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ERP实施中企业组织结构优化问题
二、ERP 实施的基础工作是重建企业组织结构和业务流程
1.组织结构优化的意义
随着信息时代和知识经济社会的来临, 要求企业具备更富有弹性扁平化的组织结构, 促使企业以更快和更灵活的方式满足市场和顾客不断变化的需要。我国企业的组织结构大多为金字塔式的职能型层次式组织结构, 且机构臃肿, 人员繁多, 严重影响办事效率。凡此种种显然严重地阻碍了组织的发展, 应当由新型的扁平小组中心型流程式组织替代。我们应建立更富有弹性的流动型组织, 组织的成员可以来自不同的部门, 也可能是企业外部的专家、顾问, 实际上企业管理已超越企业本身固有框架。ERP 系统正是要求企业建立富有弹性的扁平化组织结构, 对市场做出迅速敏捷的反应, 以适应不断变化的顾客需求和市场机遇, 从而建立企业的竞争优势。随着ERP 系统在我国的不断发展和改良, 目前许多系统已具备高度的弹性可支持随时调整的组织结构。
2.组织结构优化的方法
ERP 实施的基础工作是梳理现有业务流程使之规范化、标准化, 以先进的管理系统主导企业整个业务流程, 重新构造各业务部门之间以及职能部门同二级单位的过程型工作关系和分工。ERP 软件的业务流程从系统观念出发, 根据物流、资金流设计的, 取代了旧的信息采集、汇总、统计与传递等管理统计工作。旧的业务流程是按专业部门分工设计的,长久以来人们已习惯于按专业职能处理信息, 在信息采集、信息共享方面未建立整体的管理规则。ERP 的模块跨越了传统的部门界限, 因此, 需要企业业务从以职能划分转变为以流程优化重组, 需要许多部门甚至合作伙伴一起共享信息、协调工作, 从而使成本、质量、服务和速度这些反映企业竞争能力的要素得以明显的改善或提高, 以适应市场竞争的需求。大量实践表明, 企业ERP 只有在成功实施业务流程重组的基础上才能获得最佳经济效益。
3.组织结构优化的作用
通过观念重建、流程重建、组织重建, 使财务管理由原来的二级核算改变为一级核算; 物资供应实行“归口管理、集中采购、统一储备”, 并将二级库存管理改为一级库存管理, 实现财务核算上移和物资管理体制改革一步到位, 全面提升财务决策和物资管理的效率, 实现企业“扁平化”管理, 强化了企业内部的相互监督和相互促进。
三、优化组织结构和流程的原则及方法
1.双向位移
在组织结构优化过程中首先要面对的是如何在原机构设置的基础上设计新的组织结构, 此时应采取“双向位移”的方法。首先, ERP 系统不只是一套应用软件, 其中融入和积淀了先进的管理理念和方法, 所以管理要向ERP 系统靠拢, 找出现行管理与ERP 管理方法的差异, 改造企业现行管理, 尽可能使用系统所提供的管理方法。同时, 当企业实际无法向ERP 系统靠拢时, 在不影响软件系统完整逻辑的前提下, 修改系统适应企业的特殊需求, 在进行此类工作时的基本原则是要能提高企业整体管理水平, 增强企业竞争力, 不是简单满足某个部门或个人的工作习惯。
2.最高管理层支持
随着工作的逐步深入, 由部门精简、人员下岗、权利重新分配必然触动一部分人的既得利益; 由于管理细化、绩效考核必然有一部分人工作压力、收入水平发生变化, 以及在新业务流程磨合过程中出现的部门、员工间的冲突和不适应,此时企业高层管理者必须下定决心、强力推进、逐级负责, 否则项目将有中途夭折的危险。
3.简单有效
在组织结构和业务流程设计中, 要贯彻“简单就是管理”的原则。流程设计不是制作一件艺术品, 而是使这项管理的效益最大化, 不能片面追求严密, ERP 流程要注意简单实用,复杂的流程也许更完善、更严密, 但成本肯定也更高, 同时由于项目工作量增加, 实施周期限制系统可靠性将受到影响。
四、ERP 实施后对企业内部组织的影响
改革和信息化建设将不断促进企业员工转变观念, 树立竞争意识、市场意识、管理意识; 强化基础管理, 理顺机构职能, 精简冗余人员, 同时为适应现代管理手段的应用要求加强人员培训, 特别是信息化和现代管理方法方面的培训。
ERP 系统实施后将彻底改变各职能管理部门的工作方式和重点, 使其摆脱过去的事务性、重复性工作, 有更多的精力深入管理工作。以财务工作为例, 从表面上看, ERP 的导入会使许多会计人员陷入“无事可做”的危机。但从深层次看,ERP 的导入本质上是会计工作内涵的新发展, 是会计工作的重心转移, 即从以往对数字的计量与纪录, 转向对信息的加工、再加工、深加工。对这一会计作业新模式, 如果借用美国IMA 的话说, 就是“未来会计人员将不再扮演账房先生, 而是企业咨询者的角色。同时, 会计人员提供企业咨询、分析的价值将愈来愈受到重视。会计人员在组织中所占地位及扮演的功能也日益重要”。
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