信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究
[摘 要]不断完善机关事业单位的档案管理工作是社会发展的必然趋势。各级部门应当充分利用信息技术所提供的便利，不断创新管理方法，促进单位档案管理工作信息化的长足进步。
[关键词]档案管理;信息化;机关事业单位
随着国家信息化水平的不断发展与进步，机关事业单位也在不断进行着改革。信息化进程的加快，使得现代社会很多管理工作都建立在信息技术的基础上。在这样的背景下，机关事业单位的档案管理工作也在发生着变化，传统的以手工登记为主的管理模式已经逐渐被信息化的管理方式所取代。档案管理是任何一个单位的基础性工作，尤其是机关事业单位，科学完善的档案管理工作更是单位取得长足发展的基石。因此，以科学化和信息化的手段，不断完善机关事业单位档案管理，已成为现代社会档案管理工作的必然趋势。在目前的机关事业单位档案管理工作中，还存在着一些不足，例如，没有合理利用信息化手段进行档案管理、档案文书内容不够完善等。如何有效利用信息技术的手段，完善单位档案管理工作，是摆在档案管理工作者面前的难题。本文中，笔者结合自身的档案管理经验，分析在信息技术背景下机关事业单位档案管理工作的创新策略。
一、机关事业单位档案管理信息化的优势
1.1 档案管理信息化有利于提高工作效率
在传统的档案管理模式中，往往采用的是纸张、照片或者录像的形式。这样的管理方式，存在着很多不足，比如管理不方便，不利于长期保管等。机关事业单位档案管理工作是比较复杂的，各种文书、文件通常是数以万计，如果仅仅以手工登记的方式进行档案管理，势必会让单位的档案管理工作显得更加繁重。而信息化的管理方式，可大大改善传统的档案管理工作带来的不足。档案管理信息化，很多管理工作，如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样不仅大大缩短了时间，还节省了大量的人力、物力、财力，大大提高了单位档案管理工作的效率。
1.2 档案管理信息化有利于促进信息的交流和共享
传统纸质档案，无论是在搬运或者保管上都存在着很多不足，而且在查阅时也极为不便。因此，传统的档案管理工作，不利于信息的交流和共享。档案管理信息化有效解决了这个问题。采用信息化的手段管理档案，很多文书的保管或者查询、共享，都可通过网络的方式进行，不仅方便快捷，而且安全无误。大大提高了机关事业单位各部门之间的交流与合作，提高了单位的档案管理工作质量。
1.3 档案管理信息化有利于促进档案保存的稳定性
传统的纸质档案，在保存上，容易受到保存条件和自然环境的影响。如果保存不当，容易导致很多极有价值的档案遭到损坏。而电子档案就不会受到自然环境的影响。相对于纸质档案来讲，电子档案具有保存方便，保存寿命长的特点。通过电子载体的方式保存，不仅可提高档案保存的安全性和稳定性，还可节省大量空间，提高了单位档案管理的效率。
二、机关事业单位档案管理信息化创新策略
对于机关事业单位来讲，采用信息化的手段进行档案管理工作，就已经是管理工作的进步和创新。那么，在单位档案管理工作信息化的'背景下，管理工作者如何不断创新，来完善单位的档案管理工作呢?
2.1 加强培训，不断提高档案管理工作者的综合素质
在信息化的社会背景下，单位促进档案管理工作的不断进步，首先要加强培训，不断提高档案管理工作者的基本素质。在目前的机关事业单位中，某些部门档案管理工作者存在着一些不足，有些单位的档案管理者甚至不懂得使用电脑，不懂得计算机操作。因此，现代社会的档案管理工作要取得进步，就要依赖高素质的人才，实现档案管理工作的信息化。机关事业单位要加强档案管理工作者的培训，不断提高其素质和技术水平，促进单位档案管理的信息化建设。
2.2 完善档案管理制度
就目前我国的档案管理工作来讲，部分单位的档案管理工作是比较薄弱的，有些单位甚至出现不重视档案管理工作的情况。出现这样的现象，主要在于管理人员思想观念落后，单位主管领导不重视，缺乏相应的制度支持等原因。因此，要完善单位的档案管理工作，首先要建立相应的档案管理制度，完善管理体系，规范单位的档案信息管理工作，对档案管理工作定期考核，建立相应的奖惩制度，才能从根本上解决单位档案管理工作薄弱的问题。
2.3 不断完善档案管理信息化系统
对于档案管理工作而言，管理者的基本素质是软件，而信息化系统则是硬件。因此，要加强机关事业单位档案管理信息化水平，首先需要完善档案管理信息化系统。只有信息化系统水平提高了，档案管理工作的各环节才能发挥应有的作用。只有系统的运行不出现问题，才能保证机关事业单位档案管理工作的顺利进行。因此，任何一个机关事业单位，要不断完善档案管理工作的信息化，首先需要提高硬件设施的水平。
三、结 语
不断完善机关事业单位的档案管理工作是社会发展的必然趋势。各级部门应充分利用信息技术所提供的便利，不断创新管理方法，促进单位档案管理工作信息化的长足进步。笔者结合自身管理经验，阐述了信息化技术在机关事业单位档案管理中的优势以及相应的管理策略，希望为机关事业单位档案的信息化管理提供借鉴。
参考文献：
[1]解成锋.事业单位档案管理信息化建设探究[J].办公室业务，2014(19).
[2]杨鑫.关于事业单位档案管理信息化的建设与发展的探讨[J].科技创新与应用，2013(3).
【信息化背景下机关事业单位档案管理创新研究】相关文章：