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浅论信息时代传统科技档案工作的现代化
[摘要]随着信息时代的发展和科技的进步，计算机与网络已经成为我们学习工作生活中不可或缺的一部分。而计算机的普遍应用和电子文件的大量涌现也对档案管理造成冲击，如何实现科技档案管理的现代化这一问题也迫在眉睫。本文将在对传统科技档案管理存在的问题进行分析的基础上，探讨信息时代科技档案管理工作现代化的实现策略。
[关键词]信息时代;现代化管理;科技档案
科技档案是保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，是科学技术档案的简称。科技档案是人类在科学技术活动中形成的，在国家建设中起着重要的作用，是国家生产力发展水平的重要代表。而随着时代进步和信息技术的发展，传统档案管理方式已经逐渐不适用载体和形式越来越多样化的科技档案，科技档案管理的现代化已经迫在眉睫。
一、传统科技档案管理存在的问题及其原因
传统科技档案管理存在着各种误区和缺陷，而这些现象又是由于多种原因所引起的。如：人们在科技档案管理方面存在观念误区，档案工作者自身技能方面的短缺，档案工作人员素质方面的不足，管理方式方法的问题。多媒体计算发展为科技档案的管理提供了很大的便利，但是同时也造成了科技档案载体的多样化。以上种种主观客观的原因都阻碍了知识的传播和科技档案的利用，而为了解决这一问题，我们必须实现科技档案的现代化管理。
二、实现传统科技档案管理现代化的途径
在实现科技档案管理现代化之前，我们应该知道什么是档案管理现代化。档案管理现代化是运用现代管理学原理，采用现代先进管理技术和设施，通过档案管理手段现代化、科学化、标准化，实现档案基础工作、储藏保护、提供利用等，进而提高工作质量和工作效率，更好地为国家建设服务。而如何实现档案管理现代化则应该从多方面进行。
首先，改变观念。这里改变观念的受体不只是档案工作人员，还包括公司领导以及整个社会成员的档案意识。领导是公司的决策者，只有领导有了档案管理现代化的观念，公司才能在经济上对档案管理工作进行投入，才能让档案工作人员参与业务培训并最终提高档案工作的素质;才能引进先进的档案管理工具和管理理念，适用于现代复杂档案的管理;才能提高档案工作人员的待遇，提高其工作的积极性，终促进档案管理的现代化。档案工作不受重视现在已经是一种社会现象，而造成这种现象的根源在于社会成员没有良好的档案意识。提高社会成员的档案意识也是实现档案管理现代化不可或缺的一部分。只有在得到了社会的支持和关注之后，科技档案管理现代化才能真正得到社会的支持和帮助，同时也能更好为社会建设服务。使全社会充分认识到科技档案的作用，为科技档案管理现代化解决某些问题。改变档案工作人员的观念就是要提升他们对档案管理现代化的认同，让他们充分了解档案管理现代化的优势，了解档案管理现代化的理念，并且在自己工作过程中坚持这些理念，中而不是日复一日抄录登记保管入库。
其次，培养现代化档案管理人才。科技档案档案管理人员综合素质的提高，是现代化管理中不容忽视的问题。档案人才是知识管理人才，信息的知识性及档案工作的专业性决定了档案工作者的劳动是知识性劳动。档案管理人员的素质包括知识素质和业务素质，知识素质主要是指档案工作人员的学历、知识的深度和广度等，业务素质主要包括现代社会中应具备的职业技能，如计算机水平、组织协调能力等。科技档案工作人员要树立“终身教育”的观念，不断深化专业知识。同时还要不断学习与档案事业相关的学科知识，建立起合理的知识结构。当前，档案现代化管理的主要内容和核心就是计算机技术的运用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段――档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须掌握现代化信息技术，熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。我们只有通过不断地学习、培训，不断地加强自身的科学文化教育，努力提高自己的综合素质特别是科技素质，才能满足现代化档案管理工作的需要，使档案管理工作能够顺利进行，科学地管理好现代档案。
再次，采用现代的科技档案管理方式和方法。随着计算机的普及，越来越多的社会活动和科技生产活动的记录将产生于电子工作环境中，电子文件的形成，使档案载体形态发生很大变化，出现了电子材料、磁性材料、光电材料、光学材料等载体。无论是以感光材料为载体的档案，还是以电磁材料为载体的档案，它们都与纸质档案有着显著不同，传统的档案管理手段已不能适应对新型载体的管理。电子文件具有易修改性和拷贝性，使用传统管理方法已经不能保证科技档案的真实性和完整性;现代化档案管理中，由于许多文件都需要通过网络传输，网络安全问题、在传输的过程中及存档后的保密问题也是传统管理方式无法解决的问题;纸质科技档案数量大、种类繁多，利用传统手工方式输入数据库困难;新载体科技档案又缺乏国家统一标准，传统管理方式在这里是一片空白。这一切都要求文件材料的形成、收集、整理、编目、鉴定、保管、检索等环节都需要用新的管理方法，即现代化的档案管理方法。
最后，采用先进的现代化技术设备。采用先进的现代化技术设备是实现科技档案现代的必要条件。如上文所言的对各种载体科技档案的管理和在管理过程中计算机的使用都要求我们采用先进的包括计算机和数据库服务器在内设备，以适应现代化档案管理的需要。现代化档案管理的要求之一就是在科技档案的保管工作中采用了先进技术和先进设备，使档案处于可靠的安全的状态中，这要求我们采用先进的库房维护设备。同时还有加强网络建设。我们正处在网络时代，全球信息高速公路建设和信息化步伐日新月异，以前所未有的速度发展。我们的现代化档案管理工作也要紧跟时代的步伐，进一步加强单位的网络建设，畅通信息渠道。档案管理的最终目的是为了提供利用，为城市的发展、人民的生活提供更多的便利，因此，加强网络建设，对提高档案管理工作的整体性和系统性有很大的促进作用。
科技档案管理现代化是国家建设和档案工作发展的需要，是我国档案工作者和广大利用者的共同理想，是历史发展的必然趋势。相信随着科技的发展和进步，经过千千万万档案工作者的不懈努力，现代化的档案管理工作一定会在更高、更广、更深的领域得到发展，为国民经济的发展做出更大的贡献。
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