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对高校图书馆期刊管理的思考
摘 要: 期刊是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分,按时限分为现刊和过刊。期刊的管理不同于图书,其各环节之间的联系更为紧密,适宜统一管理。做好期刊现代化管理工作的每个环节是实现期刊价值的前提。
关键词: 高校图书馆 期刊 组织管理
期刊作为一种连续出版物,是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分。因其具有出版周期短、内容广泛新颖、阅读方便等特点,备受读者欢迎。在高校图书馆,期刊管理工作与图书相比其各环节之间的联系更为紧密。从现刊的采访、订购、分编、典藏验收到过刊的下架装订、验收、分编、典藏、账目管理等各个环节不可分割,彼此之间相互影响和制约,适宜统一组织管理。这样不仅有利于各道工序的协调及互补,而且避免了各部门间出现的相互推诿、制约等不良现象,减少误差和人力的重复浪费。因此,做好期刊现代化管理工作的每个环节是实现期刊价值的前提。
期刊的管理工作具体来说,主要有现刊、过刊两方面的内容。
一、现刊
现刊指在订期内的期刊。管理内容主要有:期刊的采购和利用期刊的集成管理系统完成期刊的现代化管理(预订、分编、典藏、订单验收、催缺、下架装订等)。
1.现刊的采购
这是期刊管理关键的第一步。期刊的采访订购工作从表面上看时间短、时效性强,其实很多工作在日常工作中要提前准备。
通过充分调研,积累采访信息。为使馆藏期刊最大限度地满足学院的教学科研及学生自主学习的文献资料需求,首先要了解本馆馆藏、经费及完成任务和目标所需的期刊;其次要了解学校的发展规划,对新增或停办的专业及学科的变化等情况做到心中有数,同时对各学科专业的设置、课程安排、教师的科研情况也要及时调研。再次,要通过不同形式收集学生读者的期刊利用情况及其对馆藏期刊的意见和建议。因为,那些经常利用馆藏期刊的大学生,对馆藏期刊结构能作出自己的评价,这些基本上反映了在校学生的需求。另外,对期刊本身的变化情况的掌握也是调研内容的一部分,近年来期刊的变化比较频繁,不论哪些变化,都会影响其管理及利用。通过了解其变化情况确定是否续订。
期刊的订购:根据学校教学科研的需要,结合平时积累的采访信息和图书馆期刊的购置经费,从实际出发,确定期刊的采集规模,制定订购计划。我馆对期刊的采集,要求全面布局、重点建设、教研优先、专业为主。另外,为确定合理的采购比例,对期刊载体的多样化的特点也要认真考虑分析,使不同存贮载体的期刊资源得到合理配置,以最大限度地满足读者不同层次、不同专业的用刊需求。
2.现刊的现代化管理
(1)期刊预订
这是期刊现代化管理的基础。具体来说就是将订购的期刊计划,通过集成管理系统采用年度续订的方式完成。这样既节省时间,又节省人力。但是,要十分注意那些停订、增订及信息有变化的期刊,这些要素的变化,不仅直接影响到期刊数据库的质量,而且影响和制约着期刊管理的后续工作。所以,要及时完善期刊的预订信息,要将相应的变化及时体现在对应的数据的各字段中。
(2)期刊的分类、著录
期刊分类,是按其内容所属的学科门类归到相应类目,这是对期刊进行科学管理以保证查全率,降低漏检率的必要步骤。每种期刊都由多个作者的多篇文章组成,对它进行分类虽然不能向读者揭示某刊某篇文章的具体内容,但它可以满足读者对某学科的族性检索的需要。因此期刊分类不是可有可无的问题,而是必须做的。
期刊著录:期刊著录不像图书著录那样一次完成,它除了对期刊的实体形态进行客观描述外,还需要根据实际到馆期刊的具体情况,不断地补充后序变化,即期刊的各著录项必须跟随期刊的变化而不断地进行补充和更新,因为任何变化的要素必须在相应的字段上反映出来。如期刊的更名,就需要建立一条新记录,且要在新旧两条记录中相关字段进行连接。它关系到期刊的上架、排架、下架装订处理及读者使用等环节。
(3)期刊排架
期刊排架也是多年来期刊管理工作者探讨的焦点问题之一,但由于期刊本身的特性及各馆的具体情况不同,至今仍然没有统一标准。不同的图书馆面对的读者对象不同,其规模结构、阅览环境也不尽相同,这些都影响到期刊的布局。所以,使用哪种排架方式,就应因地制宜。我馆期刊排架按学科进行,将同一学科的相关期刊集中管理。先根据所属各学科期刊数量确定刊架数量,再依据读者的需求结合实际阅览布局,确定其所属区域的详细架位。我馆的这种排架方式不仅能最大限度地满足读者使用,而且非常利于馆员对所负责学科期刊的全面了解,以提供更深层次的服务。
(4)现刊验收
现刊验收,既能为采购提供数据查询,又能为读者了解图书馆年度期刊目录提供准确的信息,也是现刊下架装订工作不可缺少前期准备。现刊验收,不同馆要求不同,我馆现刊验收有两个内容:一是验收期刊的加工(加磁条、贴书标及加盖馆藏章)情况,这部分工作是由投递单位来完成的,对有加工质量问题的,要及时反馈;二是验收期刊的到馆情况,不仅要如实记录期刊的到馆情况,对于期刊自身某些信息的变化,及时修改,以完善书目数据库,便于后续工作的正常开展。
(5)催缺
期刊短期是普遍存在的问题,这项工作的完成程度能体现出该馆或其馆员的责任心和管理水平。期刊订购后的到馆情况不同于图书。图书一旦订购,集中到馆,而期刊是随着时间的推移及出版情况,陆续到馆。通过期刊的催缺模块定期地检索期刊的到馆情况,将未按时到馆的期刊及时反馈,以便尽快地补充缺期的期刊。这道工序不但保证了馆内财产不受损失,而且减少了影响读者利用期刊的因素。
二、过刊
过刊指的是前一年的期刊。过刊管理工作主要内容有下架装订、装订本的验收、分类编目、典藏、数据库维护等。
1.下架装订
期刊的下架装订是一项很细致的工作。因期刊的连续性,现刊室陈列的期刊一般情况一年后就要下架,为下一年的期刊到馆留位。下架装订不仅要求期刊实体下架整理,其相应的数据也要按实际逐一完成,要保证装订数据与实体装订情况一致。此工序不仅能准确反映期刊的在馆状态,而且能为下一步的装订本的验收工作、财产登记、合订本的相关数据管理等打下良好的基础。
2.装订本验收
具体工作有两方面,一是验收加工质量,期刊的装订由承包商按装订协议来完成,通过验收,可发现期刊的装订及加工情况是否符合馆内要求,不符合要求的要严格按装订合同条款实施;二是将装订好的合订本在系统的装订本验收模块处理,若有数据与实际不符的要及时调整,以确保合订本与数据一一对应。要按实际入库的合订本修改那些不一致的装订数据。通过此工序,完成期刊在数据库中的状态转变,由在装订转化成合订本。
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