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如何构建电子发票经费报销模式论文
摘要:本文主要围绕以电子发票为基础的经费报销模式展开探究，首先分析了经费报销和电子发票的概念及内涵，随后对传统经费报销模式中存在的不足加以总结与归纳；其次对电子发票运用在经费报销模式中的优势加以整理；最后从员工客户端、经费报销处理端、信息生成端、款项支付端方面，具体阐述电子发票经费报销模式的构建，希望通过此次研究，能够有助于经费报销体系的完善，提升其信息化程度。
关键词:电子发票；经费报销模式；构建
发票是在经济活动开展过程中，由卖方向买方签发的文本，其中需明确标注产品名称、价格、质量等信息。传统的经费报销模式下，不仅工作效率偏低，而且信息准确率低、难以控制。电子发票就是借助于互联网渠道，经由税务机关相关系统而开具的发票，相比较于传统发票而言，既不需要税控设备，而且免除了税务部门的登记注册环节，显著提升了发票办理的便捷性和准确性。
一、传统经费报销模式的不足
传统的经费报销工作中，首先由业务部门对经费凭证等材料加以搜集与整理，然后由财务人员审核，并在各级领导批准后，再由财务部门结算。在该过程中，通常是以纸质媒介作为原始凭证，而且需要由人工负责流转。
(一)信息不准确
在经费报销过程中，原始凭证需要在财务人员的人工处理后，才能够转化为账目信息，由于原始票据中信息量较大，财务人员数量较少，工作量和工作压力相对较大，在处理会计信息过程中，经常会出现漏记、错记等问题。不仅如此，会计信息难以回溯，无法保障其信息真实性。
(二)难以控制
由于传统的经费报销模式下，主要以纸质票据记录信息，因此存在较大程度的失控风险。(1)票据核实所需消耗的时间较长且难度较大，对于伪造票据难以及时发现并处理；(2)在经费报销的流转过程中，可能会出现部分人员“搭车”的情况，侵占公家财产；(3)由于纸质票据保存难度大，可能会存在业务部门与财务部门篡改票据信息的情况。
(三)处理效率低
由于传统经费报销需要人工进行操作，包括经费信息的流转及审核等，原始凭证不仅数量较多而且涉及各种类型，相比之外,财务人员的数量较少，还需要严格的遵循复杂的会计流程进行工作，因此工作效率相对偏低，经费报销周期有时会长达30天甚至更久，对于经费报销者和业务部门都造成了一定的不良影响。
二、电子发票报销模式的优势
(一)提高会计信息准确性
电子发票借助于信息技术对原始凭证进行存储，而且能够完成原始凭证向记账信息的转化，全程保障会计信息的准确性和真实性。其中全面且详细的记录产品或服务的交易信息，包含发票编号、交易双方、产品名称、产品价格、交易时间等，在电子信息技术的处理下，转化过程通常仅需几秒钟。而会计人员无需进行人工计算和人工流转，仅需对会计信息的科目加以监测即可，充分发挥了电子票据信息准确的优势。
(二)提升发票报销便捷性
近年来，企业、事业单位都在积极开展信息化，但是在传统的经费报销模式下，税务部门的会计信息难以实现共享，较大程度的限制了财务管理的信息化发展。而电子发票的运用，则直接打破了经费报销信息处理的空间限制和时间限制，能够借助于经费报销系统实现随时、随地的会计信息共享，会计人员仅需在会计系统中安装适用的数据接口，就能够将原始凭证快速的转化为经费报销信息，显著提升了经费报销模式的信息化程度。
(三)压缩经费报销成本
相比较于传统模式下人工操作的经费报销业务，电子发票的运用，大幅压缩了人力和时间两方面的成本。首先，在当前的信息技术上，能够非常简便的电子发票的真伪加以鉴别，不仅减少了伪造发票的出现，而且大幅减少了会计人员审核发票过程中消耗的时间；另外，电子发票的传递过程较为简便，能够借助于办公网络、网络节点等装置，使经费报销信息流传在全互联网中，而无需繁琐的人工操作进行流转，显著提升了经费报销信息的流传速度；除此之外，电子发票具有便于存储的优势，减少了传统模式下复杂的流程，压缩了经费报销信息的成本和空间。
三、基于电子发票的经费报销模式的构建
(一)员工客户端
经费报销业务的开端，是员工客户端的设计，通过该环节能够搜集会计信息。在员工客户端设计过程中，要加强对其可控性的重视，避免受到空间、时间等因素的限制，要随时随地的将电子发票、支付方式等相关信息准确的输人到客户端中。具体来看，员工客户端可分为个人和企业两种，其中个人客户端面向员工日常开支的经费报销信息，主要包含差旅费、公务接待等，该端口可与支付宝、网上银行等移动支付平台相结合，首先由员工个人注册登录账号，在员工产生可报销的经费后，客户端即时记录相关信息。而企业终端主要适用于大型交易业务，在电子发票与合同管理及资产管理等业务间建立密切关联，在大宗业务发生后，客户端会依据交易信息即时生成电子发票，交由经费报销处理端。
(二)信息生成端
在基于电子发票的经费报销模式下，会计信息能够通过电子化的方式进行存储，进而实现自动化信息保存。不仅能够大幅减少人力成本，而且能够防止原始凭证在记账过程中发生的信息失真问题。具体来看，会计信息生成环节就是将经费报销处理端中产生的信息加以搜集与整理，并在规范的会计规则下将其程序化处理，将经费报销信息准确且真实的转化为会计信息。在此过程中，会计人员无需再承担信息处理及转化的工作，仅需依据会计规则对凭证加以复核即可，在减轻了会计人员业务量的同时，也对其综合素质提出个更高的要求在信息生成过程中，核心问题在于报销信息与会计科目的匹配，这就需要会计人员对经费报销信息加以解读，并依据会计规范，确定其会计科目。
(三)经费报销处理端
经费报销处理端的主要任务在于，将经费报销工作转移至互联网中，并使用电子发票作为信息载体，完成经费报销的在线操作，突破了时间和空间因素的限制，并显著提升其效率。经费报销处理端的构建，需要以单位办公自动化系统为基础，该系统需要具备电子签字功能，明确用户权限，赋予每名员工特定的编号，能够对用户身份加以识别并验证。另外，该系统还需要具备良好的数据信息存储与管理功能，以便对大量的经费报销信息加以存储与处理，并以报表的形式表现。从本质上来看，经费报销处理端就是借助于电子发票为媒介，将经费报销业务信息化，对经费报销业务加以规范化处理和管理。
(四)款项支付端
款项支付端是经费报销流程的收官环节，同样也是反映经济活动落实效果的重要环节。在当前支付手段日益多元化的背景下，为款项支付提供了更多便捷。借助于互联网支付平台，能够大幅加快款项支付效率。在由经费报销处理端搜集相关数据后，在由相关管理人员加以审核的前提下，可将数据信息整理到数据库中，其中包括发票信息、支付信息等，随后依照财务制度，定期由数据库中提取支付信息，经由在线支付渠道，完成经费报销款项的快速支付。在款项支付端构建过程中，需要加强对以下两点的控制：一是确保支付数据与银行卡数据的匹配，保障会计信息的准确率。二是要严格遵守资金管理制度，确保款项支付端的构建在内控制度允许下，并在办公网络运行规范下，由财务部门及相关领导的进行审批。
参考文献：
[1]马明明,电子发票在电子商务企业的应用现状及未来发展建议[J].武汉冶金管理干部学院学报，2017.27(04).
[2]毛成银，叶剑.“互联网+”背景下电子发票对高校财务管理的影响[J].会计之友，2017.09(24).
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