论基于Lotus Notes的合同商务管理软件设计
摘要：分析了LotusI)C粕作为群件系统的特性，阐述了利用工作流进行合同商务管理的需求、设计要素和工作漉程，详细讨论了并发控制技术和主文档域值修改方法。测试结果表明，采用文中所介绍的工作流技术设计的合同商务管理软件运行稳定且性能良好。
随着计算机技术和通讯技术的不断发展完善，办公自动化的理论和实践得到了飞速发展。但是在办公自动化程度越来越高的今天，许多部门和企事业单位仍在沿用传统的办公模式，低效、繁琐、重复、费时，与高速流动着的信息和快速迈进的社会经济极不适应。而依托计算机网络建成一个高效、科学、安全的办公自动化系统正是各级单位进行信息化、智能化工程建设的迫切任务。
特点目前，流行的办公自动化系统开发平台主要有三类：
基于数据库管理系统开发平台、基于浏览器／Web服务器结构结合数据库管理系统的开发平台以及基于群件系统的开发平台。作为目前最流行的OA系统(办公自动化系统)开发平台，Lotus Domino／Notes群件系统。综合了系统开发过程中的五大核心技术，具有鲜明的技术特点。
工作流自动化群件。
所谓群件，是指一群共享信息和在一起合作的人使用的软件。它使一群人可以使用相同的信息，同时可以根据各人特定的需要以不同的方式来使用这些信息。群件模式包含几个技术领域，即通信、协同操作和协调运行。通信是指电子邮件的应用，协同操作是指群组共享公共信息，而协调运行是指业务流程的自动化，也就是工作流的自动化。许多基于网络的应用和办公自动化一样，具有群组协同工作的特征，如信贷审批、客户服务、项目管理、质量跟踪、销售管理等。不论在企业级广域网还是在工作组，Notes都以其独特的l ADD(快速应用开发和实施)技术为开发人员提供了极其便捷的环境，因此被视为典型的群件产品。
非结构化数据库技术。
全面实现了非结构化多媒体文档数据的管理与共享，具有严格的安全管理手段，支持RSA公共密钥密码体制的文件传输和文件的读、写等多种权限控制，具有网络域、服务器、数据库、文档、域等各个级别的安全控制手段，支持中西文全文检索。
完备的电子邮件技术。
具有一流客户服务器结构的电子邮件和信息环境，同时支持cc mail和SMTP等标准通讯，能够与其他Intemet非Lotus用户进行环球通讯。
与Internetflntranet无缝集成可作为交互式Web应用程序服务器，将Lotus文档转换为HTML，支持使用任意浏览器的客户机访问和查询。
提出了基于知识管理的成熟产品和技术。通过。企业多维知识仓库的建立、管理和使用。实现办公过程中的知识共享。提高业务水平和办公效率。
软件设计．需求分析合同商务管理软件的目标。是提供合同洽谈的商务管理流程。一般的合同管理流程是首先由客户经理草拟合同。并与客户共同审核草拟的合同。然后合同管理员制定会签和审核的流程。经过相关的领导和主管会签和审核以后。客户经理就可以与用户签署正式的合同。基于以上要求。设计内容必须包括用户角色权限管理和商务合同数据库。设计可定制的、并发的会签审批流程。在流程处理过程中记载处理过程信息和审批意见。最后系统要输出询价厂家报批单、领导审批信息、报价对照表等。
软件实现的功能主要有以下几个部分：拟制合同谈判通知单；部门确认合同谈判单(包含谈判地点、谈判时间、预计时长、参加谈判部门列表、内送单位列表等信息)；拟制合同报批单(包含合同报批时间、合同谈判代表、代表意见、代表签字时间。领导人、主管领导批示意见、批示时间等信息)；审核合同报批单及输出合同通知单。
主要输入的软件包括合同谈判单和合同报批单。在客户经理拟制合同谈判单的同时，还要制定会签和审核流程。然后合同管理员将拟制好的合同谈判单传递给相关部门确认。当部门将确认的合同谈判单传递给合同管理员后。合同管理员在合同谈判单的基础上拟胄j合同报批单。然后将合同报批单传给相关人员审核。最后。合同管理员将经过审核后的合同报批单输出到相关部门。
详细设计整个合同商务管理的流程如图1所示。
合同谈判通知：客户经理输入合同谈判信息并保存。
系统自动生成合同谈判通知单。传递给部门确认。
合同谈判通知确认：部门确认合同谈判通知单。
合同谈判完成：合同管理员输入合同信息并保存。
合同报批申请：合同管理员输入合同报批信息。系统自动生成合同报批单。
合同报批会签评审：合同管理员输入合同报批会签信息。主管领导和公司领导输入评审信息并保存。
合同通报：合同管理员输入合同通报信息。系统生成合同通报单。对于主设备合同，系统生成付预付款申请信息。
合同已签定：将项目状态置为合同已签定。
软件中的设计要素主要有：表单、域、文本、文档、表格、操作、公式等。其中表单和域是工作流软件中最基本的要素。工作流表单是一个工作流软件所要处理的工作项(如文档)具体表述的载体。通过对表单设置某些特定的域、流程操作和流程跟踪表以及隐含技术的采用。即可构成一个具有工作流特征的表单。具有工作流特征的城的设计通常。一个具有工作流特征的表单需要定义作者域、读者域(Readers)、流程状态域(Status)以及对应的流程操作和流程跟踪表。其中作者域(Author)和读者域(Reaters)是LotusNotes特有的域属性。
① 作者域：通过Notes视图公式过滤出与当前作者(即由Notes函数确定的用户名)有关的所有工作项；通过Notes融含公式Au．过滤掉与当前作者(工作项处理人无关的流程操作项；只有工作项Author中的作者与当前工作项处理人的用户名一致时。当前工作项处理人才有权进行数据存取(包括对工作项的删除)。
⑦ 读者域：可以通过Notes视图公式过滤出当前读者函数确定的用户名)曾经办理过的所有工作项；只有工作项域中的读者舍有当前工作项处理人的用户名时。
当前工作项处理人才有权进行数据查询。
③ 流程状态域(Status数值型)：用于定义工作流中工作项处理状态。在合同商务管理中。从一个合同的草拟到签订的过程可以这样定义Status．Status--0为新建合同；为部门确认；Status．=2为生成报批单为新建报批单；Status=4为设置审批人~Status=5为评审人批阅~Status=6为合同签定。
流程状态域的作用可以为流程路径的智能化、流程的跟踪和监控提供状态判别。并为不同工作漉廖缎不同的处理工作项的各种操作功能和流程路径提供指示功能。在合同管理过程的评审人批阅中，该工作流阶段基本的流程操作有录入评审人意见、保存退出、取消、提交审批和退回拟单人。其中前三项属于数据操作功能，后二项属于路径指示操作功能。
流程跟踪表附带在流程工作项表单上，用于记录工作项在处理过程中各种处理人信息及流程状态信息。通常，一个工作项表单中，流程跟踪表应包含如下基本信息：流程序号、处理时间、处理部门、处理人、处理人职务和处理状态。
Loekby域的设计一般来说一个合同的审阅流程都是并发的，即通常一个文档要同时发送给不同的审批人审批，那么就有可能会出现这种情况：即有几个审批人同时打开文档进行编辑。
因为他们打开的都是一个文档，那么他们对文档的修改应即时体现在文档中。但由于Lotus Notes在同时发送文档时，发送的是副本而非原本，这样当审批人同时打开时，某一个人做出的修改并不能即时反映在其他人的文档上。
只有在一个人先打开编辑并随之保存之后，他的修改才会保存到文档中，其他人也才会看到相应的变化。通过在表单中添加Loekby域实现并发控制来解决这个问题，具体解决方法有以下两种：
①当某个人在对文档进行编辑时，给文档中的域赋值为ctu'rentuser，相当于给文档上锁，此时若有其他审批人试图编辑文档，应会先查看一下Loekby域是否为空值，若为空则打开文档，若不为空则给出提示其稍后编辑的信息。这种方法存在一个问题，即审批人在转换为编辑模式时给Loekby域的赋值不会体现在其他人的文档中，问题的实质其实与上述副本情况一样。因此，域不能放在数据库中，只能放在服务器上的某个文件下。
②不是在某个人对文档进行编辑时上锁，而是在他打开文档时上锁，也就是他们不能同时打开文档，这样对域的修改就不是在他打开文档之后，而是在这之前，这样Loekby域就可以放在数据库的表单里。
软件实现工作流应用程序能够让你自动执行一系列任务，这些任务(诸如跟踪订单和评阅项目计划)通常涉及自动发送邮件信息或自动路由文档。在选择适合工作流应用程序的邮寄功能类型之前，需要首先规划实际工作流。实现工作流应用程序的一种方法，是以应用程序所包含的数据库收集所需信息，将其放到一个共享的中央数据库，然后通过电子邮件将其分发给合适的单个用户。另一种方法，就是自动将邮件从上一个评阅者发送给下一个评阅者。
笔者在软件实现时采用第二种方法，即用户使用单独的邮件数据库，每个单位或个人都有一个单独账号和邮件数据库，能相互邮寄文档。例如：评审人可将评审完的合同报批单通过邮寄方式提交给主管；若有异议，则可通过邮寄方式返回给拟单人。评审人还可创建答复文档。
程序实现中一个比较关键的问题，是如何修改主文档的域值。如在状态3(Status=3，即新建报批单)中，需要调用子表单来设置评审人，此表单可命名为设置审批人。在设置好后不仅要把设置好的评审人名单返回给合同报批单文档，还要把Status的域值改变为。具体实现可以采用以下两个方法。
①可把合同报批单作为主文档，设置审批人作为答复文档。这样，对答复文档中的域值所作的修改，只要在主文档中有相同的域，主文档就会有与答复文档一样的变化。接下来就是修改主文档中隐藏域Status值的问题。
每个文档都有它的Doem'aentUniqueID(惟一标识数据库所有副本中的一个文档的32位十六进制数)。如果两个文档共享同一个惟一的标识符，那么这两个文档互为副本。只要把主文档的Doeum~ UniqueID值传递到答复文档，那么，就可通过公式主文档的域值改变。每个子文档都有一个特殊的域，此域包含了其父文档的惟一标识符，只要在答复文档的保存退出操作里加入语句，即可修改域值。
②可以通过文档弹出对话框的方式。使用公式弹出一个对话框，用指定表单显示当前文档。用户可以同平常一样与表单和文档交互，完成后选择确定取消。于是把合同报批单作为文档，设置审批人
作为对话框指定的表单，它们都有相同的commentlmO和胧 larger域。当点击文档的按钮，则弹出对话框，设置好评审人后，若单击确定，当文档处于编辑模式，对CC眦．域的更改可立即反映到文档中。弹出的对话框里只有确定和取消按钮，要修改Status域值的操作只能在文档里面。在设置审批人操作中不是直接使用公式，而是使用公式根据对话框的返回值来判断是否需要对Status域进行修改。
相比之下，第二种方法更为简便，只要在相应的操作里编写公式即可实现修改域值并将评审意见返回主文档的目的。Notes的私有视图是工作流软件中流程监控的主要实现手段，利用Notes内置函数和公式，借助于工作流表单及其所属的作者域、读者域和流程状态域，可以较好地实现工作流软件。
结束语文中设计的合同商务管理工作流软件在测试过程中运行稳定、性能良好。合同的拟制、会签、审核直至最后的通知，全部过程都可以通过网络在计算机上完成，并且还可以在流程处理过程中记载处理过程信息和审批意见。
这与以前通过纸张形式实现的合同签订相比，极大地提高了办公效率，降低了工作人员的劳动强度，减少了办公费用，并且有效避免了工作中的重复差错现象。
在当今信息共享时代，可以使用Java语言代替将其设计成通过Web浏览器访问的数据库。另外，提供了多层次方法以确保安全性，可以使用提供的特性来限制对数据库部件的存取权限。
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