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图书馆文献询价采购方案综合评价的递阶优选-层次分析组合法
【摘要题】实践研究
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【关键词】文献询价采购/关键要素/综合评价/递阶优选-层次分析组合法
1文献采购方案评价中存在的主要问题
图书馆文献采购人员以往在选择代理书商时，多数是凭经验出发，主要考虑书商的优惠政策、订到率和信誉程度，至于其他一些评价因素则很少考虑，一旦选定某一书商则往往长期不变。在市场经济条件下，如何科学合理地确定文献采购方案，是采购人员所面临的首要问题。
信息技术的广泛应用，使得各种载体类型的文献大量涌现。图书馆文献信息资源的结构和成分正在发生巨大变化，形成了集图书、期刊、电子出版物、光盘数据库、网络数据库及网络信息资源为一体的多元化馆藏格局。面对用户信息需求日益多样化、图书馆经费严重短缺、文献价格飞涨等情况，采购人员如何利用有限的资金最大限度地满足用户需求，怎样综合考虑各种不确定的复杂因素，选择更为合适的书商，如何经济合理地搞好每一次文献采购活动，是采访人员必须面对的第二个问题。
随着市场经济及电子商务环境的不断优化，图书馆文献询价采购应运而生。然而，文献询价采购或投标方案评判的不确定性因素较多，采用人工法分析评价较为繁杂。如何利用计算机和数学建模技术来科学高效地进行综合评价，将传统的定性分析变为定量评价，优选出投标书商或订购方案，是采购人员应认真思考的第三个问题。
2 文献询价采购的递阶优选—层次分析组合法
文献询价采购方案的评判参数具有模糊性和复杂性，必须遵循宏观评判（定性）、定量排序（定量）和综合分析（再定性）的辨证思路开展综合评价。分析表明，评判参数中的某些参数在方案优选过程中起着关键性控制作用，也就是说，其具有一票否决的作用。这就要求在具体评价过程中，首先对各方案相关评判参数的控制作用进行递阶分析，剔除明显带有一票否决要素的方案。然后运用层次分析方法，对递阶分析后保留下来的方案进行定量排序，最后选择出最优方案。这就是本文所要讨论的递阶优选—层次分析组合评价法的基本思路。
根据上述基本思路，文献询价采购方案的递阶优选—层次分析应按两大基本步骤进行：
· 关键评价因素的递阶优选。分析相关评判参数的重要性，筛选出对方案和代理商评判具有关键性控制（一票否决）作用的因素或要素，进而对各方案进行评价和优选。在关键控制要素组合内部，不同要素在不同阶段的重要性也有所不同，因此需要分层次或先后顺序加以考虑。
· 投标方案的“定量排序”。基于上述步骤对询价采购相关评判参数和指标进行考察，应用决策论中“层次分析法”的科学思想，科学地确定各要素的相对重要性或权重，采用相关运算方法计算出排序值，并在此基础上，分析评价各书商的投标方案，优选出最佳方案。
2.1 关键要素递阶优选分析
纵观文献询价采购全过程，需考虑的风险要素有3类，即竞标单位的资质状况、服务质量和报价测评，每一类别中又包括若干风险子要素。其中，某些要素可以量化而具有可比性，某些要素含有不确定因素而难以量化，只能作为定性参考。
· 竞标单位资质能力要素。竞标单位资质能力涉及到投资风险问题，是招标和询价过程中应首先考虑的因素。资质能力包括公司注册与权限、公司软硬件条件、人员素质、经营状况等子要素，尤其对公司注册、权限和经营状况更应高度重视，皮包公司或注册时间短、经营状况差的代理商应不予考虑。应当指出的是，询价并不完全等同于招标，询价是在需求特定、询价单位事先选定的情况下进行的。也就是说，公司资质能力的优选发生在询价之前，询价后的综合评价中只考虑参标单位资质能力的大小，而不考虑资质能力的优劣。
· 报价测评要素。文献询价采购同仪器设备和工程招标一样，首先关注的是参标单位的报价。报价测评要素包括报价及时性，报价完整性、总报价（优惠比率）、报价差错率等。对于同一种文献，优惠比率高的单位当然是首选单位。显而易见，总报价（优惠比率）在文献询价采购中起着“一票否决”的关键作用。同时，在同一批次的文献询价中，报价完整性也是一个重要测评指标，报价低而完整性差的代理商是不予考虑的对象。
· 服务质量要素。该方面要素包括文献订到率、订购回收周期、数据化信息服务能力、问题响应性、信息反馈及时性等子要素。对于文献采购人员来说。最为关注的是文献订到率，其次是订购回收周期，都具有“一票否决”作用。在图书馆自动化与网络化环境不断完善的情况下，数据化信息服务能力也越来越受到关注，评价中应予以重视。
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