现代信息技术对办公管理应用思考
信息技术是指人类对数据、语言、文字、声音、图画和影像等各种信息进行采集、处理、存储、传输和检索的经验、知识及其手段、工具的总和。下面是小编搜集整理的相关内容的论文，欢迎大家阅读参考。
摘要：随着信息技术的迅猛发展，办公自动化、信息产业化的不断加快，传统的办公方式、办公手段和办公效率，已经越来越不适应企业办公管理的需要。同时，随着电力行业改革的逐步深入，电网企业的生存环境发生重大变化，进一步对企业办公管理工作提出新的要求。在这种背景下，创新办公管理模式，应用先进信息技术，提升办公管理效率和质量，努力实现企业办公管理信息化，成为一个具有重要意义的研究课题。
一、办公管理应用
现代信息技术的必要性现代信息技术是管理和处理各种信息使用的技术的总称。通常办公管理业务，主要是进行大量公文处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本公司、本部门文件和外来文件，产生文件复件等。现代信息技术的大力发展，正在影响甚至改变传统的企业管理模式，使得办公室自动化被越来越广泛的'应用。采用计算机文字处理技术生产各种文档、存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、扫描、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的最基本特征。计算机信息系统为规范办公管理提供了良好平台。信息技术在办公管理中的应用，作用显著，突出体现在以计算机为中心，采用一系列现代化办公设备和先进通信技术，广泛、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理与决策服务，以达到提高工作效率的目的。工作创新源于理念创新，具备创新意识是办公管理创特色、上水平的必然要求。在科技发展日新月异的今天，办公管理应充分采用已有的一切科技成果，为我所用，以信息化、数字化、现代化提升办公管理水平。
二、具体操作
(一)定好“整体规划，分步实施”的调子。信息化建设和管理是一项新型的系统工程，在信息化项目改造中，应坚决把握“整体规划，分步实施”的原则，着眼于企业和部门未来的长期规划目标，真正使信息化项目适应可持续发展的需要，在各阶段起到应有的作用，实现效益最大化。办公管理信息系统在实践过程中，可基于客观需求，不断加载新功能，但总体原则应该保持、不可随意改变，始终保持整体观念，使局部小项目全部纳入部门整体规划之内，从而能够服从整体管理的需要。同时，只有进行了整体设计规划以后，才能避免企业内部的各部门出现数据不一致的情况，为整体数据汇总和分析奠定基础。可以降低整个系统的投资，避免资源浪费。
(二)量好“工作流程数字化”的尺子。信息化改造的过程就是把工作流程数字化的过程。在提出信息化改造时，需要有足够的数据支持如何进行信息化改造。数据思想贯穿整个改造过程，只有具备了充分、准确的数据支持，才能定制出一个合理的工作流程。根据信息加工的过程和企业管理的实际状况确定系统实施的步骤，后一步骤应以前一步骤提供的数据为基础，作更深一步地加工，这样信息化过程中的数据就可以逐级提炼，实现从低级到高级的平滑过渡。
(三)迈好“分步执行，兼顾长远”的步子。进行“整体规划”，但不一定非要整体实施，根据各类、各层级企业实施信息化改造的现状，深入分析，只有进行“分步实施”，才能最大限度地避免投资风险和降低投资。有针对性地“分步执行”，可以随时发现系统设计的问题并将所造成的损失降到最小。对于亟需信息化改造的项目优先考虑，对于其它不太重要、不太紧急的改造计划可适当推后;同时，分步执行可以分阶段评估投资效益，避免因系统实施周期太长而带来的风险。由于IT业急速发展，技术革新周期的缩短，为了适应多元化发展，信息化改造项目必须兼顾长远。有必要在做好整体规划后，合理地分析系统日后的可扩展性、兼容性等因素。
三、应用意义
(一)全面整合现有资源。通过网络技术人力资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现各种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，促进企业发展。有效积累企业内的知识、技能、经验、心得并向所有员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水平，达到事半功倍的效果。建立正规、科学、开放的管理制度和文化，保持企业旺盛的生命力。
(二)进一步加快信息流通。实时发布企业级和基层单位的各种工作信息，促进各项工作的开展。加快部门和处室工作计划的编写上报和综合整理，大幅度提高工作效率和工作策划。通过在办公管理平台与个人手机之间以短信息形式互发临时性通知、重点督办工作以及其它特别信息，提高办公室工作效率和准确度，促进各项工作的贯彻落实。通过工作信息和大事记之间的转换功能，提高归档速度。员工能够在网上轻松、直接、公平的发言、交流，建立融洽的团队关系和文化氛围。
(三)有效规范行为流程。现代信息技术应用可使企业内部活动进一步公开化、透明化，从而规范员工行为、办公流程，建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让办公室充满活力，促进办公室持续发展。使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。办公室的工作效率和工作执行力大大提高，办公流程变得规范、有序。彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。通过网络而不是麻烦的电话来询问和督办工作进度，从而节省大量时间和精力。员工们每天都能方便记录下当天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、指导。免去诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本，节省资源、精力和时间。
(四)大力提升办公效率。现代信息技术应用可使企业内外信息实现即时化，传递环节减少、速度加快。有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。快捷的同时给大量个体终端发送手机短信，保持密切、稳定、准确的工作联系。员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。随时随地都能够在网上快捷地查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。
综上所述，现代信息技术发展的大前提和大背景都使得办公管理工作的现代化转变势在必行。事实上，现代信息技术能够使得大量的信息流得到技术的关注和处理，使得企业内部的部门层级能够向扁平的网络化转变，最终成为柔性化状态下的有机组织形式。信息化系统建设和推行如逆水行舟，不进则退，因此，我们只有不断顺应时代潮流，加大力度完善和改进，坚持以信息化带动办公管理自动化、现代化，才能充分利用现代信息技术带来的好处，使企业各项活动更有效率和效益，促进企业健康持续发展。
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