试谈ＥＲＰ在企业财务管理中的作用

试谈ＥＲＰ在企业财务管理中的作用

一、ＥＲＰ的思想体现了对财务管理的要求


企业资源计划（ＥＲＰ）系统，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层提供决策运行手段的管理平台。它集信息技术与先进的管理思想于一身，核心目标是实现对整个供应链的有效管理，满足企业合理调配资源、最大化地创造财富的要求，成为企业在信息生存、发展的有力保障，同时也为财务管理提供了基础的信息。ＥＲＰ的思想主要体现在以下三个方面：


１．对整个供应链资源进行管理的思想。企业的竞争已经不是单纯的企业之间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争，即企业不但要依靠自己的资源，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能在市场上获得竞争优势。ＥＲＰ系统正是适应了这一市场竞争的需要，实现了对整个企业供应链的管理。在供应链上有五种基本“流”在流动：物流、资金流、信息流、增值流和工作流。物料、资金、信息都不会自己流动，物料的价值也不会自动增值，要靠人的劳动来实现，要靠企业的业务活动——工作流或业务流程使它们流动起来。企业业务流程重组（ＢＰＲ）是保障各种流程顺利运行的基础。ＥＲＰ在ＢＰＲ的基础上提供各种行之有效的业务流程，而且可以适应市场竞争形势的发展，随着企业工作流（业务流程）的改革在程序的操作上做出相应的调整，最终实现五“流”的统一。在这个大的管理平台上，财务管理享有了及时、充分、完整的信息，可以洞察企业业务流程中的每一个蛛丝马迹，使视野更开阔、控制更有力、更透彻。


２．精益生产、同步工程和敏捷制造的思想。精益生产（ＬＰ）思想，是指企业把客户、销售代理商、供应商、协作单位纳入生产体系，同他们建立起利益共享的合作伙伴关系，进而组成一个企业的供应链。敏捷制造（ＡＭ）思想，是指当市场上出现新的机会，而企业的基本合作伙伴不能满足新产品开发、生产的要求时，企业组织一个由特定的供应商和销售渠道组成的短期或一次性供应链，形成“虚拟工厂”，把供应商和协作单位看成是企业的一个组成部分，运用同步工程（ＳＥ）组织生产，用最短的时间将新产品打入市场，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性。ＥＲＰ的这一思想和功能使企业对市场变化的迅速反应能力大大提高，也使财务管理具备迅速跟进瞬息万变的市场竞争的能力，并且在个性化的生产、销售活动中发挥应有的管理作用。


３．事前计划与事中控制的思想。ＥＲＰ系统中的计划体系主要包括：主生产计划、物流需求计划、能力计划、采购计划、销售执行计划、利润计划、财务预算和人力资源计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已经完全集成到整个供应链系统中，形成“牵一发而动全身”的格局。此外，ＥＲＰ系统通过定义与事务处理相关的核算科目和核算，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，不仅降低了会计人员的劳动强度、人为出错率，而且保证了资金流与物流的同步记录和数据的完全一致性，从而实现了根据财务报表数据可以追溯资金的来龙去脉、追溯所发生的相关业务活动直至最细微的环节，便于实现事中控制和实时做出决策。


二、ＥＲＰ使财务管理从核算型向管理型转变


企业实施ＥＲＰ必不可少的环节是进行业务流程重组。这个过程就是将企业原有的业务流程根据新的管理需要并结合ＥＲＰ软件的功能进行重新划分和制定，最终在系统中分配不同的职责权限，以完成业务流与信息流的同步运行。从另一个角度讲，这个过程也是部门职责、工作任务的重新分配。


首先，由于业务流程的重组，财务部不再负责对销售收入和销售成本的确认和核算工作，这项工作分别由商务部和生产部来完成，而且此项工作是在ＥＲＰ系统中随着“发货”指令的发出而自动完成的。商务部将销售合同的信息（物料清单、工艺路线等）输入系统中，创建销售定单；系统运行市场资源计划（ＭＲＰ）后就会由销售定单自动触发生产计划（生产定单），生产计划又会触发采购计划；生产部门按照生产定单上显示的物料需求进行领料和生产；每个产品被发货后，系统都会自动生成销售收入和销售成本的财务凭证，无须财务人员做凭证。


ＥＲＰ系统的这一功能不仅严格保证了收入和成本的相互匹配、业务流与财务信息流的高度统一，而且使从繁重劳动中解脱出来的财务人员有精力仔细检查：每个销售定单的毛利率是否正常，偏离预算毛利率的原因是什么；每个生产定单的完工状态有无，标准成本与实际成本的差异产生在哪个环节；客户和供应商的库存状态是否正常，有多少存货是处于滞留的状态，对采购量和采购价进行分析；查询应收款和应付款的动态、账龄状况等。这从根本上实现了财务管理从核算型向管理型的转变。

三、ＥＲＰ使财务管理水平得到提高


１．ＥＲＰ系统功能对毛利预测、合同管理更加准确和及时。销售合同报价在ＥＲＰ系统中自动完成，每更改一次产品的配置，系统都会瞬间、准确地计算出销售收入、成本和毛利，为包括财务部在内的合同评审者、决策者提供可靠的数据支持。销售合同的评审也从各个部门轮流的书面评审变为在ＥＲＰ系统中的评审，不仅不受地域的限制，而且评审时间由原来的５ ～ １０天缩短为１天，大大提高了工作效率。


２．ＥＲＰ系统功能实现了对财务预算的实时控制和多角度。在ＥＲＰ系统中，所有的费用项目全部设置在费用明细层。同时，将需要考核的单位设置成不同的“成本中心”，然后根据不同的管理或查询需要建立起不同的“成本中心组”，这样就可以灵活、方便、快捷地查询出不同的期间费用总额、部门费用总额、公司费用总额、任意组合的“成本中心组”的费用总额等。ＥＲＰ系统对费用的管理还可以实现同时按部门和项目统计，这就大大方便了对研发项目成本管理或某个阶段性产品项目成本管理的需求。


获利能力分析是ＥＲＰ系统提供给的又一个强大的财务管理功能。具体而言，公司将内部组织根据管理和考核的需要设置成不同层次的“利润中心”和“成本中心”，并将公司年度整体预算逐层分解到每个被考核的“利润中心”和“成本中心”。当业务实际发生时，系统会将每一笔业务的收入、成本、毛利、费用及时地归集在预先设置好的“利润中心”和“成本中心”名下。管理者可以从系统的报表工具中逐层查询每个“利润中心”和“成本中心”的财务预算执行情况，分析产生偏差的原因，从而实现了对整体经营指标的分解、落实、监督、分析和考核，拓展了财务管理的视角，提高了财务管理的透明度、及时性和有效性。


３．ＥＲＰ系统功能使资产管理水平大大提高。ＥＲＰ系统可以详细记载资产购进、转移、组建以至于到最后处理的所有业务细节和过程。电子资产卡片替代了书面的卡片；一项资产在系统中拥有唯一的代号；同一资产在各部门间的流动都将记录起始时间；系统对组建的资产自动计算其新的价值；资产折旧不再是按类别而是按每项资产分别自动计提，并且按照记载的资产在部门间流动的起始时间分别列支在不同的部门（成本中心）名下。财务人员甩掉了繁重的核算工作，把主要精力放在对资产使用有效性和安全性的监督、控制和分析工作上，强化了管理职能。


４．ＥＲＰ系统功能提高了成本管理水平。ＥＲＰ作为一个高度集成的信息系统，将不同业务部门的信息高度交汇，体现物流、信息流、资金流的统一。它强调事前计划、事中控制、事后反馈的统一，一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式也体现在成本管理中。从具体的管理来看，ＥＲＰ系统强调能够实现标准成本的预先确定、实际成本发生后成本差异的分析、以成本中心为主体的责任成本管理等功能，而这些都是管理的重要。它并非停留在仅仅能够完成计算机化的成本记录、归档等传统任务，更多贯穿于ＥＲＰ成本管理中的是管理会计的原则和思想。


具体而言，标准成本的制定与企业年度预算紧密相连；实际成本的核算从最底层物料的材料费开始，逐层向上将每一件物料的材料费、人工耗用、机器耗用和制造费用累积，得出每一层零部件直至最终产品的成本。对于成本分析来说，彻底摆脱了月末结账的限制，变事后分析为可随时查询某个生产定单在不同工序上实际成本与标准成本的比较情况；可随时通过查询“成本中心报表”来观察每个生产工序上实际成本与标准成本的对比情况；可监督生产部门工时确认的准确性等等。它最终实现了成本管理的及时性。?

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