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新时期医学科研档案的特点及管理创新
【摘要】本文阐述了医学科研档案的内容与特点，分析了医学科研档案管理中存在的归档意识淡薄、管理机制不健全、管理方法落后等问题。遵循医学科学研究的程序和医学科研档案的特点，发挥其在医院科研活动中的的自身价值。在新形势下医学科研档案工作的发展思路是：只有应用新的理念、新的管理和利用模式，才能提高档案现代化管理水平。
【关键词】科技档案； 档案管理； 医学科研
医学科研档案是国家档案的一个重要组成部分，是医学科研和医疗实践的真实记录和反映，是深入进行医学科研的必要条件和依据，它在我国医学事业可持续发展中起着重要作用。面对改革的新形势，如何将医院的科研活动与科研档案管理进行统筹兼顾，协同管理，更好地发挥医学科研档案的自身价值，促进档案资源的开发利用，已成为一种迫切的需要。因此，档案工作要适应新形势和新任务的要求，就必须立足于创新，在创新中求发展。
1 医学科研的程序与医学科研档案内容及特点
1．1医学科研的基本程序医学科研的基本程序由选题、设计、实践、整理与分析等五个步骤构成。从内容上分，一般科研档案包括三种类型：一是科研项目档案，是科研档案的主体部分，包括从科研项目申报通知、科研项目申请书及其附件、科研项目立项通知与科研合同、科研项目结题书到科研项目成果等一系列围绕科研项目所开展的各种资料；二是科研文书档案，是科研档案的重要部分。包括科研发展、总结、医院制定和上级管理部门下发的科研文件和课题管理、成果管理等专项管理活动中形成的管理性科研文件材料；三是科研成果档案，是科学研究的必备条件，包括科研论文、科研著作、科研获奖等科研人员进行科研工作所产生的各种成果。
1．2医学科研档案的特点医学科研档案的特点是由医学研究的特点所决定的，掌握医学科研档案的特点是做好医学科研档案工作的基础。其特点为：一是成套性强且专题突出。分类时必须保持每个专题档案的完整，突出成套，使之始终成为一个有机的整体。二是周期长且连续性强。为保持医学科研档案完整性不受科研周期和归档时间的影响，应采用分阶段法进行科研文件归档。三是专业性强且学科突出。临床研究分内、外、妇、儿，基础医学研究分生化、病理、药理等专业，一般的科研活动都是在上述专业范围内分课题进行的。因此，医学科研档案的分类应体现出专业性的特征It]。四是重大课题涉及学科综合性强且项目协作多。医学科研本身是多学科的综合研究，故在分类时既要保持各个学科的相对独立性。
2 干扰医学科研档案管理成套性和完整性的因素
2．1思想认识思想上认识不足，科研归档意识淡薄。各级领导、科研人员、档案管理人员和各个部门都普遍存在科研档案意识薄弱的现象，未认识到科研档案工作的重要性。首先，科研人员对归档工作认识不高，重视不够，这使科研档案从生成阶段就处于失控状态。其次，科研管理部门对科研文件材料的形成和积累的管理把关不严，力度不够，没有真正实现“四同步”(即下达项目计划任务与提出科研文件的归档同步；检查项目进度与检查科研文件材料的归档同步；申请验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与检查科研档案归档情况同步)和“三把关”(即形成关、积累关、归档关)的管理制度。再次，档案部门对科研情报资料的归档管理工作统一协调不够，缺乏跟踪检查和有效监督，业务指导欠缺。
2．2管理机制档案管理机制不健全，人员配备不合理。主要表现在内部管理体制尚未理顺，外部管理体系不够完善，相互协作、相互制约和相互监督的相应规定不健全，直接影响管理工作的落实。从目前情况看，不少单位科研档案管理部门和管理人员编制不健全，有的图书室兼管档案，有的院办室兼管档案，有的则是医务科或科教科管档案，主管人员和管理人员调动频繁，极不稳定，对外交往联系渠道不畅。这些问题淡化了科研人员的档案意识和及时归档的自觉性，挫伤了管理工作积极性，使科研档案与科研管理工作相互脱节。
2．3归档材料质量归档材料质量不够高，管理手段与方法落后。部分档案材料的完整性、准确性和系统性较差。主要原因是科研人员重成果轻归档工作，核心内容被阉割影响内在质量，降低了档案材料的真实性。少数科研人员受商品经济因素影响，重经济效益轻社会效益，不愿让人共享。大多数单位科研档案工作仍沿用传统的手工运作模式，管理手段和方式方法明显存有“三低”现象，即技术含量低、工作效率低、信息利用低，与现实发展不相适应[2]。因而不能很好地发挥科研档案信息资源作用，更不能服务于社会。
3 新形势下医学科研档案管理的创新
3．1管理机制创新，营造良好的科技兴院环境随着现代化科学技术的突飞猛进，医学科研档案管理要适应科技发展的需求。就要管理机制创新，转变观念，提高各级领导、科研管理部门和档案管理部门对科研档案工作重要性的认识。构建院长一档案管理委员会一档案管理机构一兼职档案员组成的档案管理网络体系(图1)，以机关各部门负责人为成员，各机关部门设兼职档案员，将档案部门由辅助科室转为职能部门，起到强化档案部门监督、指导的管理职能作用。与人事和科教部门制定科研档案管理制度，明确科研管理部门和人员、档案管理部门各自职责。加强科研作风的长效机制，实行院科分级管理模式，即院抓科、科抓课题组，将档案工作的内容纳入到各级领导干部的岗位责任制，人事部门根据档案部门提供的“科研档案归档证明”，严把科研等人员的调动、晋升、考核和评定关，将档案材料的规范化、收集的及时性和案卷质量优劣性等作为个人年度考核、升职、评优、评先进等条件之一，以提高归档工作的质量和效率。利用档案管理工作协作网，加强宣传工作，从领导到科技管理者、科研人员都了解档案是前人科研工作的真实记录，是后人科研工作的捷径[3]。促进医学科研档案管理工作朝着制度化、规范化、优质化方向发展。
3．2管理方法创新，提升科研档案的质量管理一项科研成果档案一旦形成，它的完整、准确、系统性就已经客观存在了，如果需补救是很困难的，所以对于档案材料的形成和积累必须实行超前控制与全程管理(图1)。首先档案人员要树立超前意识，课题立项时，科教管理部门兼职档案员提前介入课题组、实验室，指定课题组一名人员负责资料收集、保管、整理工作，建立专人负责制。理顺科教管理部门、课题组、档案人员关系，采用双向把关、双向监督、同步进行的管理方法协调和指导科研人员的归档工作。建立课题归档资料袋，随袋发放“医学科研档案归档范围和归档说明书、档案移交清单”等表单及实验记录统一用纸，将立题论证到成果鉴定进行详细记载及时整理归袋，做好档案形成前的前序阶段、研制阶段和后期阶段的案卷资料收集、整理、保管、鉴定和统计等环节的管理工作。档案管理部门要对科研项目形成资料实行全程跟踪，定期进行督查，若发现研究实施的原始资料、实验记载形成及管理情况、验收研究材料形成的质量不符合档案要求的科研项目，提出整改意见，否则不予结题验收。科研项目结题后，科教部门兼职档案员会同课题组负责人、课题组档案员将档案移交到档案部门，由医院专职档案员按照中华人民共和国国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB／T11822-2000)，结合医学科研档案的归档要求对项目的档案材料进行审核鉴定后，集中归入医院档案部门。
3．3管理技术创新，提高档案现代化管理水平人是实现科学技术创新的根本力量，又是运用科学技术创新成果的主体n】。医学科研档案管理人才的培养要坚持人本原则，医院应给予他们创新工作的优良空间，充分发挥人的能动性和创造性。加强培训，学习科学技术、管理学、心理学等，让他们接触更多的新知识来不断提高档案管理人员文化水平和知识层次，锻炼创新能力，成为具有现代化科学技术知识、计算机管理与操作技术、外语知识和良好的职业道德的专业型人才，使档案工作管理顺应社会发展要求。科研档案工作的技术创新是实现档案管理规范化、科学化和自动化的重要途径[5]，为提高档案工作质量和效率，使档案便于存取、利用和检索，档案人员在技术创新上要围绕档案收集、保管、利用来开展，根据《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894—2002)，将传统的人工管理过渡到计算机管理和网络管理模式，实现资源共享。在完善保密条件下，通过采用先进技术，逐步建立一个科学化、法制化、规范化、系统化的科研电子文件档案管理体系，实现技术资料的网上传递和档案资料的数字化管理，技术图纸和文件资料将通过光盘等数字化存储设备归档保存。这样利用先进的微机设备和软件，将大大节省存放空间，有利于加速档案现代化的进程，满足医院科研事业发展需要。
3．4开发利用创新，拓宽档案信息资源共享领域利用创新是提高医学科研档案信息资源为科研服务、为医疗事业发展服务的重要手段，也是科研档案管理的目的[5]。医院医学科研档案反映的是本院最新的医学科研发展水平，医院科研档案利用形式就要保持与社会同步发展。
利用先进的微机设备和软件，将《医学科学研究档案归档说明书》首页内容逐项输入计算机进行索引、检索、排序，提供形式多样的查询方式，将传统的科研档案编制为全面的科研信息数据库，以满足不同的检索需求。数据库以文本为主(包括声音、图像、影像等多种媒介的信息)来实现远程检索、浏览、下载和传输，形成一个动态的科研数据中心和科研管理沟通平台。利用所建立的数据库对信息进行加工提炼，使档案信息获得“第二次生命”，编制各种形式的参考资料——科研项目基本情况汇编、研究论文题录或汇编、项目简介、科研成果汇总等。全面、实时、准确地提供相关科研信息，为领导进行科研管理决策和科研管理人员开展工作提供了极大的便利。利用科研成果资料，举办成果介绍会、展览会，推广新技术、新方法，促进成果技术转让。同时以“科技兴院”为宗旨，通过制作多媒体或网页，宣传医院科研新成果，推广新技术。从而来提高医院的知名度，提升医院综合竞争实力。
综上所述，医学科研档案作为科学技术存在的重要形式之一，是加快科技成果转化的重要资源，科研档案管理好坏，不仅反映了本单位的实力与水平，也体现了一个单位的科学管理水平。只有把创新作为切实点，才能更好地为医学科研事业的发展服务。
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参考文献
[1]陈凌，孔令华．医学科研档案特点及管理．山东档案，2006(4)，28．
[2]罗晓红。李强．浅谈科研成果档案管理工作．西北国防医学杂志，2007，28(5)：397—398．
[3]闫珂，李玫，汪东成，等．加强科研档案管理的几点体会．中华医学科研管理杂志，2012，21(1)：51．
[4]孙小虹，项滨．医院科研档案管理创新的思考．中国医院，2012．11(2)：62-64．
[5]虞爱丽．开创医院档案工作构建和谐医患关系．医院管理论坛，2012，26(3)：59—62．
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