馆藏期刊检索结果存在的问题及对策研究
摘要：目前，国内有400多家高校图书馆在使用汇文文献信息服务系统，但使用的效果却良莠不齐，特别是在期刊文献的管理中出现的问题又较多。文章通过对多家高校图书馆期刊书目检索的结果进行分析，发现了多项共同的问题，仔细剖析其成因，并提出了对应的解决方案。
关键词：汇文系统;书目检索;高校图书馆;期刊管理
计算机、网络及一些图书馆管理软件在图书馆中的广泛应用，使手工检索、手工借阅成为历史，极大地方便了读者，更为图书馆的资源共享提供了坚实的基础。纵观现今“211”高校图书馆所使用的图书馆管理软件，主要有国内研制的汇文文献信息服务系统、ILAS、MELINETS及国外的INNOPAC、UNICORN等，无论采用哪种管理软件，宗旨永远是方便读者，提高读者的服务质量，即“一切为了读者”。
一、调查及统计
1.1 “汇文文献信息服务系统”
“汇文文献信息服务系统”是基于高校图书馆管理模式下，以江苏省高校文献保障服务系统(JALIS)为宗旨，面向网络化、标准化、数字化、区域化的基本设计思想，使最终成型的系统充分体现了用户功能模块的完整性、界面的良好性、功能参数设置的灵活性等特点，并且具有强大的广域网环境应用服务功能，在数据库存贮级、应用检索级、用户界面级均实现了各种不同国际、国内标准与协议的应用，具有齐全的业务功能，如采访、编目、典藏、流通、期刊、统计及系统管理等。其中连续出版物管理子系统，包含了期刊的订购、签到、催缺、下架、装订管理等一整套管理功能。
1.2 39所高校图书馆的调查结果
笔者于2014年10月5日―7日，通过网络登录江苏南京范围内的44所高等院校的主页，以一名读者的身份查询各个高校图书馆的期刊馆藏资源，除5所高校外其他39所高校均使用“汇文文献信息服务系统”。这39所高校图书馆的调查结果统计见表1。
二、分析成因，解决问题
2.1 改名期刊作为两种不同种期刊著录
期刊改名(或更名)是期刊变化现象之一。据《中国期刊年鉴》统计，2001 年共有282种期刊更名，2003年共有305种期刊更名，2007年共有137种期刊更名。期刊刊名是图书馆征订、著录、登到、典藏及读者检索的主要依据，如果著录时对更名期刊处理不当，机械地只看期刊的名称，当成两种不同的期刊著录，割裂了原名期刊和改名期刊之间的联系，那么就会影响到期刊上述系列的管理工作，同时还影响到编目的准确性和数据库的质量，甚至影响到读者对期刊资源的检索利用。因此，将改名期刊作为两种不同种期刊著录是不正确的。按照《〈连续出版物著录规则〉例释》一书的阐释，期刊更名或改名即“根据我国汉语及其他少数民族语言的特点，凡是题名有任何字或词的顺序的改变、增、删，都应看作题名的改变”。连续出版物工作者一直认为，一种期刊不管经过多少次改名，只要卷期号相连或者甚至重新开始新的卷期，也还是一个品种。这一观点在按“集中反映”原则著录的图书馆目录中，可以得到强有力的证据。因为他们将各个改名都集中在一个最新或最老的题名下，因而就必然用同一个索取号，即使采用“分段反映”著录法的图书馆，同样认为只要卷期号相连接，改名以后仍然是一个品种。在一种期刊分为A、B两辑，为了使索取号与品种的连续相一致，只对B辑的索取号做了改动，即在原有索取号后加“B”，而让A辑继承原有索取号。也就是说，在任何改名、合并改名、合并改出、分辑、分出的情况下，原有索取号必定有一个“继承者”，以表示这个品种仍在出版。这种处理原则在当时完全是正确的。[1]
当然，期刊更名比较复杂，我们必须透过期刊的表面现象，弄清其来龙去脉，针对不同的情况去分别处理。有关期刊更名的著录方法，图书馆界有许多馆员都有着较深的研究，如相关的论文有：赵文华的《中文期刊更名的分析及其处理对策》、陈洁薇的《浅谈期刊更名的著录方法》、王静华的《中文期刊的更名及MARC著录》等。[2-4]
2.2 现刊馆藏信息与过刊馆藏信息同时存在
任何图书管理系统的开发，都是基于成熟的图书馆管理的经验和理论，没有也绝不可能是凌驾于图书馆或违背图书馆的实际工作，“汇文文献信息服务系统”也不例外。现刊馆藏信息与过刊馆藏信息同时存在，这是一个常识性的错误，这样的检索结果会让读者无所适从。
2.3 同一期刊存在多条Marc数据
我们在建立馆藏中文期刊数据时，应力求所著录的项目完整、准确、规范。对于一种期刊而言，其完整、准确、规范的Marc数据也只能是唯一的。如果同一期刊存在多条Marc数据，会造成以下后果：①让读者无法了解这种期刊确切、完整的信息。②馆藏信息项可能会分散在不同的Marc数据下，影响馆藏的查全率。③增加垃圾数据，占用服务器的内存。
2.3.1 成因。①订购期刊时，导入的订购Marc数据。目前各期刊供应商所提供的订购信息数据仅包含ISSN、邮发代号、期刊名称、出版频率、单价、年价等一些信息，在数据转入时也仅对应011、092、200、326等一些字段，对期刊其他的一些内容没有过多的描述，而这样导入的订购Marc数据我们通常称为简Marc。②回溯建库或新合订本刊编目时，漏查重而重复编制或导入Marc数据。
2.3.2 解决方案。①在新增加期刊时，期刊供应商无法提供完整、准确的订购信息数据时，我们就不可用供应商提供的数据，而应通过编制或导入完整、准确、规范的Marc数据作为我们新订期刊的数据。②对于续订刊我们应引用并适时修改已有的完整、准确、规范的Marc数据，不另外导入供应商提供的订购信息数据。③回溯建库或新合订本刊编目查重时，应采取多途径的`查重，只要认真仔细，漏查重现象是完全可以避免的。
2.4 其他问题
2.4.1 期刊的回溯建库工作。《普通高等学校图书馆规程(修订)》就定义了高校图书馆本身就是“教学和科学研究服务的学术性机构”，要求“高等学校图书馆应重视目录体系建设，成为全校的书目数据中心;建立完善的文献信息检索系统，满足用户多途径检索的需求。”计算机及“汇文文献信息服务系统”的应用只是给了图书馆现代化管理的一个平台，其内涵还得要图书馆员们通过专业的知识及辛勤的劳动去建立，即回溯建库的工作，建成书目数据库。当然，要进行回溯建库往往会产生如下的问题。①工作量大。回溯建库工作就是将已有图书馆的卡片式或书本式的目录转变成计算机使用的机读目录，其工作流程比较复杂。就一个图书馆而言，已有的期刊资源(指期刊合订本)少则几万册，多则十几万册，要将这些期刊回溯、加工，将会花费很多的人力、物力。②对工作人员的要求较高。从事回溯建库工作的员工，不但要求掌握图书馆的分类、编目专业知识，熟悉期刊文献资源的特点，还要掌握著录标准、标引规则、Marc格式及“汇文文献信息服务系统”的各个模块的使用等。③数据库的维护是一项长期而艰巨的任务。一个有生命力的数据库，就应该经常维护使其成为制度化，以确保期刊数据库的完整性、准确性。这是数据库质量控制的重要环节。
2.4.2 计算机硬件和软件系统的问题。计算机硬件的合理配置和软件系统的正常维护是目前图书馆的一项比较重要的工作之一。①计算机本身的性能直接影响着数据查重、数据录入、数据转入等工作效率和速度。有时由于计算机的原因在数据录入和转入的过程中出现非人为的错误，如由于计算机硬件质量问题，操作中计算机经常死机，造成数据丢失;不完整编目软件系统如性能不好或功能不全，就不能产生高质量的机读目录数据。这些同样影响建库的速度与质量。②无法登录图书馆主页，或登录主页后无法查询书目数据等现象，都和计算机硬件的配置、软件系统的维护相关，严重影响了读者的正常使用。
三、结语
随着科技的不断发展，一些高科技在图书馆管理中的应用，大大提高了图书馆的服务质量和水平。当然，任何高科技在图书馆的应用都不会也不能脱离图书馆的基础工作，我们应当努力掌握图书馆工作的内涵和要求，在此基础上将高科技的技术和手段应用到图书馆管理中，为图书馆服务，切不可本末倒置。同时，我们也要努力学习应用高科技的图书馆管理的成果，如上述的“汇文文献信息服务系统”，挖掘系统的功能，结合图书馆工作的实际情况，把图书馆的管理工作推向一个更高的阶段。
参考文献：
[1] 吴龙涛，叶奋生.《连续出版物著录规则》例释[M].沈阳：辽宁人民出版社，1986.
[2] 赵文华.中文期刊更名的分析及其处理对策[J].高校图书馆工作，2005(4)：80-82.
[3] 陈洁薇.浅谈期刊更名的著录方法[J].科技情报开发与经济，2006(9)：110-111.
[4] 王静华.中文期刊的更名及MARC著录[J].图书馆建设，2006(6)：38-40.
【馆藏期刊检索结果存在的问题及对策研究】相关文章：