浅谈ＭＩＳ开发中的系统分析

浅谈ＭＩＳ开发中的系统分析

[摘 要] 系统分析是整个开发工作的条件，其工作性质主要是分析职员同用户之间的沟通，随着IT技术的发展，系统开发对 分析职员素质提出了更高的要求。在治理信息系统(MIS)开发中，很多开发团队对系统分析的特点及重要性熟悉不足， 致使在开发过程中引发各种题目。本文结合实际，对MIS开发中系统分析工作的特点及重要性进行了分析。
　　[关键词] 治理信息系统；系统分析；边界
　　治理信息系统(MIS)是由人和计算机设备组成的对企业治理信息进行收集、加工、传输、保存、使用、维护的系统。一个MIS的开发要经过系统分析、系统设计、系统实现、系统维护四个阶段。系统分析是指运用系统的方法和原理确定用户需求和开发目标，明确系统应该完成的任务，最后提出开发方案。系统分析是整个MIS开发的基础性工作，是最为重要也最难把握的一个阶段。但是在实践当中，系统分析通常不能引起开发职员的足够重视。很多开发职员在开发一个软件产品时，往往在没有充分了解用户需求的情况下，便匆匆着手编写程序，他们错误的将“软件开发”等同于“程序编写”。这样导致的结果是：开发职员抱怨用户需求频繁变化，用户抱怨系统不能满足工作需求。严重时，可能导致整个开发工作失败，使开发用度付之东流。特别是近年来面向对象的开发方法被广泛采用以后，软件规模日趋庞大，前期分析的重要性便愈加凸现出来。
　　
　　一、系统分析决定开发成败
　　
　　不同企业或组织有着不同的内部环境，当开发职员着手开发一个项目时，首先应该深进到企业或组织的各级各部分，了解其组织机构、生产状况及业务流程，并在此基础上采用各种方式对各级各类职员进行咨询和调查，明确他们对该系统的具体需求。在明确了用户具体需求的基础上，方可进行后续的系统设计、系统实施等工作。只有这样，才能使所开发的MIS系统符合该企业或组织的需要，真正为其提供有效服务，进步员工的工作效率，减轻员工的工作压力。否则，假如不重视前期的调查分析，系统的开发不但不能带来预期效益，反而可能造成资源浪费或给企业或组织带来不便，严重时甚至可能导致整个开发工作失败。
　　在MIS开发中，一个系统通常由总系统和若干子系统组成，总系统与子系统之间、子系统与子系统之间存在着纵横交错的复杂关系，整个系统是一个有机整体。在着手开发一个项目时，必须对总系统及各子系统均按照软件工程的方法进行系统分析，明确系统总功能、各子系统功能及系统间的相互关系。哪一个子系统分析研究不到位，或哪一部分设计不公道，都将对系统的整体功能和目标造成影响。因此，开发前期的分析工作必须做到通盘问虑，以保证开发成功。
　　此外，前期分析工作也可以为后期维护打下基础。一方面，企业或组织是在不断向前发展的，一个MIS运行一段时间后，企业可能会在系统功能方面提出进一步要求；另一方面，系统在使用过程中也会逐渐暴露出内部的各种错误。这就要求对系统功能进行扩充或对程序代码进行修改。假如前期分析工作做得比较到位，充分考虑了软件投进使用后的环境、投进使用后的功能扩展、升级改造及后期维护，就可以避免在日后的使用过程中出现系统与环境不适应、系统功能扩充难、程序代码修改难等后遗症。
　　
　　二、系统分析文档是后续开发的依据
　　
　　系统分析文档是分析工作重要的、唯一的工作成果，是后续开发工作的依据。在进行系统分析过程中，分析职员应将收集到的第一手信息，进行回类整理，分析汇总，然后制订出正确、一致、完整的系统分析文档：系统说明书。
　　通常该说明书要对系统功能需求、企业或组织状况、业务流程、系统功能等进行详尽描述，甚至包括对系统将来发展的设想，当前企业的软件、硬件环境的具体技术参数，当前用户方的技术职员和业务职员的信息技术水平，待开发的系统与企业现有的其他系统、甚至与企业外部的其他系统的接口情况等。有了这一系列的分析说明文档，可使后续的系统设计、系统实施、系统维护等工作有章可循。
　　系统说明书制订完毕以后，为进步软件的质量和保证开发的成功，通常还需要对这些文档资料进行评审。评审工作通常应由企业或组织的信息治理高层以及各类技术职员共同承担。文档评审时，首先，要求各种需求不能互相矛盾；其次，需求必须是完整的，应该包括在分析阶段用户提出的所有功能或性能；再次，指定的需求用现有的软硬件技术可以实现；最后，需求确实能解决用户当前所面临的实际题目。只有通过以上四方面的评审，分析工作才算告一段落，才能进行下一环节的系统设计工作。这里需要明确的是，即使进进了下一开发环节即系统设计环节，也有可能因前面环节的工作做得有漏疏而返回往再次进行系统分析，也就是说实践当中这种分析工作会出现一定程度的反复，且这种反复与所选择的开发模式有较大关系。在开发实践中，系统分析职员为避免系统分析工作出现重大偏差而引起大面积重复分析，通常在制订分析文档时便提出多种可行性方案供用户选择。例如，从功能是否完整角度考虑，可以尝试制定三个不同档次的方案：1、基本方案：系统只完成最基本工作，没有额外功能；2、完整方案：除了完成基本工作以外，还提供一些附加功能；3、增强方案：这种系统具备用户期看的几乎所有功能。用户可根据企业自身的人力、物力条件结合企业目标从几个方案当中选出一个最优方案。
　　
　　三、系统分析应重视沟通
　　
　　系统分析的工作内容主要是分析职员同客户进行沟通，包括同企业或组织的各级领导进行沟通及同普通员工进行沟通。
　　首先，信息系统开发要争取企业各级领导的支持。实践中，企业的个别治理职员可能不愿接受环境的改变，因而不愿配合分析职员的工作，造成系统分析工作的局部甚至全局失败。例如，某财务部分负责人不愿将本部分手工账务处理改为电子账务系统，坚持沿用原来的手工方式，对系统分析职员产生抵触情绪。这种情绪必然对分析工作带来负面影响，当碰到类似情况时，分析职员应在了解这些人的背景及性格特点的基础上，想方想法说服其转变观念。假如系统分析职员的说服工作无效，可直接请求企业高层处理。
　　其次，不能忽略普通员工，要同企业普通员工进行充分沟通。在系统分析时，完全是从工作职员那里获得第一手资料，因此能否取得被调查员工的支持是系统分析有效性的关键，员工态度积极可使分析工作的效率大大进步。只有与员工建立良好的工作关系，才能充分挖掘出企业所存在的题目。例如，开发“教学资源库信息系统”，就要求学校信息中心、各院系、教务处、学工处等各部分通力合作，配合开发职员的分析工作，明确提出本部分对资源库信息系统的需求、积极提供资源库建设所需的资料。任何一个部分的任何一个工作职员的分歧作行为，都可能影响分析工作的开展，都可能给系统带来隐患。 　　系统分析职员在同组织中的每个有关员工进行沟通时，必须充分考虑这些员工的知识背景、表达能力、沟通能力等，有些员工不能将自己的需求做出正确表达，这种情况下提供的信息就可能误导系统分析职员；也有些员工一时不清楚自己到底对系统有什么需求，这时可能需要分析职员与这些员工共同针对其负责的具体业务进行具体探讨；还有一些员工会提出一些不切实际的需求，比如会提出一些以现有的信息技术水平无法实现的要求，或者会提出一些超出企业开发资金预算的不公道要求。总之，在与员工打交道的过程中可能会碰到各种各样的情况，这就要求分析职员必须有较强的沟通能力，并且善于对自己的工作对象进行正确引导，从而使他们将自己公道的、真实的想法正确的表达出来。
　　
　　四、系统分析应公道划分边界
　　
　　系统分析过程中，特别要留意分析边界和人机边界的划分，这将决定系统分析工作及后续开发工作的覆盖范围。
　　“分析边界”指分析工作所涵盖的范围。MIS开发是一个系统工程，需要长期的、逐步的进行完善。整个开发工作往往涉及到一个组织或企业的方方面面，从公司总部到各分公司、分厂以及各科室、车间、工段等，都是分析工作所涵盖的范围，涉及的部分多，职员杂，业务种类差异大，因此很难一次性满足所有需求，也很难一次性具备所有功能，因而系统分析工作就有一个分析边界的划分题目。公道划分分析边界，可以确保分析工作在一个相对明确的范围内进行，避免分析工作无边无际，难以完成。
　　“人机边界”指应当明确系统中哪些工作应由人工来完成，哪些工作应由系统自动完成。通常在一个系统中，有些工作必须由人工进行，这类工作往往是计算机无法实现、或者没有必要往实现的。例如，企业外部原始单证的录进工作，需要会计职员逐张核对后，通过手工方式进行录进。而有些工作则不需要人工干预，由系统自动完成。例如，对生产过程进行监测控制的机械或电子设备产生的数据，直接通过专门的线路和设施传输到信息系统中即可，而不需要人工干预。
　　然而，在系统分析工作中，分析职员面对的是尚未开发出来的系统，因而多数情况下人机边界的划分，就不是很直观，要判定哪些由人工完成公道，哪些由系统完成公道，就需要系统分析职员充分了解行业的运作特点，深进了解企业业务流程，在此基础上，才能对人机边界进行正确公道的划分。分析工作要避免出现将只能用手工处理的业务，纳进到MIS系统模型当中，或将只能由系统自动完成的功能设计成由人工完成。
　　
　　五、系统分析职员应该是复合型人才
　　
　　随着应用的发展，分析工作对系统分析员的综合素质提出更高的要求。系统分析职员必须既是治理职员又是技术职员，他们不直接从事治理工作，但一定要懂治理；不直接从事具体的设计和实施工作，但一定要熟知各种开发技术。
　　首先，从项目治理的角度看，要求系统分析职员具有极强的沟通能力、把握一定的行业知识、具备一定的治理经验，以一个企业治理职员的标准要求自己。例如，要开发一个帐务处理系统，就需要对对会计核算业务有所了解；要为某企业开发一个Intranet，就要对该企业的业务知识有所了解。否则很难保证开发出来的系统能与企业相适应。
　　其次，从技术角度看，当前很多企业需要开发基于动态网站技术的MIS，以期实现信息处理工作在交互式动态Web页面上进行。这就要求系统分析职员充分了解与开发相关的各项技术。系统分析员需要了解各种服务器平台、各种数据库产品，各种开发工具以及各种硬件设备性能等。由于当前基于Web的MIS可采用的技术手段种类繁多，实现同样的目标可以采用不同的技术手段，这就要求系统分析职员必须能够在众多的开发模式中选择出最佳方案，这样才能使后续的设计职员和编程职员的工作顺利进行。
　　
　　六、教学资源库建设的系统分析
　　
　　我们不妨对教学资源库建设进行探讨。教育领域的教学资源库开发也属于MIS的开发范畴，也要遵循MIS的开发思想，因而在进行教学资源库信息系统建设时，同样要重视前期的分析工作。
　　教学资源库可以看作由支持教学的相关教学资源数据库、软硬件支持平台、学习者、教育者、治理者共同构成的信息系统。教学资源库必须体现完整的学科知识体系且资源丰富，必须便于教师和学生充分利用并实现高度共享。一个教学资源库通常包括积件库、课题库、题库、案例库等。教学资源库建设中，系统分析职员通常为学校教育技术中心的专家、技术职员，用户即学校各有关部分、教师、学生。
　　首先，资源库的建设应能有效地为用户(教师和学生)提供教学和学习服务，即教学资源库的开发，必须与用户需求相适应，也就是说开发前期必须充分了解用户的实际需求。
　　教学资源库作为与教育相关的数字资源的数据仓库，其资源种类多、数目大，用户数目多、需求复杂。因此分析职员要综合考虑各种媒体数据的格式特性、软硬件环境、数据资源以及可能拓展的要求等各方面因素，这样就必须做好前期的系统分析工作，要求学校各有关部分、有关教师、甚至学生根据自己的需要向分析职员提出对资源库的要求。教学资源库的建设就是为教学活动提供服务，假如资源库不符适用户需求，教师或学生就会由于资源库没有自己需要的功能或资源，或感觉资源库使用不便、操纵困难等原因而放弃使用，从而造成资源闲置。
　　其次，资源库建设必须考虑到系统在成熟运行之后，会面临着学校各院系、各部分之间以及区域各院校之间的教学资源共享题目。只有在MIS开发思想指导下进行教学资源库建设，做好前期的分析工作，才能在提供有效的教学服务和学习服务的条件下，进一步实现校际资源共享。
　　教学活动涵盖的范围很广泛，且不同专业、不同课程的教学内容不同，由于数字媒体技术的发展，资源的数据量越来越庞大、资源的种类越来越繁多，因而当前教学资源库建设领域普遍存在着资源建设各自为阵，杂乱无章、数据孤立等题目，不但同区域的各学校之间不能实现共享，就是本校各院系、各部分之间的教育资源也很难实现系统的、有效的共享与交换。因此，教学资源库建设必须采用软件工程的开发步骤进行开发建设，重视开发前期的系统分析工作，只有这样，才能使所开发的系统为以后实现校际共享奠定基础。
　　实践中，由于不重视前期系统分析工作而导致开发失败的案例极多。例如，某高校进行教学资源库建设，由于不重视前期的需求分析，在没有充分考虑教学资源库投进运行后的应用环境、没有充分了解教师学生实际需求的情况下盲目开发，结果等系统开发完毕投进运行后，才发现日常教学工作中有大量特殊的格式文档和庞大的图形文件需要处理，而这些文件却无法在该教学资源库信息系统中传递与交换，于是很多教师在使用该系统进行多媒体教学的过程中，总是频频碰到各种各样的技术障碍，影响正常授课，有些教师甚至尽拒使用该资源库。该例中的教学资源库建设由于没有重视分析工作，不但导致系统使用效率降低，而且给教学工作带来不便。
　　
　　参考文献：
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