/T7714-2005《文后参考文献著录规则》(以下简称《规则》)，[2]它是一项专门供著者和编辑编撰参考文献时使用的国家标准，它的颁布和实施为著者和编者提供了规范化的著录格式。虽然大部分作者采用《规则》来著录参考文献，但仍存在参考文献著录不规范、不完整，甚至存在错漏等问题，虽然原因是多方面的，一方面是由于作者对参考文献著录不够重视，或对《规则》不了解;另一方面是由于编辑人员的规范意识不强，把关不严，对《规则》还不能真正透彻理解和准确应用。本文基于《规则》，对参考文献著录中的问题进行探讨，以期引起作者与编者的重视。
一、参考文献著录中存在的问题
参考文献的著录格式包括文中标注和文后著录两部分。[3]《规则》示例中给出了文中引用文献处序号的标注方法和文后的著录格式。但是，无论是文中序号的标注，还是文后著录都存在许多问题。
(一)参考文献在文中标注的问题。
学术论文文中引用文献的标注方法通常采用顺序编码制，即按照引用文献的先后顺序依次编码，文后按照文中编码顺序著录。文献对参考文献文中引用处“未标注”“标注不够具体”“标注位置不恰当”“两种著录制重复标注”“文中的标注与文后著录不一致”等问题进行了分析。[4-5]文献分析了不能标注或尽可能不标注文献序号，以及标注位置的择优选择等情况。[6]除此之外，还应注意以下问题：1. 文中标注混乱。2. 文中标注不全，即文中只标出文后著录文献的一部分，也有中间漏标的。3. 重复标号，多次引用同一著者的同一文献时，在文中标注几个序号，在文后著录时出现重复著录现象。4. 文献序号是否为上角标未加以区分。5. 同一处引用多篇文献时标注不规范，如“[1][2][5]”或“[1，2，5]”或“[1～2，5]”。6. 文中序号是放在点号内还是放在点号外很混乱。有时同一篇文章中有的序号放在点号内，有的序号放在点号外。
(二)参考文献在文后著录的问题。
参考文献在文后著录的问题，既有格式上的不规范，也有内容上的错误。本文按照文献著录的顺序，对文后著录中存在的问题进行分析。
1. 主要责任者著录中的问题有：(1)主要责任者著录不全。表现为当主要责任者有2个以上时，只著录1个，缺第2、第3责任者。(2)主要责任者著录错误。表现为误写、漏写姓名。(3)外国著者著录不规范表现为著者姓与名颠倒著录，用汉语拼音书写的中国著者名字用了缩写。外国人的姓名，尤其是一些欧洲人的姓名构成比较复杂，如前缀姓氏、复名等，著录时容易出错。[7]
2. 题名项著录中的问题有：(1)题名著录不全和著录错误，表现为题名中有副题名的，著录时只著录正题名或只著录副题名，多数情况是漏著副题名。(2)英文题名著录不规范，主要表现为将题名的所有实词首字母大写。
3. 其他责任者如译者常见著录不规范是著录位置不正确，表现为将译者紧跟着主要责任者著录。《规则》规定其他责任者在题名项后著录。
4. 版本项著录中的问题有：(1)版本表示形式不规范。如将“2版”表示为“第二版”或“第2版”等。(2)版本项漏标。《规则》规定：第1版不著录，其他版本说明需著录。(3)版本项位置错误，表现为将版本项紧跟在题名后。《规则》规定：版本项在其他责任者后，只有当没有其他责任者时，版本项放在题名项后。
5. 出版项著录中的问题有：(1)出版地缺著和著录错误。外文文献出版地错误表现为将应在城市名后所附州名或国名限定语省略，如“Cambridge”后要注明“Cambridge Eng”或“Cambridge Mass”。[8](2)出版者著录错误通常为出版社写错。外文文献著录错误表现为出版社缩写不当、书写错误等。(3)出版年和引文页码。常见不规范为二者漏著，或引文页码漏著。
6. 出处项著录中的问题有：(1)连续出版物题名错误，表现为著录不准确和简写，个别作者将刊名张冠李戴。英文文献刊名著录中存在的问题表现为刊名缩写不规范，著录形式不统一，同一篇文献刊名有时用全称，有时用缩写，而且缩写形式不统一。[9-10](2)其他题名信息漏著。如将“某某学报：社会科学版”著录为“某某学报”。(3)年卷期标志不规范表现为卷、期著录错误。如把期刊出版的月份当期号著录。以期代卷，即著录为“年，期”形式。期号缺著，即著录为“年，卷”形式。还有将增刊号缺著的，如将“年，卷(S)”著录为“年，卷：”。卷期颠倒，即著录为“年，期(卷)”形式。(4)页码缺著和页码错误。
7. 著录用符号出现错误较多的地方有：(1)多个责任者时，最后一个责任者与题名间的“.”忽略，导致责任者姓名与题名混在一起。(2)其他题名信息前的标志符号用“：”，而不是“()”。(3)连接析出文献与源文献的标志符号用“//”，而不是“.见：”或“.In：”。(4)在“等”与“译”之前有标志符号“，”，不可省略。(5)合期出版的期刊的合期号间用“/”连接，而不是“-”连接。(6)专著中出版年与引用页码之间用“：”，而不是用“，”。
二、参考文献著录错误的原因分析
(一)作者方面的原因。
论文作者是影响参考文献著录质量的首要因素。1. 作者缺乏参考文献著录知识。很多作者著录参考文献形式正确而实质错误，可能是他们不理解参考文献各著录项的含义和著录要求，如把月份当作期号著录、3个以上著者只著录1个著者等。而英文文献著者姓名颠倒、刊名缩写错误，主要因为作者不熟悉英美人名构成规则和刊名缩写规则。也有些作者对引文的作用和价值理解还不够，在论文中引用一些可有可无的文献。2. 作者对参考文献的重要性认识不够，对《规则》不了解，也没有认真阅读所投期刊的“征稿简则”，不了解该刊对参考文献著录的格式要求。3. 作者缺乏严谨、求实、潜心钻研的工作作风。如有些作者为了论文能够发表，应付性地加上几条引文;有些作者文中引用了别人的观点、数据而不标出，只在文后随意列出几条与文章关系不大的参考文献;有些作者根本没有阅读外文文献，而在文后著录大量外文文献，这些文献都是从已发表的文章中转抄来的;也有些作者认为文章是自己独创的，没有必要引用文献;有些作者对文章内容进行多次调整，却未对参考文献作相应调整，导致文中标注与文后著录不一致。
(二)编审方面的原因。
编辑对参考文献著录正误与否起着决定性的作用。1.《规则》颁布后，有关部门宣传不到位，许多期刊编辑部门没有学会学懂用《规则》，许多地方仍沿用过去的著录规范。2. 编辑对参考文献的编辑加工重视程度不够，责任心不强，认为核查参考文献是一项非常烦琐、费时费力的工作，不愿投入更多的时间和精力，仅对参考文献著录格式进行核对。个别编辑以“文责自负”为由，不管办刊质量，对参考文献的著录正误与否不加深究。3. 审稿专家对参考文献的重视程度也会影响文献的著录质量。审稿专家重点关注论文的学术价值而常忽视审查参考文献的标注和著录是否准确和规范。
三、提高参考文献著录质量的措施与建议
(一)加强对参考文献著录质量重要性的宣传。
1. 提高作者对参考文献的认识。
针对作者缺乏参考文献著录知识，编辑部应通过举办讲座，或利用期刊的补白，介绍参考文献的作用、意义和引用原则、各著录项的含义及英美人名构成知识、英文刊名缩写知识等。在《稿约》中刊登各种文献著录格式，并举出具体例子，供作者参考。要求作者在投稿时参照稿约中的示例，对所列参考文献自行核对，同时提醒作者，若发现参考文献失真严重，将会影响论文的发表。只有作者充分认识到参考文献著录质量对论文质量的影响意义重大，才能认真执行《规则》。如作者著录参考文献态度不认真，应采取措施引导作者以对科学负责的态度对待参考文献的著录，并对著录参考文献应遵循学术规范作出具体的规定，如引用他人观点应明确标注，严禁参考文献的转引等。
2. 把审核参考文献著录质量作为审稿的一项内容。
审稿专家主要从文献的可靠性和全面性等方面提高文献著录质量。虽然专家审稿关注的是论文的学术价值，但也可把审查参考文献列入专家审稿范围，因为审稿专家对相关领域的文献比较了解，对论文所引用的文献与内容的相关性和必要性等方面多加注意，便可发现重大错误或无关的文献。建议在审稿单中加入审阅参考文献一项，以提醒审稿人在审稿过程中及时指出稿件中存在的参考文献著录问题，检查论文所著录的参考文献是否准确、合理和全面，并提出相应的意见和建议。
3. 把核对参考文献作为编辑工作的重要内容。
编辑对参考文献著录质量起到重要的把关作用。提高编辑人员对参考文献重要性的认识，改变以“文责自负”为由，对参考文献著录正误采取不理不睬的态度：(1)编辑初审时应充分利用网络资源，对论文中引文进行审核，检查引文是否准确、恰当;(2)稿件退修时仔细核查参考文献有无内容、格式、著录用符号等错误，写退修信时，逐条列出，并把审稿专家对参考文献的修改意见单列出来，请作者核查，按要求逐条修改;(3)重视参考文献的编辑加工和校对。核对参考文献不应仅仅局限于形式，而应尽可能对其内容进行核实，确保文献著录格式规范、著录内容正确。
(二)提高编辑的业务素质。
参考文献的著录质量很大程度上取决于编辑的责任心，体现出编辑的业务水平和职业道德。编辑应树立求真务实的工作态度，避免浮躁之风，树立起对参考文献核查一丝不苟、任劳任怨、认真负责的敬业精神。1. 加强编辑业务培训，努力提高业务水平。加强《规则》、学术规范和《著作权法》等知识的学习，深刻理解和吃透有关标准和规范，并将其实践于编辑工作中，在工作中不断总结经验。2. 勤与作者沟通。发现参考文献著录中的疑点，如作者在文后著录的文献有错误或无法查到、作者在文中引用文献处没有标注等，要及时与作者沟通。对于作者因缺乏参考文献著录知识而造成著录错误，应对其进行辅导。引导作者按《规则》著录，以提高作者文献著录标准化与规范化的能力。
结 语
参考文献文中标注和文后著录正确、规范，是写好论文的需要，也是期刊实行标准化、规范化的要求，方便读者查阅文献的需要。解决参考文献著录中存在的问题，关键在于提高作者和编辑对参考文献著录作用和意义的认识。只有作者与编审者重视参考文献的著录，才能提高学术论文的质量，从而提高期刊的标准化、规范化水平。
参考文献：
[1] 陶小雪，丁宇萍.科技期刊中参考文献的著录规范[J].编辑之友，2007(1)：88-90.
[2] GB/T7714-2005《文后参考文献著录规则》[S].北京：中国标准出版社，2005.
[3] [4] 朱大明.参考文献在正文中标注的几个问题[J].科技与出版，2008(7)：48-49.
[5] 陈小华.科技论文中引用参考文献常见问题简析[J].编辑学报，2005，17(6)：416-417.
[6] 杨蕴林，赵小坚，苏娟华.顺序编码制参考文献序号在文中的标注位置[J].中国科技期刊研究，2007，18(4)：700-701.
[7] 鞠衍清.外文参考文献著者姓名著录中的问题[J].编辑学报，2009，21(5)：414-415.
[8] [9] 张铁明，颜帅，程朋军.科技期刊文后参考文献英文刊名著录问题[J].编辑学报，2009，21(5)：461-462.
[10] 周园.著录外文参考文献值得注意的几个问题[J].中国科技期刊研究，2008，19(3)：488-489.
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